Contact opnemen

Hoe ga je om met contracten en abonnementen bij een bedrijfsverhuizing?

Christiaan van der Ent ·

Bij een bedrijfsverhuizing moet je vrijwel al je lopende contracten en abonnementen controleren, aanpassen of overdragen. Denk aan huurcontracten, nutsvoorzieningen, verzekeringen, telecom, schoonmaak en softwarelicenties. Begin hier minimaal drie tot zes maanden voor de verhuisdatum mee, want opzegtermijnen lopen snel op. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over contractbeheer bij een kantoorverhuizing, zodat je goed voorbereid bent.

Welke contracten moet je als eerste controleren bij een kantoorverhuizing?

De contracten die je als eerste controleert bij een kantoorverhuizing zijn het huurcontract van je huidige pand, de nutscontracten (energie, water, internet), je zakelijke verzekeringen en eventuele onderhouds- of servicecontracten die aan het gebouw gekoppeld zijn. Dit zijn de contracten met de langste opzegtermijnen en de grootste financiële gevolgen als je ze over het hoofd ziet.

Maak bij de start van je verhuisplanning een volledig contractoverzicht. Zet per contract de einddatum, de opzegtermijn en de verantwoordelijke persoon op een rij. Zo voorkom je verrassingen.

Zet deze categorieën in ieder geval op je lijst:

  • Huurcontract van het huidige pand, inclusief eventuele bijlagen over staat van oplevering
  • Energie- en watercontracten, die vaak per locatie zijn afgesloten
  • Telecom en internet, inclusief vaste telefoonnummers die je wilt meenemen
  • Schoonmaak- en beveiligingscontracten, die doorgaans gebouwgebonden zijn
  • Verzekeringen voor bedrijfsinhoud, aansprakelijkheid en gebouw
  • Lease- en servicecontracten voor apparatuur zoals kopieermachines of koffieautomaten

Vergeet ook de minder voor de hand liggende contracten niet: denk aan een contract met een cateringpartij, een parkeervergunning of een abonnement op een bedrijfspandgerelateerde dienst zoals toegangscontrole.

Hoe lang van tevoren moet je contracten opzeggen of overdragen?

De meeste zakelijke contracten hebben een opzegtermijn van één tot drie maanden, maar huurcontracten voor kantoorruimte kennen soms termijnen van zes maanden of langer. Begin daarom minimaal zes maanden voor de verhuisdatum met het in kaart brengen van alle opzegtermijnen, zodat je geen contractperiode onnodig doorloopt op een locatie waar je niet meer zit.

Een praktische aanpak is om je contracten in drie groepen te verdelen op basis van urgentie:

  1. Direct actie (6+ maanden van tevoren): huurcontract huidige pand, langlopende servicecontracten, leaseovereenkomsten voor apparatuur
  2. Twee tot drie maanden van tevoren: energie, internet, telecom, schoonmaak en beveiliging
  3. Vier tot zes weken van tevoren: verzekeringen aanpassen op nieuw adres, abonnementen bijwerken, leveranciers informeren

Houd er rekening mee dat sommige leveranciers een schriftelijke opzegging vereisen, terwijl anderen akkoord gaan met een e-mail of een online formulier. Documenteer alles en bewaar bevestigingen. Zo sta je sterk als er later discussie ontstaat over de opzegdatum.

Wat is het verschil tussen een contract opzeggen en overdragen?

Een contract opzeggen betekent dat je de overeenkomst beëindigt op de afgesproken einddatum of na het verstrijken van de opzegtermijn. Een contract overdragen, ook wel contractovername of contractsoverdracht genoemd, betekent dat je de rechten en plichten van het contract overdraagt aan een andere partij, bijvoorbeeld de nieuwe huurder van je pand of een opvolgende dienstverlener.

Niet elk contract is zomaar overdraagbaar. Daarvoor is in de meeste gevallen toestemming van de andere contractspartij nodig. Bij huurcontracten is dit de verhuurder; bij servicecontracten is dit de leverancier. Vraag dit tijdig na, want een weigering kan betekenen dat je toch moet opzeggen en een nieuw contract moet afsluiten, wat tijd en kosten met zich meebrengt.

Contractoverdracht is met name interessant bij:

  • Huurcontracten van bedrijfspanden waarbij een opvolgende huurder de resterende looptijd overneemt
  • Leasecontracten voor apparatuur die je achterlaat in het pand
  • Servicecontracten die inhoudelijk gebouwgebonden zijn en voor de nieuwe gebruiker relevant blijven

Opzegging is de betere keuze als je op de nieuwe locatie andere leveranciers wilt inschakelen of als de dienst simpelweg niet meer nodig is.

