Contact opnemen

Wat is de rol van HR bij een bedrijfsverhuizing?

Christiaan van der Ent ·

Bij een bedrijfsverhuizing speelt HR een centrale rol: van het informeren van medewerkers en het bewaken van arbeidsrechtelijke verplichtingen tot het coördineren van de praktische kant van de verhuizing. HR fungeert als de schakel tussen de directie, de facilitaire afdeling en de medewerkers. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de rol van HR bij een kantoorverhuizing.

Welke taken vallen bij een kantoorverhuizing onder HR?

Bij een kantoorverhuizing is HR verantwoordelijk voor de mensgerichte kant van het proces: communicatie naar medewerkers, het bewaken van arbeidsrechtelijke verplichtingen, het opvangen van bezwaren en het zorgen voor een soepele overgang. HR werkt hierbij nauw samen met de facilitaire afdeling en het management om de verhuizing organisatorisch in goede banen te leiden.

In de praktijk omvat de HR-rol bij een bedrijfsverhuizing een breed scala aan taken. Denk aan:

  • Tijdig en transparant communiceren over de verhuizing, de nieuwe locatie en wat dit betekent voor medewerkers
  • Inventariseren of de verhuizing gevolgen heeft voor arbeidscontracten of arbeidsomstandigheden
  • Begeleiden van medewerkers die bezwaar maken of extra ondersteuning nodig hebben
  • Afstemmen met de OR (ondernemingsraad) als die betrokken moet worden
  • Coördineren van praktische zaken zoals de uitgifte van sleutels, toegangspassen en het doorgeven van nieuwe contactgegevens
  • Zorgen dat de nieuwe werkplek voldoet aan de arborichtlijnen

Hoe groter de organisatie, hoe meer taken er op HR’s bord komen te liggen. Bij kleinere bedrijven vervult de HR-manager of office manager vaak meerdere rollen tegelijk en werkt hij of zij nauw samen met een externe verhuispartner om de planning te bewaken.

Wat zijn de arbeidsrechtelijke verplichtingen bij een verhuizing van het bedrijf?

Een bedrijfsverhuizing kan arbeidsrechtelijke gevolgen hebben, afhankelijk van hoe ingrijpend de locatiewijziging is. Als de nieuwe locatie aanzienlijk verder weg ligt dan de huidige, kan dit als een wijziging van arbeidsvoorwaarden worden gezien. In dat geval is instemming van de medewerker vereist of moet er een zwaarwegend bedrijfsbelang worden aangetoond.

Concreet gelden de volgende aandachtspunten:

  • Arbeidscontract: Staat er een standplaatsclausule in het contract? Dan bepaalt die clausule hoeveel speelruimte je hebt als werkgever. Is de nieuwe locatie buiten die clausule, dan moet je in overleg met de medewerker.
  • Reiskosten: Als de reisafstand voor medewerkers toeneemt, is het verstandig om de reiskostenvergoeding opnieuw te beoordelen. Dit voorkomt discussies achteraf.
  • Ondernemingsraad: Bij organisaties met een OR geldt een adviesrecht of instemmingsrecht, afhankelijk van de aard van de verhuizing. Betrek de OR tijdig, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
  • Arborichtlijnen: De nieuwe werkplek moet voldoen aan de wettelijke eisen voor arbeidsomstandigheden. Denk aan ergonomische werkplekken, voldoende verlichting en goede sanitaire voorzieningen.
  • Bijzondere gevallen: Medewerkers met een arbeidsbeperking of specifieke aanpassingen op de huidige werkplek hebben recht op passende voorzieningen op de nieuwe locatie.

Het is verstandig om bij twijfel een arbeidsrechtadvocaat of HR-adviseur te raadplegen, zeker als de verhuizing gepaard gaat met reorganisatie of functiewijzigingen.

Hoe communiceer je als HR een bedrijfsverhuizing naar medewerkers?

Goede communicatie over een bedrijfsverhuizing begint vroeg, is eerlijk en geeft medewerkers het gevoel dat ze serieus genomen worden. Informeer medewerkers zodra de beslissing definitief is, geef duidelijkheid over de tijdlijn en beantwoord de vragen die iedereen als eerste heeft: wanneer verhuizen we, waar naartoe en wat betekent dit voor mij?

