Contact opnemen

Hoe houd je de bedrijfsvoering draaiende op de dag van de verhuizing?

Christiaan van der Ent ·

De bedrijfsvoering draaiende houden op de dag van de verhuizing begint met één ding: voorbereiding. Wie vooraf duidelijke afspraken maakt over taken, systemen en communicatie, voorkomt dat de verhuisdag de hele organisatie platlegt. De meeste bedrijven die dit goed aanpakken, plannen de fysieke verhuizing buiten kantooruren of in fases, zodat medewerkers zo lang mogelijk gewoon kunnen doorwerken. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over bedrijfscontinuïteit tijdens een kantoorverhuizing.

Wat zijn de grootste risico’s voor de bedrijfscontinuïteit op verhuisdag?

De grootste risico’s voor de bedrijfscontinuïteit op verhuisdag zijn uitval van IT-systemen, onduidelijkheid over wie wat doet, en verstoorde communicatie met klanten en leveranciers. Deze drie factoren zorgen er in de praktijk voor dat een verhuizing niet alleen fysiek, maar ook operationeel voor chaos zorgt.

Naast IT-uitval zijn er nog een aantal andere valkuilen waar bedrijven tegenaan lopen:

  • Geen werkende internetverbinding op de nieuwe locatie op de eerste werkdag
  • Telefoonnummers die nog niet zijn doorgezet naar het nieuwe pand
  • Medewerkers die niet weten waar ze naartoe moeten of wat er van hen verwacht wordt
  • Ontbrekende sleutels of toegangspassen voor de nieuwe locatie
  • Apparatuur die beschadigd aankomt of zoekraakt tijdens transport

Veel van deze risico’s zijn goed te beheersen als je ze van tevoren in kaart brengt. Maak een risicolijst met je projectteam en bespreek voor elk risico wat je doet als het toch misgaat. Dat klinkt misschien overdreven, maar het bespaart je op de dag zelf een hoop stress.

Hoe verdeel je taken en verantwoordelijkheden op de verhuisdag?

Verdeel taken op de verhuisdag door één centrale verhuiscoördinator aan te wijzen die het overzicht bewaakt, en benoem daarnaast per afdeling of team een aanspreekpunt. Zo weet iedereen bij wie ze terechtkunnen zonder dat alles via één persoon loopt.

Een heldere taakverdeling voorkomt dat mensen op elkaar wachten of dubbel werk doen. Denk aan de volgende rollen:

  • Verhuiscoördinator: houdt het totaaloverzicht, schakelt met het verhuisbedrijf en lost knelpunten op
  • IT-verantwoordelijke: zorgt dat systemen tijdig worden afgekoppeld, veilig worden vervoerd en op de nieuwe locatie weer operationeel zijn
  • Afdelingscontactpersonen: begeleiden hun eigen team en controleren of alle spullen gelabeld en ingepakt zijn
  • Facilitair verantwoordelijke: regelt toegang tot het nieuwe pand, sleutels, bewegwijzering en sanitaire voorzieningen

Zorg dat iedereen zijn takenpakket ruim voor de verhuisdag kent. Een simpel overzicht per persoon, gedeeld via e-mail of een interne tool, is genoeg. Op de dag zelf wil je geen discussie over wie waarvoor verantwoordelijk is.

Vergeet ook niet de praktische details: hoeveel sleutels heb je nodig van het nieuwe pand, wie krijgt er een, en hoe registreer je de uitgifte? En wie levert de sleutels van het oude pand in? Dit soort kleine dingen veroorzaken grote vertraging als je er niet op tijd bij stilstaat.

Welke systemen en processen moeten op verhuisdag operationeel blijven?

Op de verhuisdag moeten in ieder geval telefonie, e-mail, toegang tot kritieke bestanden en klantfacingsystemen operationeel blijven. Welke systemen dat precies zijn, verschilt per bedrijf, maar de kern is altijd hetzelfde: zorg dat je bereikbaar blijft en dat medewerkers hun werk kunnen blijven doen.

Maak vooraf een lijst van alle systemen die jullie dagelijks gebruiken en beoordeel voor elk systeem wat de impact is als het een dag uitvalt. Op basis daarvan prioriteer je wat absoluut beschikbaar moet zijn op verhuisdag en wat even kan wachten.

Telefonie en internet

Zorg dat de telefonieaanbieder en internetleverancier weten wanneer de verhuizing plaatsvindt. Plan de aanleg van de internetverbinding op de nieuwe locatie ruim van tevoren in, want technici hebben soms weken nodig. Test de verbinding voor de verhuisdag, niet erna. Laat telefoonnummers tijdig doorschakelen of zorg voor een tijdelijke oplossing via mobiele nummers.

