Contact opnemen

Hoe pak je een bedrijfsverhuizing aan als klein bedrijf?

Christiaan van der Ent ·

Een bedrijfsverhuizing als klein bedrijf pak je aan door vroeg te beginnen met plannen, duidelijke verantwoordelijkheden te verdelen en stap voor stap te werken aan een checklist die niets aan het toeval overlaat. Voor de meeste kleine bedrijven is een doorlooptijd van drie tot zes maanden realistisch, afhankelijk van de omvang van de verhuizing en de complexiteit van de nieuwe locatie. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over kantoorverhuizingen voor kleine bedrijven, zodat jij goed voorbereid aan de slag kunt.

Wanneer is het slim om een verhuisbedrijf in te schakelen?

Voor de meeste kleine bedrijven is het slim om een verhuisbedrijf in te schakelen zodra de verhuizing meer omvat dan een paar bureaus en dozen. Denk aan situaties waarbij je kantoorinventaris, IT-apparatuur, archieven of zwaar meubilair moet verplaatsen, of waarbij de bedrijfscontinuïteit tijdens de verhuizing een rol speelt. Zelf doen kost meer tijd dan je denkt en vergroot het risico op schade of uitval.

Een professioneel verhuisbedrijf neemt niet alleen het fysieke transport uit handen, maar helpt ook bij de planning en coördinatie. Dat is waardevol als je als ondernemer gewoon wilt blijven werken terwijl de verhuizing op de achtergrond geregeld wordt. Zeker als je medewerkers hebt, wil je dat zij zo min mogelijk hinder ondervinden van de verhuizing.

Praktische situaties waarbij een verhuisbedrijf echt meerwaarde biedt:

  • Je verhuist naar een andere verdieping, een ander gebouw of een andere stad
  • Je hebt gevoelige of zware apparatuur zoals servers, printers of medische instrumenten
  • De verhuizing moet buiten kantooruren of in het weekend plaatsvinden
  • Je wilt zeker weten dat alles verzekerd is tijdens transport
  • Je hebt geen tijd of personeel om de verhuizing zelf te organiseren

Wat kost een bedrijfsverhuizing voor een klein bedrijf?

De kosten van een bedrijfsverhuizing voor een klein bedrijf variëren sterk, maar reken globaal op een paar honderd tot enkele duizenden euro’s, afhankelijk van de hoeveelheid inventaris, de afstand en de diensten die je afneemt. Een verhuizing van een klein kantoor met vijf tot tien werkplekken op korte afstand is doorgaans al te regelen voor een paar duizend euro. Complexere verhuizingen met demontage, opslag of IT-begeleiding kosten meer.

Factoren die de prijs bepalen:

  • Hoeveelheid te verhuizen inventaris: Meer meubilair en dozen betekent meer uren en meer transportruimte
  • Afstand: Een verhuizing binnen dezelfde stad is goedkoper dan een verhuizing naar een andere regio
  • Timing: Verhuizingen buiten kantooruren of in het weekend zijn vaak duurder
  • Extra diensten: Montage en demontage, opslag, handyman service of IT-begeleiding komen bovenop het basistarief
  • Oud meubilair: Wil je kantoormeubilair laten afvoeren of hergebruiken? Dat kan extra kosten of juist besparingen opleveren via circulaire oplossingen

Vraag altijd meerdere offertes aan en zorg dat je goed vergelijkt wat er wel en niet in de prijs is inbegrepen. Een lage prijs zonder verzekering of zonder ervaren personeel kan je achteraf duurder komen te staan. Kies liever voor een erkend verhuisbedrijf dat transparant is over wat er in de offerte zit.

Hoe maak je een planning voor een kantoorverhuizing?

Een goede planning voor een kantoorverhuizing begin je minimaal drie maanden van tevoren, met als kern een gedetailleerde tijdlijn waarin alle taken, verantwoordelijkheden en deadlines staan. Verdeel de planning in drie fases: voorbereiding, uitvoering en nazorg. Zo houd je overzicht en voorkom je dat je op het laatste moment voor verrassingen staat.

Fase 1: Voorbereiding (drie tot zes weken voor de verhuisdag)

In deze fase inventariseer je wat er mee moet, wat weg kan en wat vervangen wordt. Maak een lijst van al het meubilair, de apparatuur en de archieven. Bekijk welke IT-voorzieningen de nieuwe locatie nodig heeft en stem dit af met je telecomleverancier. Controleer ook praktische zaken als parkeerplaatsen, fietsenstallingen en de toegankelijkheid van het nieuwe pand voor verhuiswagens.

Fase 2: Uitvoering (één tot twee weken voor de verhuisdag)

Zorg dat medewerkers hun eigen werkplek inpakken en duidelijk labelen. Laat dozen en meubilair voorzien van kleurcodering of nummering die aansluit op de plattegrond van het nieuwe kantoor. Regel sleutels voor de nieuwe locatie en maak een lijst van wie welke sleutel ontvangt. Plan de schoonmaak van het nieuwe pand zo dat die vlak voor de verhuizing plaatsvindt.