Een effectieve communicatieaanpak voor HR ziet er als volgt uit:

  1. Eerste aankondiging: Informeer medewerkers persoonlijk of via een bedrijfsbrede bijeenkomst. Geef de kernfeiten: nieuwe locatie, verhuisdatum en de reden voor de verhuizing.
  2. Vervolgcommunicatie: Stuur regelmatig updates via e-mail of intranet. Medewerkers willen weten wat er verandert in hun dagelijkse werk, van parkeermogelijkheden tot de indeling van de nieuwe kantoorruimte.
  3. Ruimte voor vragen: Organiseer een Q&A-sessie of stel een FAQ-document op. Vragen over reiskosten, werktijden en faciliteiten komen altijd terug.
  4. Praktische informatie op tijd: Deel plattegronden van het nieuwe pand ruim van tevoren, zodat medewerkers weten waar ze terechtkunnen. Geef ook de nieuwe telefoonnummers en contactgegevens tijdig door.
  5. Persoonlijke begeleiding: Medewerkers die bezwaren hebben of extra vragen, verdienen een persoonlijk gesprek. Dat voorkomt weerstand en onzekerheid.

Vergeet ook de externe communicatie niet: adreswijzigingen moeten worden doorgevoerd op de website, in e-mailhandtekeningen en op alle drukwerk. Dit klinkt als een detail, maar het voorkomt veel verwarring bij klanten en leveranciers.

Wanneer moet HR een externe verhuispartner betrekken?

HR doet er verstandig aan een externe verhuispartner in te schakelen zodra de verhuizing meer omvat dan het simpelweg verplaatsen van bureaus en dozen. Bij een kantoorverhuizing waarbij de continuïteit van het bedrijf niet in gevaar mag komen, is professionele ondersteuning geen luxe maar een praktische noodzaak.

Concrete situaties waarin een externe partner meerwaarde biedt:

  • De verhuizing moet buiten kantooruren of in het weekend plaatsvinden om operationele verstoring te beperken
  • Er zijn gevoelige of zware materialen te verplaatsen, zoals archieven, serverkasten of gespecialiseerde apparatuur
  • Het nieuwe pand vereist aanpassingen aan de indeling of inrichting voordat medewerkers kunnen starten
  • De organisatie heeft geen interne capaciteit om de logistiek te coördineren naast de dagelijkse werkzaamheden
  • Er zijn duurzaamheidsdoelstellingen waaraan de verhuizing moet voldoen, bijvoorbeeld in het kader van CSRD-rapportage

Een goede verhuispartner werkt met een strakke projectplanning en een vaste projectmanager die de afstemming met HR en de facilitaire afdeling op zich neemt. Zo houdt HR de regie over de mensgerichte kant van de verhuizing, zonder te verzanden in logistieke details.

Hoe voorkom je productiviteitsverlies tijdens een kantoorverhuizing?

Productiviteitsverlies tijdens een kantoorverhuizing voorkom je door de verhuizing gefaseerd te plannen, medewerkers vroeg te betrekken en de nieuwe werkplek direct gebruiksklaar op te leveren. Hoe minder tijd medewerkers kwijt zijn aan zoeken, improviseren of wachten, hoe sneller ze weer op volle snelheid werken.

Praktische maatregelen die het verschil maken:

  • Faseer de verhuizing: Verhuist niet iedereen tegelijk. Plan afdelingen in blokken, zodat de bedrijfsvoering doorgaat.
  • Zorg voor een werkende IT-infrastructuur op dag één: Niets kost meer tijd dan medewerkers die op hun eerste dag op de nieuwe locatie geen internet of telefoon hebben. Stem dit ruim van tevoren af met de IT-afdeling en telecomleverancier.
  • Maak de nieuwe werkplek vindbaar: Deel plattegronden uit voor de verhuizing en zorg voor duidelijke bewegwijzering in het pand. Medewerkers die hun weg niet kunnen vinden, verliezen kostbare tijd.
  • Regel de kleine dingen op tijd: Sleutels, toegangspassen, parkeerplaatsen, printers en koffieapparaten klinken triviaal, maar als deze zaken niet op orde zijn op de eerste werkdag, heeft dat direct impact op de sfeer en productiviteit.
  • Communiceer verwachtingen helder: Laat medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt tijdens de verhuisperiode. Mogen ze thuiswerken? Is er een tijdelijke werkplek? Duidelijkheid voorkomt ruis.

Een kantoorverhuizing is altijd even wennen, maar met een goede voorbereiding beperk je de verstoring tot een minimum. Wil je als HR-manager of facilitair manager de bedrijfsverhuizing van begin tot eind professioneel aanpakken? Bij Van der Ent Group begeleiden wij zakelijke verhuizingen met meer dan 100 jaar ervaring, een vaste projectmanager en een volledig ontzorgende aanpak. Van de eerste planning tot de laatste verhuisdoos op zijn plek. Neem contact op en we denken graag met je mee.

Gerelateerde artikelen