Hoe ga je om met softwarelicenties en digitale abonnementen bij een verhuizing?

Softwarelicenties en digitale abonnementen zijn bij een bedrijfsverhuizing vaak eenvoudiger te regelen dan fysieke contracten, omdat ze doorgaans niet locatiegebonden zijn. Toch verdienen ze aandacht: controleer of licenties gekoppeld zijn aan een specifiek IP-adres, netwerk of apparaat, en pas dit tijdig aan bij de leverancier.

Loop de volgende punten na voor al je digitale abonnementen:

  • Factuuradres bijwerken bij alle SaaS-leveranciers en cloudplatforms
  • IP-restricties controleren bij software die toegang beperkt op basis van netwerkadressen
  • Apparaatgebonden licenties opnieuw activeren als apparaten worden vervangen
  • Gebruikersbeheer doorlopen om accounts van vertrokken medewerkers te verwijderen
  • Automatische verlengingen controleren op het nieuwe factuuradres en betaalmethode

Een verhuizing is ook een goed moment om te evalueren welke digitale abonnementen je nog daadwerkelijk gebruikt. Ongebruikte licenties kosten onnodig geld. Maak een overzicht van alle actieve abonnementen en beslis bewust welke je meeneemt naar de nieuwe situatie.

Wie is verantwoordelijk voor het beheer van contracten tijdens een bedrijfsverhuizing?

De verantwoordelijkheid voor contractbeheer tijdens een bedrijfsverhuizing ligt doorgaans bij de facilitair manager, de office manager of de projectleider die de verhuizing coördineert. In kleinere organisaties is dit vaak de directeur of een aangewezen medewerker. Belangrijk is dat er één aanspreekpunt is, zodat niets tussen wal en schip valt.

Bij grotere verhuizingen is het verstandig om de verantwoordelijkheid op te splitsen per categorie. De IT-afdeling beheert dan de softwarelicenties en telecomcontracten, terwijl de facilitaire dienst de gebouwgebonden contracten afhandelt en de financiële afdeling de verzekeringen en leasecontracten voor haar rekening neemt.

Zorg in ieder geval voor:

  • Een centraal contractregister dat door iedereen kan worden geraadpleegd
  • Duidelijke deadlines per contract en per verantwoordelijke persoon
  • Regelmatige voortgangscheck, zeker in de laatste twee maanden voor de verhuisdatum
  • Schriftelijke bevestiging van alle opzeggingen en wijzigingen

Schakel je een externe verhuispartner in, dan kan die je helpen met de coördinatie van het totale verhuisproces. De contracten zelf blijven echter de verantwoordelijkheid van jouw organisatie.

Welke duurzame overwegingen spelen een rol bij het herzien van contracten?

Een bedrijfsverhuizing is een uitstekend moment om je contracten te toetsen op duurzaamheid. Kies je nieuwe leveranciers bewust: ga na of je energieleverancier groene stroom levert, of je schoonmaakpartner werkt met milieuvriendelijke middelen, en of je leasecontracten voor voertuigen elektrisch rijden ondersteunen. Juist bij contractverlenging of nieuw afsluiten heb je de meeste onderhandelingsruimte.

Voor bedrijven die rapporteren op basis van de CSRD-regelgeving is dit meer dan een mooie bijkomstigheid. De keuze voor duurzame leveranciers en diensten heeft directe invloed op je Scope 3-emissies en je duurzaamheidsrapportage. Leg dit vast in je contracten door concrete duurzaamheidseisen op te nemen, zoals CO2-reductiedoelstellingen of het gebruik van gerecyclede materialen.

Denk ook na over wat er gebeurt met je huidige kantoormeubilair. In plaats van alles weg te gooien, kun je via een meubelpaspoort inzichtelijk maken welke meubels hergebruikt of gerevitaliseerd kunnen worden. Dit sluit aan bij circulaire principes en levert vaak ook een kostenbesparing op.

Bij een duurzame bedrijfsverhuizing denken wij van Van der Ent Group actief mee over hoe jouw verhuizing zo circulair en emissiearm mogelijk kan verlopen. Via ons initiatief Circular Connect helpen we je bij het hergebruik van kantoormeubilair en het slim recyclen van grondstoffen. Wil je weten hoe wij jouw zakelijke verhuizing volledig kunnen ontzorgen, van contractadvies tot fysieke uitvoering? Neem dan contact met ons op en we denken graag met je mee.

Gerelateerde artikelen