Fase 3: Nazorg (eerste week na de verhuisdag)

Zorg dat je adresgegevens op de website, briefpapier en andere communicatiemiddelen worden bijgewerkt. Informeer klanten, leveranciers en de Kamer van Koophandel over je nieuwe adres. Controleer of alle IT-systemen werken en of de bewegwijzering in het nieuwe pand klopt. Deel een duidelijke plattegrond uit zodat medewerkers en bezoekers snel hun weg vinden.

Wat moet je regelen vóór de verhuisdag zelf?

Vóór de verhuisdag zelf moet je zorgen dat de nieuwe locatie klaar is, alle inventaris gelabeld is, medewerkers weten wat ze moeten doen en alle administratieve zaken geregeld zijn. Een verhuisdag die goed verloopt, is het resultaat van een goede voorbereiding in de weken ervoor.

Concrete zaken om te regelen vóór de verhuisdag:

  • Controleer of de infrastructuur in het nieuwe pand in orde is: internet, telefonie, elektra en sanitair
  • Zorg voor voldoende sleutels en registreer wie welke sleutel krijgt
  • Bestel en monteer bewegwijzering en naambordjes in het nieuwe pand
  • Informeer klanten en leveranciers tijdig over je nieuwe adres
  • Pas je adresgegevens aan op de website, facturen en al het drukwerk
  • Regel de oplevering van het oude pand en noteer de inname van de oude sleutels
  • Controleer of de parkeerplaatsen voor de verhuiswagens op de verhuisdag beschikbaar zijn
  • Laat het nieuwe pand schoonmaken vlak voor de verhuizing

Hoe zorg je dat medewerkers zo min mogelijk hinder ondervinden?

Je zorgt dat medewerkers zo min mogelijk hinder ondervinden door hen vroeg te betrekken bij de verhuizing, duidelijke afspraken te maken over hun rol en de verhuizing zoveel mogelijk buiten werktijden te plannen. Communicatie is hierbij het belangrijkste middel: medewerkers die weten wat er wanneer gaat gebeuren, ervaren minder stress en werken beter mee.

Praktische tips om hinder te beperken:

  • Betrek medewerkers vroeg: Vraag input over de indeling van het nieuwe kantoor en communiceer de nieuwe kamerindeling en telefoonnummers zo snel mogelijk
  • Plan in fasen: Verhuis afdeling voor afdeling als dat mogelijk is, zodat niet het hele bedrijf tegelijk stilstaat
  • Stel een intern aanspreekpunt aan: Eén persoon die vragen beantwoordt en de communicatie met het verhuisbedrijf coördineert
  • Maak thuiswerken mogelijk: Op de verhuisdag zelf kunnen medewerkers thuis werken als dat haalbaar is
  • Deel een plattegrond van het nieuwe pand: Zo weet iedereen meteen waar ze terechtkunnen op de eerste dag

Een goede verhuisplanning houdt ook rekening met de IT-overgang. Zorg dat systemen zo kort mogelijk offline zijn en dat medewerkers op de eerste werkdag in het nieuwe pand direct kunnen inloggen en bellen. Dat voorkomt frustratie en productieverlies.

Hoe kies je een betrouwbaar verhuisbedrijf voor jouw kantoor?

Een betrouwbaar verhuisbedrijf voor kantoorverhuizingen herken je aan erkende certificeringen, aantoonbare ervaring met zakelijke verhuizingen en transparante communicatie over planning en prijs. Kijk niet alleen naar de prijs, maar ook naar wat er in de offerte staat en hoe het bedrijf omgaat met jouw specifieke wensen en situatie.

Waar je op moet letten bij de keuze van een verhuisbedrijf voor jouw bedrijfsverhuizing:

  • Certificeringen: Kies voor een erkende verhuizer met keurmerken zoals EPV (Erkend Projectverhuizer), ISO 9001 of VCA. Dit geeft zekerheid over kwaliteit en veiligheid
  • Ervaring met zakelijke verhuizingen: Niet elk verhuisbedrijf heeft ervaring met kantoorverhuizingen. Vraag naar referenties of cases die vergelijkbaar zijn met jouw situatie
  • Projectmanagement: Een goed verhuisbedrijf werkt met een projectmanager die de planning bewaakt en jou ontzorgt
  • Verzekering: Controleer of de verhuizing volledig verzekerd is tegen schade
  • Duurzaamheid: Steeds meer bedrijven letten op de duurzaamheidsprestaties van hun leveranciers. Vraag naar elektrisch vervoer, hergebruik van verpakkingsmateriaal en circulaire oplossingen voor oud meubilair
  • Aanvullende diensten: Denk aan montage en demontage, handyman service, IT-begeleiding of tijdelijke opslag

Bij Van der Ent Group zakelijke verhuizingen combineren wij meer dan 100 jaar ervaring met moderne duurzame werkwijzen. Als Hofleverancier des Koningshuizes, erkend projectverhuizer en lid van Top Movers Nederland werken wij met een strakke projectplanning die continu bewaakt wordt. We rijden met elektrische vrachtwagens, bieden via Circular Connect circulaire oplossingen voor kantoormeubilair en ondersteunen bij CSRD-rapportage. Wil je weten wat wij voor jouw kantoorverhuizing kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op en ontvang binnen 24 uur een reactie.

Gerelateerde artikelen