Contact opnemen

Wat is de beste periode in het jaar voor een bedrijfsverhuizing?

Christiaan van der Ent ·

De beste periode voor een bedrijfsverhuizing is het eerste kwartaal van het jaar, of de maanden september en oktober. Dan zijn verhuisbedrijven minder bezet, zijn medewerkers net terug van vakantie en sluit de verhuizing goed aan op het nieuwe boekjaar. Vermijd de zomermaanden en december: die zijn druk, duur en onhandig qua planning. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het kiezen van het juiste verhuismoment.

Welke maanden zijn het rustigst voor een kantoorverhuizing?

De rustigste maanden voor een kantoorverhuizing zijn januari, februari, september en oktober. In deze periodes is de vraag naar professionele verhuisbedrijven lager, waardoor je meer keuze hebt in de planning, betere beschikbaarheid krijgt en soms gunstigere tarieven kunt onderhandelen. De zomermaanden juni, juli en augustus zijn juist het drukst.

De piek in de verhuismarkt valt traditioneel in de zomer. Particulieren verhuizen massaal tussen schooljaren door, wat ook de capaciteit voor zakelijke verhuizingen onder druk zet. Wie zijn kantoorverhuizing in die periode plant, loopt aan tegen volle agenda’s, beperkte beschikbaarheid van materieel en minder ruimte voor flexibiliteit.

December is om andere redenen een lastige maand. Medewerkers zijn mentaal al bezig met de feestdagen, leveranciers en klanten zijn moeilijker bereikbaar en de tijdsdruk om het jaar netjes af te sluiten maakt een verhuizing extra stressvol. Wie toch in december verhuist, doet dat vaak noodgedwongen, niet uit vrije keuze.

Januari en februari bieden een frisse start. Medewerkers zijn uitgerust na de feestdagen, er is ruimte in de agenda en de verhuizing valt samen met het begin van een nieuw jaar, wat organisatorisch veel voordelen heeft. September en oktober zijn ideaal omdat de zomervakantie achter de rug is, iedereen weer volledig operationeel is en er nog voldoende tijd is om het jaar goed af te sluiten.

Hoe beïnvloedt het fiscale jaar de planning van een bedrijfsverhuizing?

Het fiscale jaar heeft directe invloed op de timing van een bedrijfsverhuizing. Een verhuizing aan het begin van het nieuwe boekjaar maakt budgettering eenvoudiger, voorkomt discussies over kostenallocatie en geeft een schone administratieve start. Veel bedrijven plannen hun verhuizing bewust in januari of februari om precies die reden.

Verhuiskosten zijn zakelijk aftrekbaar, maar de manier waarop je ze boekt hangt af van het moment waarop ze gemaakt worden. Een verhuizing in december valt in het lopende boekjaar, wat soms handig is om budget op te maken, maar ook voor extra druk zorgt in een toch al drukke periode. Bespreek dit altijd met je financieel adviseur of controller.

Daarnaast speelt de huurcontractdatum een grote rol. Veel huurovereenkomsten gaan in op 1 januari of 1 juli, wat logisch aansluit op kwartaalplanning. Door de verhuizing te synchroniseren met de ingangsdatum van het nieuwe huurcontract, vermijd je dubbele huurlasten en onnodige overlapperiodes. Dat scheelt direct in de kosten.

Voor grotere organisaties geldt bovendien dat investeringsbeslissingen en budgetcycli vaak in het vierde kwartaal worden vastgesteld. Wie dan al weet dat er een verhuizing aankomt, kan het budget tijdig reserveren en de uitvoering rustig plannen voor het eerste kwartaal van het nieuwe jaar.

Wanneer is een bedrijfsverhuizing het minst storend voor medewerkers?

Een bedrijfsverhuizing is het minst storend voor medewerkers wanneer ze plaatsvindt buiten drukke projectperiodes, liefst aan het begin of einde van een kwartaal. Weekendverhuizingen of verhuizingen tijdens een schoolvakantieweek (maar niet de zomervakantie) beperken de operationele verstoring tot een minimum.

De timing ten opzichte van interne cycli is minstens zo belangrijk als de tijd van het jaar. Een verhuizing midden in een grote deadline of tijdens een kwartaalafsluiting zorgt voor dubbele stress. Medewerkers moeten dan tegelijkertijd hun reguliere werk afmaken én omgaan met de chaos van een verhuizing. Dat is een recept voor frustratie.

Verhuizingen in het weekend of tijdens een lang feestdagweekend werken goed voor kantooromgevingen. Medewerkers komen maandagochtend aan op de nieuwe locatie en kunnen direct aan de slag. De fysieke verhuizing heeft plaatsgevonden zonder dat iemand een werkdag heeft hoeven overslaan. Dit vraagt wel om een goede voorbereiding: alles moet ingepakt zijn vóór vrijdagmiddag.

Communicatie is hierbij net zo belangrijk als timing. Medewerkers die vroeg worden betrokken bij de planning, weten wat er van hen verwacht wordt en wanneer. Dat verlaagt de weerstand en verhoogt de medewerking. Plan een duidelijke tijdlijn, communiceer die intern en geef medewerkers voldoende tijd om zich voor te bereiden.

Wat zijn de voordelen van een verhuizing in het eerste kwartaal?

