Contact opnemen

Hoe meld je een bedrijfsverhuizing aan bij de KvK?

Christiaan van der Ent ·

Een bedrijfsverhuizing meld je aan bij de Kamer van Koophandel (KvK) via het online portaal Mijn KvK. Je logt in met eHerkenning, past het vestigingsadres aan in het Handelsregister en de wijziging wordt direct verwerkt. Dit is verplicht zodra je bedrijf naar een nieuw adres verhuist. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de KvK-melding bij een bedrijfsverhuizing, van deadlines tot kosten en welke andere instanties je moet informeren.

Wat is de deadline voor het doorgeven van een adreswijziging aan de KvK?

Je bent wettelijk verplicht een adreswijziging binnen één week na de verhuizing door te geven aan de KvK. Dit geldt voor zowel het vestigingsadres als het bezoekadres van je bedrijf. Doe je dit niet op tijd, dan riskeer je een boete en kunnen zakelijke relaties je op het verkeerde adres bereiken.

De termijn van één week is wettelijk vastgelegd in de Handelsregisterwet. Het Handelsregister is de officiële bron die derden, zoals leveranciers, klanten en overheidsinstanties, raadplegen om jouw bedrijfsgegevens te verifiëren. Een verouderd adres in het Handelsregister kan leiden tot misverstanden, gemiste post en juridische complicaties.

Praktisch gezien is het verstandig de wijziging al vóór de verhuisdatum in te plannen. Mijn KvK maakt het mogelijk om een toekomstige ingangsdatum in te voeren, zodat de wijziging automatisch op de juiste datum actief wordt. Zo loop je nooit achter de feiten aan.

Welke gegevens heb je nodig voor de KvK-melding van een bedrijfsverhuizing?

Voor de KvK-melding van een bedrijfsverhuizing heb je het nieuwe vestigingsadres nodig, inclusief postcode en plaatsnaam, het KvK-nummer van je onderneming en geldige inloggegevens voor eHerkenning. Als het bezoekadres afwijkt van het postadres, geef je beide adressen apart op.

Controleer vooraf of het nieuwe adres correct geregistreerd staat in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). De KvK gebruikt deze registratie om adressen te valideren. Is je nieuwe pand nog niet opgenomen in de BAG, bijvoorbeeld bij een nieuwbouwlocatie, dan kan dit de melding vertragen.

Naast het adres kan het ook nodig zijn om de volgende gegevens te controleren en eventueel bij te werken:

  • Telefoonnummer en e-mailadres van de onderneming
  • Naam van de vestiging, als die afwijkt van de handelsnaam
  • Contactpersonen of tekenbevoegden, als die bij de verhuizing wijzigen
  • Het aantal werkzame personen op de vestiging

Een bedrijfsverhuizing is ook een goed moment om alle overige bedrijfsgegevens in het Handelsregister te controleren op juistheid. Zo profiteer je van de melding om meteen alles actueel te maken.

Hoe geef je een adreswijziging door via Mijn KvK?

Een adreswijziging doorvoeren via Mijn KvK doe je in een paar stappen. Je logt in op mijn.kvk.nl met eHerkenning (niveau 1 is voldoende voor eenvoudige wijzigingen), kiest de betreffende onderneming, selecteert de optie voor adreswijziging en voert het nieuwe adres in. Na bevestiging wordt de wijziging direct verwerkt in het Handelsregister.

Stap voor stap ziet het proces er als volgt uit:

  1. Ga naar mijn.kvk.nl en log in met eHerkenning.
  2. Kies de onderneming waarvoor je een wijziging wilt doorgeven.
  3. Selecteer “Wijziging doorgeven” en kies vervolgens “Adres”.
  4. Voer het nieuwe vestigingsadres in en controleer of de BAG-validatie slaagt.
  5. Geef indien gewenst een ingangsdatum op (heden of een toekomstige datum).
  6. Bevestig de wijziging. Je ontvangt een bevestiging per e-mail.

Heb je geen eHerkenning? Dan kun je in sommige gevallen een formulier aanvragen bij de KvK en de wijziging schriftelijk of via een notaris doorgeven. Dit is echter minder gebruikelijk voor reguliere adreswijzigingen. Voor de meeste bedrijven is eHerkenning de snelste en eenvoudigste route.

Let op: als je bedrijf meerdere vestigingen heeft, moet je de adreswijziging per vestiging afzonderlijk doorgeven. Een centrale wijziging voor alle locaties tegelijk is niet mogelijk.

Moet je naast de KvK ook andere instanties informeren bij een bedrijfsverhuizing?

Ja, naast de KvK moet je bij een bedrijfsverhuizing ook andere instanties informeren. De Belastingdienst, je bank, verzekeraar, gemeente en UWV staan bovenaan de lijst. Veel van deze partijen koppelen hun gegevens niet automatisch aan het Handelsregister, dus een actieve melding is nodig.

