Bij een bedrijfsverhuizing moet je je vaste telefoonnummer(s) actief meenemen, doorschakelen of overdragen. Een vast zakelijk nummer verhuist niet automatisch mee naar een nieuw adres. Je moet je telecomprovider tijdig informeren, nummerbehoud (nummerportabiliteit) aanvragen als je van provider wisselt, en tijdelijk doorschakelen instellen zodat je bereikbaar blijft tijdens de overgangsperiode. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over telefoonnummers bij een kantoorverhuizing.
Wat gebeurt er met je vaste telefoonnummer als je bedrijf verhuist?
Een vast zakelijk telefoonnummer is gekoppeld aan een locatie of abonnement, niet automatisch aan jouw bedrijf. Wanneer je verhuist naar een ander adres, blijft het nummer niet vanzelf actief op de nieuwe locatie. Je moet actie ondernemen bij je provider om het nummer te behouden of over te dragen.
Of je je huidige nummer kunt meenemen, hangt af van je provider en het type aansluiting. Bij traditionele vaste lijnen (ISDN of analoog) was nummerbehoud vroeger gebonden aan een regio of netnummer. Tegenwoordig werken de meeste zakelijke telefoonsystemen via VoIP (Voice over IP), wat het technisch een stuk eenvoudiger maakt om een nummer mee te nemen naar een nieuw adres, ook buiten de oorspronkelijke regio.
Doe je niets, dan loop je het risico dat je nummer na de verhuizing niet meer bereikbaar is. Klanten die bellen, krijgen dan een foutmelding of een verbroken verbinding. Dat wil je als bedrijf uiteraard voorkomen.
Kan je een zakelijk telefoonnummer meenemen naar een nieuw adres?
Ja, in de meeste gevallen kun je een zakelijk telefoonnummer meenemen naar een nieuw adres. Dit heet nummerportabiliteit. Zolang je bij dezelfde provider blijft, is dit doorgaans een eenvoudige administratieve wijziging. Wissel je van provider, dan vraag je nummeroverdracht aan bij de nieuwe partij.
Voor VoIP-nummers geldt dat ze locatieonafhankelijk zijn. Ze zijn gekoppeld aan een account of abonnement, niet aan een fysiek adres. Dit maakt meenemen technisch gezien eenvoudig. Voor traditionele PSTN-lijnen of oudere ISDN-aansluitingen is het soms complexer, maar ook dan heeft de provider in de meeste gevallen een oplossing.
Wil je van provider wisselen en je nummer meenemen? Dan geldt in Nederland een wettelijk recht op nummerportabiliteit. Je nieuwe provider regelt de overdracht, maar dit kost doorgaans enkele werkdagen. Plan dit ruim voor de verhuisdatum in, zodat je geen dag zonder telefoon zit.
Hoe schakel je telefoongesprekken door tijdens een verhuizing?
Tijdens de verhuizing stel je doorschakeling in op je bestaande nummer, zodat inkomende gesprekken automatisch worden doorgestuurd naar een tijdelijk nummer of mobiel toestel. Dit doe je via het portaal van je telecomprovider of door een verzoek in te dienen bij je accountmanager.
Er zijn twee veelgebruikte opties:
- Doorschakelen naar een mobiel nummer: Simpel en snel. Gesprekken komen binnen op de telefoon van een medewerker of de receptionist. Handig als de verhuizing maar een dag of enkele dagen duurt.
- Doorschakelen naar een tijdelijk VoIP-nummer: Professioneler en beter schaalbaar. Je kunt een tijdelijke centrale opzetten die gesprekken verdeelt over meerdere medewerkers.
Zet de doorschakeling bij voorkeur al een dag voor de verhuizing aan. Zo weet je zeker dat het werkt voordat de verhuisdozen worden ingepakt. Test ook of de doorschakeling correct functioneert door zelf te bellen naar het nummer.
Vergeet niet de doorschakeling weer uit te zetten zodra de nieuwe locatie volledig operationeel is en het nummer op het nieuwe adres actief staat.
Wanneer moet je de telecomprovider informeren over een bedrijfsverhuizing?
Informeer je telecomprovider minimaal vier tot zes weken voor de verhuisdatum. Dit geeft de provider voldoende tijd om de aansluiting op het nieuwe adres voor te bereiden, eventuele kabels of hardware te installeren en het nummer over te zetten zonder onderbreking.
