Contact opnemen

Hoe ga je om met vertrouwelijke gegevens tijdens een bedrijfsverhuizing?

Christiaan van der Ent ·

Bij een bedrijfsverhuizing loop je een reëel risico op datalekken als je niet actief nadenkt over hoe je omgaat met vertrouwelijke gegevens. Bescherm fysieke documenten door ze apart en beveiligd te vervoeren, wis of versleutel hardware voordat je die van de hand doet, en maak duidelijke afspraken met je verhuisbedrijf over geheimhouding. De AVG verplicht je bovendien om ook tijdens een verhuizing aantoonbaar in control te zijn over persoonsgegevens. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over databeveiliging bij een kantoorverhuizing, zodat je goed voorbereid aan de slag gaat.

Welke risico’s brengt een kantoorverhuizing mee voor vertrouwelijke gegevens?

Een kantoorverhuizing brengt tijdelijk chaos met zich mee, en precies in die chaos liggen de grootste risico’s voor vertrouwelijke gegevens. Dozen raken zoek, hardware wordt onbeheerd achtergelaten, en medewerkers zijn gefocust op de verhuizing zelf in plaats van op databeveiliging. Dat maakt een bedrijfsverhuizing een moment waarop datalekken vaker voorkomen dan je zou verwachten.

De meest voorkomende risico’s zijn:

  • Verlies of diefstal van fysieke documenten, zoals personeelsdossiers, contracten of financiële stukken die onbeveiligd worden verpakt
  • Onbeheerde hardware, denk aan laptops, externe harde schijven of USB-sticks die tijdelijk onbewaakt staan
  • Ongeautoriseerde toegang door derden, zoals verhuispersoneel, dat toegang krijgt tot ruimtes met gevoelige informatie
  • Onjuiste verwijdering van apparatuur, waarbij oude computers of printers met nog aanwezige data worden afgevoerd zonder dat de schijven gewist zijn
  • Communicatiestoringen rondom de IT-overgang, waardoor medewerkers tijdelijk onbeveiligde verbindingen gebruiken

Veel van deze risico’s zijn goed te beheersen met een goede voorbereiding. Het begint met bewustwording: een verhuizing is niet alleen een logistieke operatie, maar ook een moment waarop je actief de regie moet houden over wie toegang heeft tot wat.

Wat verplicht de AVG bij het verhuizen van bedrijfsgegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht je om persoonsgegevens te allen tijde adequaat te beveiligen, ook tijdens een bedrijfsverhuizing. Dat betekent dat je aantoonbaar passende technische en organisatorische maatregelen moet nemen om gegevens te beschermen, ook als die tijdelijk worden verplaatst of opgeslagen.

Concreet betekent dit voor een kantoorverhuizing het volgende:

  • Verwerkersovereenkomst: als een extern verhuisbedrijf in contact komt met persoonsgegevens (bijvoorbeeld bij het vervoer van personeelsdossiers), ben je verplicht een verwerkersovereenkomst te sluiten
  • Registratie in het verwerkingsregister: de verhuizing zelf hoeft niet apart geregistreerd te worden, maar de verwerking van gegevens tijdens de verhuizing moet aansluiten bij wat al vastgelegd is
  • Meldplicht datalekken: als er tijdens de verhuizing gegevens verloren gaan of onterecht toegankelijk worden, ben je verplicht dit binnen 72 uur te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens
  • Dataminimalisatie: een verhuizing is een goed moment om te beoordelen welke gegevens je nog nodig hebt en welke je veilig kunt vernietigen

De AVG vraagt niet om perfectie, maar wel om aantoonbare zorgvuldigheid. Leg vast welke afspraken je hebt gemaakt, wie verantwoordelijk is voor welke gegevensstroom, en hoe je de beveiliging hebt geregeld. Die documentatie beschermt je als er later vragen komen.

Hoe bescherm je fysieke documenten tijdens een bedrijfsverhuizing?

Fysieke documenten bescherm je tijdens een bedrijfsverhuizing door ze apart te verpakken, te labelen als vertrouwelijk en uitsluitend te laten vervoeren door bevoegd personeel. Zorg dat gevoelige documenten nooit los tussen reguliere kantoorinventaris belanden en dat ze op de nieuwe locatie direct in een afgesloten ruimte worden geplaatst.

Praktische stappen die je kunt nemen:

  • Maak een inventarisatie van alle fysieke documenten met een vertrouwelijk karakter voordat de verhuizing begint
  • Gebruik afgesloten verhuisdozen of archiefboxen met slot voor gevoelig materiaal, en bewaar de sleutels bij een aangewezen persoon
  • Overweeg om de meest gevoelige documenten zelf te vervoeren in plaats van mee te geven aan het verhuisbedrijf
  • Vernietig documenten die je niet meer nodig hebt via een gecertificeerde documentvernietigingsdienst, niet via de gewone papiercontainer
  • Zorg dat archiefdozen duidelijk genummerd zijn en dat er een lijst bestaat van welke dozen welke inhoud bevatten, zodat je direct ziet als er iets ontbreekt

Een verhuizing is ook een uitgelezen moment om je papieren archief op te schonen. Documenten die je niet meer wettelijk verplicht bent te bewaren, kun je veilig vernietigen. Dat scheelt niet alleen verhuisgewicht, maar verkleint ook je risico op een datalek.