Hieronder een overzicht van de belangrijkste instanties en relaties die je moet informeren:

Overheidsinstanties

  • Belastingdienst: Geef je nieuwe adres door via het portaal van de Belastingdienst of via je belastingadviseur. Dit is belangrijk voor correspondentie over btw, loonheffing en vennootschapsbelasting.
  • Gemeente: Informeer de gemeente over de nieuwe vestigingslocatie, zeker als je een vergunning nodig hebt voor je bedrijfsactiviteiten op het nieuwe adres.
  • UWV: Als werkgever moet je het nieuwe adres doorgeven aan het UWV voor de loonadministratie.

Zakelijke relaties en dienstverleners

  • Bank en financiële instellingen: Pas het bedrijfsadres aan bij je zakelijke bankrekeningen en eventuele kredietverstrekkers.
  • Verzekeraar: Bedrijfsverzekeringen zijn vaak gekoppeld aan een specifiek adres. Controleer of je polis nog geldig is op de nieuwe locatie.
  • Leveranciers en klanten: Stuur tijdig een verhuisbericht naar je vaste zakelijke contacten, zodat bestellingen, facturen en correspondentie op het juiste adres aankomen.
  • Telecom- en internetprovider: Regel de aansluiting op de nieuwe locatie ruim van tevoren, zodat je bedrijfscommunicatie niet wordt onderbroken.
  • PostNL of andere postverwerkers: Regel een postdoorzending voor de periode direct na de verhuizing.

Vergeet ook je eigen drukwerk en digitale kanalen niet. Adresgegevens op briefpapier, visitekaartjes, e-mailhandtekeningen en je website moeten worden bijgewerkt. Een bedrijfsverhuizing is ook een goed moment om te controleren of alle vermeldingen in online bedrijvengidsen en Google Bedrijfsprofiel actueel zijn.

Wat zijn de kosten voor een adreswijziging bij de KvK?

Een adreswijziging doorgeven aan de KvK is gratis. De KvK rekent geen kosten voor het bijwerken van het vestigingsadres in het Handelsregister via Mijn KvK. Dit geldt voor zowel eenmanszaken als grotere ondernemingen met meerdere vestigingen.

Wel kunnen er indirecte kosten verbonden zijn aan een bedrijfsverhuizing. Denk aan notariskosten als de statutaire zetel van een bv of nv wijzigt, want dat vereist een statutenwijziging die via een notaris moet lopen. Daarnaast kunnen kosten ontstaan voor het aanpassen van drukwerk, het updaten van je website of het regelen van een postdoorzending.

Als je een notaris inschakelt voor de statutenwijziging, variëren de kosten afhankelijk van de notaris en de complexiteit van de wijziging. Informeer vooraf bij je notaris naar de tarieven, zodat je niet voor verrassingen staat.

Wat is het verschil tussen een vestigingsadres en een statutaire zetel bij de KvK?

Het vestigingsadres is de fysieke locatie waar je bedrijf daadwerkelijk actief is. De statutaire zetel is het adres dat in de oprichtingsakte van een rechtspersoon (zoals een bv of nv) is vastgelegd en bepaalt in welk land of welke gemeente het bedrijf juridisch thuishoort. Dit zijn twee verschillende gegevens die elk apart geregistreerd staan in het Handelsregister.

Voor eenmanszaken, vof’s en maatschappen bestaat er geen statutaire zetel. Zij hebben alleen een vestigingsadres. Het onderscheid is vooral relevant voor bv’s, nv’s en andere rechtspersonen.

Bij een bedrijfsverhuizing gelden de volgende regels:

  • Vestigingsadres wijzigen: Dit doe je zelf via Mijn KvK, kosteloos en direct. Een notaris is niet nodig.
  • Statutaire zetel wijzigen: Dit vereist een formele statutenwijziging, opgesteld door een notaris en vastgelegd in een notariële akte. Pas daarna wordt de wijziging doorgegeven aan de KvK. Dit brengt notariskosten met zich mee.

In de praktijk verhuizen de meeste bedrijven naar een nieuw vestigingsadres zonder de statutaire zetel te wijzigen. De statutaire zetel hoeft namelijk niet overeen te komen met het fysieke vestigingsadres, zolang beide binnen hetzelfde land vallen. Verhuist je bedrijf van Rotterdam naar Den Haag? Dan wijzig je alleen het vestigingsadres. Verhuist je bedrijf naar het buitenland? Dan is een statutenwijziging vrijwel altijd nodig en is juridisch advies aan te raden.

Een bedrijfsverhuizing regelen vraagt om goede voorbereiding, en de KvK-melding is daar een belangrijk onderdeel van. Maar de administratie is slechts één kant van het verhaal. De fysieke verhuizing zelf, van kantoorinventaris tot gevoelige apparatuur, vraagt om een betrouwbare partner die het hele proces bewaakt. Bij zakelijke verhuizingen ontzorgen wij onze klanten volledig: van de eerste projectplanning tot de laatste dozen op de nieuwe locatie. Als Hofleverancier des Koningshuizes en erkend projectverhuizer met meer dan 100 jaar ervaring staan kwaliteit en continuïteit bij ons centraal. Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact op en we denken graag met je mee.

Gerelateerde artikelen