Een bedrijfsverhuizing in het eerste kwartaal biedt drie concrete voordelen: betere beschikbaarheid bij verhuisbedrijven, een schone start van het nieuwe boekjaar en medewerkers die uitgerust en gemotiveerd zijn na de feestdagen. Het is dan ook de periode die door facilitair managers het meest bewust wordt gekozen.

Praktisch gezien is de beschikbaarheid van professionele verhuisbedrijven in januari en februari het grootst. De zomerpiek is ver weg, de decemberdrukte is voorbij en er is ruimte in de planning om rustig te werken. Dat betekent ook dat er meer tijd is voor een goede voorbereiding, een gedetailleerde verhuischecklist en afstemming met alle betrokken partijen.

Organisatorisch sluit een januariverhuizing perfect aan op de jaarplanning. Nieuwe adressen staan direct op het nieuwe briefpapier, de website is bijgewerkt voor het nieuwe jaar en medewerkers associëren de nieuwe werkplek met een frisse start. Dat heeft ook een psychologisch effect: een nieuwe locatie geeft energie en draagt bij aan de betrokkenheid van het team.

Voor bedrijven in de petrochemische industrie of de Rotterdamse haven, waar projectcycli en contractjaren vaak op 1 januari ingaan, is het eerste kwartaal bovendien logistiek het meest voor de hand liggend. De operationele continuïteit blijft gewaarborgd en de verhuizing verstoort geen lopende projecten.

Hoe ver van tevoren moet je een bedrijfsverhuizing plannen?

Voor een kantoorverhuizing van gemiddelde omvang is een voorbereidingstijd van drie tot zes maanden realistisch. Grotere verhuizingen, waarbij meerdere afdelingen, veel apparatuur of een complexe IT-infrastructuur betrokken zijn, vragen minimaal zes tot twaalf maanden voorbereidingstijd om alles soepel te laten verlopen.

De planning begint eigenlijk al bij het tekenen van het nieuwe huurcontract. Zodra de nieuwe locatie vaststaat, kun je beginnen met de inventarisatie: wat gaat mee, wat wordt afgestoten, welke aanpassingen zijn nodig in het nieuwe pand? Hoe eerder je die vragen beantwoordt, hoe minder stress er later ontstaat.

Een aantal zaken vereist extra doorlooptijd. Telecom- en IT-infrastructuur moet op tijd worden aangelegd in het nieuwe pand. Adreswijzigingen moeten worden doorgevoerd bij de Kamer van Koophandel, op de website, in het drukwerk en bij alle leveranciers en klanten. Parkeerfaciliteiten, sleutelbeheer en bewegwijzering vragen ook om tijdige aandacht.

Reserveer ook tijd voor het informeren van medewerkers. Een verhuizing raakt iedereen in de organisatie, van de directie tot de receptie. Wie medewerkers vroeg betrekt en regelmatig informeert, voorkomt onzekerheid en weerstand. Een intern communicatieplan is geen luxe, maar een praktische noodzaak bij elke serieuze bedrijfsverhuizing.

Welke factoren bepalen uiteindelijk het beste verhuismoment?

Het beste moment voor een bedrijfsverhuizing wordt bepaald door vier factoren: de interne bedrijfscyclus, de beschikbaarheid van de nieuwe locatie, de capaciteit van medewerkers en de beschikbaarheid van een betrouwbare verhuispartner. De combinatie van die vier bepaalt wanneer een verhuizing echt haalbaar en verantwoord is.

Geen enkel bedrijf is hetzelfde, en dat geldt ook voor het ideale verhuismoment. Een retailbedrijf wil absoluut niet verhuizen in de aanloop naar de feestdagen. Een accountantskantoor mijdt de maanden maart en april vanwege de belastingaangiftedruk. Een logistiek bedrijf in de Rotterdamse haven houdt rekening met piekperiodes in de haven. Ken je eigen kalender en plan de verhuizing in een periode die voor jouw organisatie rustig is.

Duurzaamheidsoverwegingen spelen in 2026 een steeds grotere rol in de besluitvorming. Bedrijven die onder de CSRD-regelgeving vallen, willen hun verhuizing kunnen opnemen in hun duurzaamheidsrapportage. Dat betekent dat de keuze voor een verhuispartner die werkt met elektrisch transport, een meubelpaspoort aanbiedt en CO2-rapportage ondersteunt, ook invloed heeft op het planningsproces.

Tot slot: de beste timing is de timing die je voldoende voorbereidingstijd geeft. Een goed voorbereide verhuizing op een iets minder ideaal moment is altijd beter dan een slecht voorbereide verhuizing op het perfecte moment. Plan realistisch, communiceer helder en werk samen met een partner die het hele proces voor je bewaakt.

Bij Van der Ent Group helpen wij je graag bij het bepalen van het beste verhuismoment voor jouw organisatie. Als erkend projectverhuizer, Hofleverancier des Koningshuizes en lid van Top Movers Nederland hebben wij meer dan 100 jaar ervaring met zakelijke bedrijfsverhuizingen voor MKB-bedrijven en grote organisaties. Of je nu een kantoor verplaatst, een afdeling herindelt of een volledige zakelijke verhuizing plant, wij zorgen voor een strakke projectplanning, volledige ontzorging en een duurzame aanpak. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. We reageren binnen 24 uur.

Gerelateerde artikelen