Contact opnemen

Hoe zorg je dat het nieuwe kantoor klaar is op de verhuisdag?

Christiaan van der Ent ·

Je zorgt dat het nieuwe kantoor klaar is op de verhuisdag door ruim van tevoren een gedetailleerde planning te maken, verantwoordelijkheden toe te wijzen en alle praktische zaken zoals ICT, toegang en bewegwijzering voor te bereiden. Hoe eerder je begint, hoe soepeler de dag zelf verloopt. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over een goede voorbereiding van je bedrijfsverhuizing.

Wat moet er geregeld zijn vóór de verhuiswagens arriveren?

Vóór de verhuiswagens arriveren moet je in ieder geval de sleutels en toegangspassen van het nieuwe pand hebben, de indeling van het nieuwe kantoor hebben vastgesteld, en alle medewerkers hebben geïnformeerd over hun rol op de verhuisdag. Zonder deze basis loopt de dag vrijwel zeker vast.

Begin minstens vier tot zes weken voor de verhuisdatum met een concrete checklist. Denk aan het doorgeven van je nieuwe adres aan leveranciers, de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst. Regel ook tijdig de opzegging of overdracht van energie, internet en schoonmaakcontracten op de oude locatie.

Op het nieuwe kantoor wil je zeker het volgende geregeld hebben:

  • Energieaansluitingen actief en getest
  • Schoonmaak van het pand afgerond
  • Vloerplan vastgesteld, zodat verhuizers weten waar alles naartoe gaat
  • Liften en laadperrons gereserveerd voor de verhuisdag
  • Parkeerruimte voor verhuiswagens geregeld
  • Nieuwe sleutels en toegangspassen uitgedeeld aan de juiste mensen

Hoe concreter je dit vooraf vastlegt, hoe minder je op de dag zelf hoeft te improviseren.

Hoe zorg je dat ICT en internet op dag één werken?

Je zorgt dat ICT en internet op dag één werken door de installatie en activering minstens één tot twee weken voor de verhuisdag in te plannen, zodat je tijd hebt om problemen te testen en op te lossen. Wacht hier nooit mee tot de verhuisdag zelf.

Schakel je IT-afdeling of een externe IT-partner vroeg in het proces in. Zij moeten weten wanneer het nieuwe pand beschikbaar is, zodat ze bekabeling, serverruimtes en wifi-toegangspunten op tijd kunnen installeren. Bij een bedrijfsverhuizing is downtime van internet of telefoniesystemen direct voelbaar in de bedrijfsvoering.

Praktische stappen die je helpen om IT-problemen op de verhuisdag te vermijden:

  • Plan de internetaansluiting via je provider ruim van tevoren in, want wachttijden kunnen oplopen tot meerdere weken
  • Test de verbinding minstens drie dagen voor de verhuizing
  • Zorg dat servers en netwerkapparatuur als laatste worden ingepakt en als eerste worden opgebouwd
  • Maak een back-up van alle kritische data voor de verhuisdag
  • Stel een tijdelijk noodplan op voor het geval de verbinding op dag één toch uitvalt, bijvoorbeeld via mobiele hotspots

Kabelmanagement en bekabeling tijdens de verhuizing verdienen extra aandacht. Label alle kabels en apparatuur duidelijk, zodat de opbouw in het nieuwe kantoor geen puzzel wordt.

Wie is verantwoordelijk voor de coördinatie op de verhuisdag?

Op de verhuisdag is één interne contactpersoon verantwoordelijk voor de coördinatie. Deze persoon is het aanspreekpunt voor de verhuizers, collega’s en eventuele leveranciers, en neemt beslissingen wanneer er iets onverwachts gebeurt. Zonder een duidelijk aanspreekpunt verlies je kostbare tijd.

Kies iemand die overzicht houdt, goed communiceert en beslissingsbevoegdheid heeft. Dat kan een facilitair manager, een office manager of een projectleider zijn. Zorg dat deze persoon de volledige planning kent en op de dag zelf niet belast wordt met andere taken.

Naast de interne coördinator is het slim om per afdeling of vleugel een aanspreekpunt aan te wijzen. Zo hoeft de hoofdcoördinator niet overal tegelijk aanwezig te zijn. Geef iedereen een eenvoudig overzicht van de planning, inclusief tijdsblokken en verantwoordelijkheden.

Als je werkt met een professioneel verhuisbedrijf, stelt dat doorgaans ook een projectmanager aan die de planning bewaakt en de afstemming verzorgt. Zo werk je samen aan een soepele overgang zonder dat de operationele continuïteit van je bedrijf in gevaar komt.