Hoe ga je veilig om met hardware en digitale gegevens bij een verhuizing?

Veilig omgaan met hardware en digitale gegevens bij een verhuizing begint met een volledige inventarisatie van alle apparaten die data bevatten. Versleutel harde schijven, wis apparaten die worden afgevoerd volledig, en zorg dat back-ups gemaakt zijn voordat de verhuizing begint. Behandel elke laptop, printer en server als een potentieel datalek in wording.

Verdeel de aanpak in drie fases:

Voor de verhuizing

Maak een volledige back-up van alle bedrijfskritische data en sla die op in de cloud of op een externe locatie die losstaat van de verhuizing. Controleer welke apparaten worden meegenomen, welke worden afgevoerd en welke worden vervangen. Wis apparaten die de organisatie verlaten volledig, bij voorkeur met gecertificeerde wissoftware of via een gecertificeerde IT-recycler.

Tijdens de verhuizing

Vervoer servers en gevoelige hardware in originele verpakking of speciaal beschermend materiaal, en laat dit bij voorkeur begeleiden door iemand van de eigen IT-afdeling. Zorg dat apparaten niet onbeheerd achterblijven in een verhuiswagen of op een laaddok. Gebruik een handtekeningprocedure zodat je kunt aantonen wie welk apparaat heeft ontvangen en afgeleverd.

Na de verhuizing

Controleer alle apparaten bij aankomst op de nieuwe locatie. Test of versleuteling nog actief is en of er geen ongeautoriseerde wijzigingen zijn aangebracht. Zorg dat de IT-infrastructuur op de nieuwe locatie beveiligd is voordat medewerkers inloggen, en vermijd het gebruik van onbeveiligde netwerken tijdens de overgangsperiode.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een verhuisbedrijf voor gevoelige bedrijfsdata?

Bij het kiezen van een verhuisbedrijf voor een kantoorverhuizing waarbij gevoelige data betrokken zijn, let je op drie dingen: aantoonbare ervaring met zakelijke verhuizingen, bereidheid om een verwerkersovereenkomst te tekenen, en relevante certificeringen op het gebied van kwaliteit en beveiliging. Een verhuisbedrijf zonder deze basis is een risico.

Concrete criteria om op te selecteren:

  • Verwerkersovereenkomst: een professioneel verhuisbedrijf moet zonder aarzeling bereid zijn deze te tekenen als er persoonsgegevens in het spel zijn
  • Certificeringen: zoek naar bedrijven met ISO 9001 (kwaliteitsmanagement) en ISO 14001 (milieubeheer), en bij voorkeur VCA-certificering voor veiligheid
  • Geheimhoudingsverklaring: vraag of medewerkers van het verhuisbedrijf een geheimhoudingsverklaring tekenen, zeker als ze toegang krijgen tot gevoelige ruimtes
  • Trackrecord: kies een bedrijf met aantoonbare ervaring in zakelijke verhuizingen voor organisaties in vergelijkbare sectoren
  • Projectmanagement: een goede zakelijke verhuizer werkt met een vaste projectmanager die de regie houdt en aanspreekpunt is voor alles rondom de verhuizing

Vraag altijd naar referenties en vraag specifiek hoe het bedrijf omgaat met vertrouwelijke informatie. Een professionele partij heeft hier een duidelijk antwoord op en werkt met vaste protocollen.

Wie is verantwoordelijk voor datalekken tijdens een kantoorverhuizing?

De eindverantwoordelijkheid voor datalekken tijdens een kantoorverhuizing ligt altijd bij de organisatie zelf, als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Dat geldt ook als een extern verhuisbedrijf betrokken is. Je kunt taken uitbesteden, maar niet je verantwoordelijkheid. Wel kun je via contractuele afspraken een deel van de aansprakelijkheid bij de verhuizer leggen als het lek aan hun handelen te wijten is.

In de praktijk werkt het zo:

  • Jij als opdrachtgever bent verwerkingsverantwoordelijke en draagt de hoofdverantwoordelijkheid voor de bescherming van persoonsgegevens
  • Het verhuisbedrijf is verwerker zodra het in contact komt met persoonsgegevens, en is aansprakelijk voor schade die het zelf veroorzaakt door nalatigheid of het niet nakomen van de verwerkersovereenkomst
  • Zonder een verwerkersovereenkomst sta je als organisatie juridisch zwak als er iets misgaat
  • Interne medewerkers die betrokken zijn bij de verhuizing vallen onder jouw verantwoordelijkheid, zorg dat zij weten wat wel en niet mag

Wil je goed voorbereid aan een kantoorverhuizing beginnen waarbij beveiliging en ontzorging hand in hand gaan? Bij bedrijfsverhuizingen werken wij als Van der Ent Group met vaste projectmanagers, ISO-certificeringen en een werkwijze die aansluit op de AVG-verplichtingen van onze opdrachtgevers. Als Hofleverancier des Koningshuizes met meer dan 100 jaar ervaring weten wij als geen ander hoe je een zakelijke verhuizing professioneel en veilig aanpakt. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.

Gerelateerde artikelen