IT-infrastructuur en dataopslag

Laat de IT-afdeling of een externe partij een plan maken voor het afkoppelen, transporteren en opnieuw opstarten van servers, computers en randapparatuur. Zorg voor een recente back-up van alle data voor de verhuizing begint. Overweeg cloudoplossingen als tijdelijke brug, zodat medewerkers ook tijdens de overgang bij hun bestanden kunnen. Denk ook aan printers en kopieerapparaten: waar komen die te staan in het nieuwe pand en wie regelt de aansluiting?

Hoe communiceer je de verhuizing naar klanten en leveranciers?

Communiceer de verhuizing naar klanten en leveranciers minimaal vier tot zes weken van tevoren, via meerdere kanalen tegelijk. Denk aan een persoonlijke e-mail, een update op de website, en een vermelding op facturen of andere correspondentie. Zo geef je iedereen de tijd om adresgegevens aan te passen.

Een verhuizing is ook een goede gelegenheid om je zichtbaarheid te vergroten. Pas het nieuwe adres aan op alle plekken waar het staat:

  • Website en contactpagina
  • Google Bedrijfsprofiel
  • Sociale media
  • E-mailhandtekeningen
  • Briefpapier, facturen en andere drukwerkproducten
  • Branchegidsen en zakelijke platforms zoals LinkedIn

Stuur een persoonlijk verhuisbericht naar vaste klanten en strategische partners. Dat hoeft geen lang verhaal te zijn, maar een kort, vriendelijk bericht met het nieuwe adres en eventueel een vermelding van de verhuisdatum en mogelijke bereikbaarheidsbeperkingen. Klanten waarderen het als ze niet voor verrassingen komen te staan.

Vergeet ook de interne communicatie niet. Medewerkers moeten weten wat het nieuwe adres is, hoe ze er komen, waar ze kunnen parkeren of de fiets kunnen stallen, en wat de plattegrond van het nieuwe pand is. Deel die informatie ruim voor de verhuisdag, zodat niemand op de eerste werkdag staat te zoeken.

Wat doe je als er iets misgaat tijdens de kantoorverhuizing?

Als er iets misgaat tijdens de kantoorverhuizing, schakel dan direct de verhuiscoördinator in en activeer het vooraf opgestelde noodplan. Hoe sneller je een probleem signaleert en de juiste persoon inschakelt, hoe kleiner de impact op de bedrijfsvoering.

Geen enkele verhuizing verloopt volledig zonder haperingen. Dat is geen reden tot paniek, maar wel een reden om voorbereid te zijn. Denk vooraf na over de meest waarschijnlijke problemen en stel per scenario een korte actie op:

  • Internet of telefonie werkt niet: activeer tijdelijke mobiele oplossingen en informeer klanten proactief over de beperkte bereikbaarheid
  • Spullen zijn beschadigd of zoekgeraakt: documenteer de schade direct met foto’s en meld dit bij het verhuisbedrijf; een professioneel verhuisbedrijf werkt met een verzekering die dit dekt
  • De nieuwe locatie is niet op tijd klaar: houd een back-uplocatie of thuiswerkoptie achter de hand voor de eerste dag
  • Medewerkers kunnen niet naar binnen: zorg dat de facilitair verantwoordelijke altijd bereikbaar is en een reservesleutel heeft

De sleutel tot een soepele afhandeling van problemen is dat iedereen weet wie hij of zij moet bellen. Maak een noodcontactenlijst met namen en nummers van de verhuiscoördinator, het verhuisbedrijf, de IT-verantwoordelijke en de facilitair manager. Deel die lijst met iedereen die op de verhuisdag aanwezig is.

Na de verhuisdag is het slim om een korte evaluatie te doen. Wat ging goed, wat kon beter? Die inzichten helpen je bij een volgende verhuizing, maar ook bij het optimaliseren van de nieuwe werkplek in de weken erna. Zet nog even alle puntjes op de i voor de officiële opening of open dag.

Wil je zeker weten dat jullie bedrijfsvoering tijdens de verhuizing niet in het gedrang komt? Bij Van der Ent Group begeleiden wij bedrijfsverhuizingen van begin tot eind, met een vaste projectmanager die de planning bewaakt en direct ingrijpt als dat nodig is. Als Hofleverancier des Koningshuizes en erkend vakspecialist met meer dan 100 jaar ervaring weten wij precies wat er komt kijken bij een zakelijke verhuizing. Nieuwsgierig wat wij voor jullie kunnen betekenen? Neem contact met ons op en we denken graag vrijblijvend met je mee.

Gerelateerde artikelen