Hoe merk je dozen en meubilair zodat alles op de juiste plek belandt?

Je markeert dozen en meubilair door een duidelijk kleur- en nummersysteem te gebruiken dat aansluit op de plattegrond van het nieuwe kantoor. Elke ruimte krijgt een kleur of code, en elk item dat naar die ruimte gaat, krijgt dezelfde markering. Dit voorkomt dat verhuizers moeten gokken of vragen stellen.

Maak een vloerplan van het nieuwe kantoor en wijs aan elke ruimte een letter of kleur toe. Druk dit plan af en hang het op bij de ingang van het nieuwe pand, zodat verhuizers direct kunnen zien waar alles naartoe gaat. Geef ook de medewerkers een kopie, zodat zij zelf weten waar hun spullen terechtkomen.

Handige regels voor een goed markeringssysteem:

  • Gebruik gekleurde stickers of tape die goed zichtbaar zijn op dozen én op meubilair
  • Schrijf op elke doos ook de inhoud in het kort, zodat uitpakken sneller gaat
  • Markeer fragiele dozen extra duidelijk met “breekbaar” en een pijl voor de juiste kant
  • Geef medewerkers hun eigen dozen om in te pakken, en laat hen zelf de markering aanbrengen
  • Maak een inventarislijst van waardevolle of gevoelige apparatuur met serienummers

Hoe gedetailleerder je dit van tevoren uitwerkt, hoe minder tijd je kwijt bent met het verplaatsen van spullen die op de verkeerde plek zijn beland.

Wat doe je als er op de verhuisdag iets misgaat?

Als er op de verhuisdag iets misgaat, schakel je direct de interne coördinator in en beslis je samen met de verhuizers wat de beste oplossing is. Rust en een duidelijke lijn van communicatie zijn op zo’n moment belangrijker dan een perfect plan.

Veelvoorkomende problemen zijn: een lift die uitvalt, meubilair dat niet door de deur past, een aansluiting die nog niet actief is, of een ruimte die nog niet vrij is. Voor elk van deze situaties is het handig om van tevoren een kort noodplan te hebben.

Praktische maatregelen die je vooraf kunt nemen:

  • Houd een buffer in de planning aan, zodat vertraging niet meteen alles in de war gooit
  • Zorg dat je de contactgegevens hebt van de beheerder van het nieuwe pand
  • Controleer van tevoren of groot meubilair door gangen en deuren past
  • Weet wie je belt bij problemen met energie of internet
  • Zorg dat de verhuisverzekering actief is voor de dag van de verhuizing

Een professioneel verhuisbedrijf heeft ervaring met onverwachte situaties en weet hoe het snel en veilig kan schakelen. Dat geeft rust, ook als het even niet loopt zoals gepland.

Wanneer is het nieuwe kantoor echt klaar voor gebruik?

Het nieuwe kantoor is klaar voor gebruik als medewerkers er veilig en productief kunnen werken: alle werkplekken zijn ingericht, ICT werkt, de voorzieningen zijn actief en de ruimtes zijn schoon en toegankelijk. Dat is zelden al op de verhuisdag zelf het geval, en dat is prima.

Plan een opleverdatum die realistisch is. Geef medewerkers de ruimte om de eerste dag rustig op te starten, zonder de druk van een volledig operationeel kantoor vanaf uur één. Communiceer dit vooraf duidelijk, zodat iedereen weet wat te verwachten.

Een handige eindchecklist voor de oplevering van het nieuwe kantoor:

  1. Alle werkplekken zijn ingericht en voorzien van de benodigde apparatuur
  2. Internet en telefonie werken op alle plekken
  3. Keuken, sanitair en gemeenschappelijke ruimtes zijn gebruiksklaar
  4. Nooduitgangen en vluchtroutes zijn vrij en duidelijk aangegeven
  5. Sleutels en toegangspassen zijn uitgedeeld
  6. Restafval en verpakkingsmateriaal zijn opgeruimd
  7. Openstaande punten zijn gedocumenteerd en belegd bij een verantwoordelijke

Wil je er zeker van zijn dat je nieuwe kantoor op de verhuisdag echt klaar is? Dan helpt het om samen te werken met een partner die het hele proces voor je coördineert. Wij van Van der Ent Group begeleiden zakelijke verhuizingen van begin tot eind: van de planning en het vloerplan tot de opbouw van meubilair en het kabelmanagement. Als Hofleverancier des Koningshuizes en erkend verhuizer met meer dan 100 jaar ervaring weten we wat er komt kijken bij een soepele bedrijfsverhuizing. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Gerelateerde artikelen