Contact opnemen

Wat moet je regelen bij een bedrijfsverhuizing als je personeel in dienst hebt?

Christiaan van der Ent ·

Bij een bedrijfsverhuizing met personeel in dienst moet je als werkgever rekening houden met de informatieverplichting, mogelijke bezwaren van medewerkers, praktische regelingen rondom de verhuisdag en een goede afstemming met je team. Hoe vroeger je begint, hoe soepeler het proces verloopt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over wat er allemaal komt kijken bij een kantoorverhuizing als je mensen in dienst hebt.

Wat zijn de verplichtingen van een werkgever bij een bedrijfsverhuizing?

Als werkgever ben je bij een bedrijfsverhuizing verplicht om medewerkers tijdig en transparant te informeren, de ondernemingsraad (of personeelsvertegenwoordiging) om advies te vragen, en rekening te houden met de gevolgen van de verhuizing voor individuele arbeidsovereenkomsten. Een verhuizing naar een nieuwe locatie kan namelijk invloed hebben op reistijd, reiskosten en arbeidsomstandigheden.

Concreet betekent dit het volgende:

  • Ondernemingsraad (OR): Als je bedrijf een OR heeft, ben je wettelijk verplicht om advies te vragen voordat je een besluit neemt over de verhuizing. Dit staat in de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Doe je dit niet, dan kan de OR het besluit aanvechten.
  • Arbeidsovereenkomst: Controleer of er in de arbeidscontracten een vestigingsplaats is opgenomen. Als de nieuwe locatie aanzienlijk verder weg ligt, kan een medewerker stellen dat dit een eenzijdige wijziging van de arbeidsovereenkomst is.
  • Reiskostenvergoeding: Ga na of de reiskostenregeling in je cao of personeelshandboek aanpassing nodig heeft bij de nieuwe locatie.
  • Arboregels: De nieuwe werkplek moet voldoen aan de geldende Arbowetgeving. Denk aan ergonomische werkplekken, vluchtroutes en ventilatie.

Neem deze verplichtingen serieus. Een goed voorbereide werkgever voorkomt juridische discussies achteraf en houdt het vertrouwen van het team intact.

Hoe vroeg moet je personeel informeren over een verhuizing?

Informeer je personeel zo vroeg mogelijk, maar in ieder geval minimaal twee tot drie maanden voor de verhuisdatum. Bij grotere organisaties of complexere verhuizingen is zes maanden van tevoren de norm. Hoe eerder mensen weten wat er gaat veranderen, hoe meer tijd ze hebben om zich aan te passen, vragen te stellen en eventuele bezwaren kenbaar te maken.

Een vroege communicatie heeft meerdere voordelen. Medewerkers kunnen hun reisroute aanpassen, kinderopvang herzien of in overleg treden over thuiswerkmogelijkheden. Bovendien geeft het je als werkgever de ruimte om op bezwaren in te spelen voordat de verhuizing een voldongen feit is.

Praktisch gezien werkt een communicatieplan in fasen het best:

  1. Aankondiging: Informeer het team zodra het besluit definitief is. Wees eerlijk over de reden voor de verhuizing en de beoogde datum.
  2. Voortgangsupdate: Houd medewerkers op de hoogte van de planning, de nieuwe locatie en wat er van hen verwacht wordt.
  3. Praktische briefing: Geef tijdig concrete informatie over de verhuisdag zelf: wat moeten ze inpakken, wat regelen jullie als werkgever, en wanneer is de nieuwe locatie operationeel.

Wat als een medewerker de nieuwe locatie niet accepteert?

Als een medewerker de nieuwe locatie niet accepteert, hangt de uitkomst af van wat er in de arbeidsovereenkomst staat en hoe redelijk de verhuizing is vanuit het perspectief van de werknemer. Een werkgever mag in principe verwachten dat medewerkers meegaan naar een nieuwe locatie, mits dit redelijk is. Wat redelijk is, beoordeelt een rechter op basis van het verschil in reistijd, persoonlijke omstandigheden en geboden compensatie.

Er zijn een paar situaties te onderscheiden:

De verhuizing is redelijk, maar de medewerker weigert

Als de nieuwe locatie niet buitensporig ver weg ligt en de werkgever een redelijke overgangsperiode biedt, kan een weigering worden beschouwd als werkweigering. In dat geval kan dit gevolgen hebben voor de arbeidsrelatie. Schakel altijd een HR-adviseur of jurist in voordat je verdere stappen zet.

De verhuizing is onredelijk belastend voor de medewerker

Als de reistijd door de verhuizing meer dan verdubbelt, of als er bijzondere persoonlijke omstandigheden spelen (zoals mantelzorg of gezondheidsproblemen), kan een rechter oordelen dat de werkgever de werknemer niet zomaar kan verplichten mee te verhuizen. In dat geval moet je als werkgever in gesprek en zoeken naar een maatwerkoplossing, zoals thuiswerken of een financiële compensatie.

Zorg altijd voor gedocumenteerde communicatie en ga het gesprek aan voordat je juridische stappen overweegt. Dat is zowel menselijker als verstandiger.

Welke praktische regelingen moet je treffen voor medewerkers vóór de verhuisdag?

Vóór de verhuisdag regel je als werkgever een aantal praktische zaken om te zorgen dat medewerkers op dag één gewoon kunnen werken op de nieuwe locatie. Denk aan het doorgeven van het nieuwe adres aan relevante instanties, het aanpassen van de reiskostenvergoeding, het informeren van klanten en leveranciers, en het goed inrichten van de nieuwe werkplek.

Een overzicht van de belangrijkste regelingen:

  • Adreswijziging: Geef het nieuwe adres door aan de Kamer van Koophandel, de Belastingdienst, banken, verzekeraars en leveranciers.
  • IT en telefonie: Zorg dat internet, telefonie en netwerkaansluitingen op de nieuwe locatie klaarstaan. Plan dit ruim van tevoren in met je IT-afdeling of provider.
  • Reiskostenvergoeding: Pas de vergoeding aan op basis van de nieuwe reisafstanden en communiceer dit tijdig naar medewerkers.
  • Werkplekinrichting: Zorg dat bureaus, stoelen en apparatuur op de verhuisdag klaarstaan. Medewerkers moeten direct aan de slag kunnen.
  • Toegang en beveiliging: Regel nieuwe toegangspassen, sleutels of beveiligingscodes tijdig.
  • Communicatie naar klanten: Stuur een tijdige aankondiging naar klanten en relaties, zodat zij het nieuwe adres kennen en weten wanneer jullie bereikbaar zijn.

Maak een gedetailleerde verhuischecklist en wijs intern iemand aan die de coördinatie bewaakt. Zo valt er niets tussen wal en schip.

Wanneer schakel je een professioneel verhuisbedrijf in bij een kantoorverhuizing?

Schakel een professioneel verhuisbedrijf in zodra je een kantoorverhuizing plant waarbij meerdere medewerkers, veel inventaris of gevoelige apparatuur betrokken zijn. Hoe groter de organisatie en hoe complexer de verhuizing, hoe meer je gebaat bent bij een gespecialiseerde partner die de operationele continuïteit bewaakt en de hele logistiek uit handen neemt.

Een professionele bedrijfsverhuizing gaat verder dan dozen sjouwen. Een ervaren verhuispartner denkt mee over de planning, zorgt voor een strakke projectcoördinatie en regelt dat alles op de juiste plek terechtkomt, zonder dat jouw medewerkers hier last van hebben. Dat is precies wat wij bij Van der Ent Group doen: als erkend projectverhuizer (EPV), VCA-gecertificeerd en met meer dan 100 jaar ervaring begeleiden wij zakelijke verhuizingen van begin tot eind.

Wat je mag verwachten van een goede verhuispartner:

  • Een toegewezen projectmanager die de planning bewaakt en continu met je afstemt
  • Volledig verzekerd transport van kantoorinventaris, apparatuur en archieven
  • Flexibele uitvoering, ook buiten kantooruren, om bedrijfscontinuïteit te garanderen
  • Aanvullende diensten zoals montage, handymanservice en archiefopslag
  • Duurzame werkwijze, inclusief elektrisch transport en hergebruik van kantoormeubilair via Circular Connect

Als Hofleverancier des Koningshuizes staan kwaliteit en betrouwbaarheid bij ons centraal. Wil je weten wat wij voor jouw kantoorverhuizing kunnen betekenen? Neem contact met ons op en we denken graag met je mee.

Gerelateerde artikelen