Bij VoIP-systemen is de doorlooptijd vaak korter, soms slechts enkele werkdagen. Toch is vroeg informeren verstandig, want ook bij VoIP kunnen er afhankelijkheden zijn, zoals een nieuwe internetverbinding op het nieuwe adres. Zonder werkend internet geen werkende VoIP-telefonie.
Heb je een complex telefoonsysteem met meerdere lijnen, een koppeling met een CRM-systeem of een eigen telefooncentrale (PBX)? Dan heb je nog meer tijd nodig. Plan in dat geval acht tot twaalf weken van tevoren een gesprek met je provider en je IT-afdeling of -leverancier.
Welke partijen moeten op de hoogte worden gesteld van het nieuwe telefoonnummer?
Als het telefoonnummer wijzigt, moet je een breed scala aan partijen actief informeren. Verander je van nummer, dan zijn dit de belangrijkste groepen om te benaderen:
- Klanten en relaties: Stuur een e-mail of brief met het nieuwe nummer. Voeg het ook toe aan je e-mailhandtekening.
- Leveranciers en partners: Zorg dat inkomende orders en vragen niet verloren gaan door een verouderd nummer.
- Kamer van Koophandel (KVK): Update je bedrijfsgegevens in het Handelsregister.
- Google Bedrijfsprofiel: Pas het telefoonnummer aan in je Google-listing, zodat mensen die online zoeken het juiste nummer zien.
- Website en sociale media: Controleer alle pagina’s waar het nummer staat vermeld, inclusief de contactpagina en eventuele landingspagina’s.
- Branchegidsen en online directories: Denk aan Gouden Gids, Yelp, en eventuele branchespecifieke platforms.
- Verzekeraars en bank: Zorg dat ook financiële en juridische contacten het juiste nummer hebben.
Maak een lijst van alle plekken waar het telefoonnummer staat, en werk ze systematisch bij. Dit klinkt eenvoudig, maar in de praktijk worden er altijd een paar vergeten.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij telefoonnummers tijdens een kantoorverhuizing?
De meest gemaakte fout is te laat beginnen. Bedrijven regelen de fysieke verhuizing goed, maar vergeten dat telecomwijzigingen ook tijd kosten. Andere veelvoorkomende fouten zijn het niet instellen van doorschakeling, het vergeten bij te werken van online vermeldingen en het niet testen van de nieuwe verbinding voor de eerste werkdag op de nieuwe locatie.
Hier is een overzicht van de fouten die je wilt voorkomen:
- Te laat de provider informeren: Leidt tot een onderbreking in de telefonie op de eerste werkdag.
- Geen doorschakeling instellen: Klanten bereiken je niet tijdens de verhuisperiode.
- Vergeten het nummer bij te werken op de website: Bezoekers bellen een verouderd nummer en komen nergens terecht.
- Niet testen voor de verhuisdag: Problemen worden dan pas ontdekt als het al te laat is.
- Vergeten de KVK te updaten: Het Handelsregister is een bron die anderen gebruiken om contactgegevens te verifiëren.
- Aannames maken over VoIP: Denken dat VoIP automatisch meeverhuist zonder actie bij de provider.
Een goede verhuischecklist helpt je om niets over het hoofd te zien. Bij een bedrijfsverhuizing komen tientallen aandachtspunten samen. Wij bij Van der Ent Group weten uit meer dan honderd jaar ervaring dat de organisatorische voorbereiding net zo belangrijk is als het fysieke transport. Onze projectmanagers bewaken de planning van begin tot eind, zodat jij je kunt focussen op de continuïteit van je bedrijf. Wil je weten hoe wij jouw zakelijke verhuizing volledig uit handen kunnen nemen? Neem dan contact met ons op en we denken graag met je mee.
Gerelateerde artikelen
- AVG-proof archiefopslag: wat mag je verwachten van een verhuisbedrijf?
- Wat zijn de voordelen van een bedrijfsverhuizing naar een coworking space?
- Wat moet je regelen voor de verzekering van je nieuwe bedrijfspand?
- Hoe zorg je voor een goede werkplek voor medewerkers op de verhuisdag?
- Wat moet je regelen met je Spaanse bankrekening als je terugverhuist naar Nederland?
- Wat komt er allemaal kijken bij een verhuizing naar het buitenland?
- Kan ik zelf mijn spullen naar het buitenland brengen of heb ik een verhuisbedrijf nodig?
- Wat is de CO2-voetafdruk van een internationale verhuizing?
- Hoe lang kun je je inboedel opslaan bij een internationale verhuizing?
- Waar wonen de meeste Nederlanders in Spanje?
- Kan ik mijn huisdier meenemen bij een internationale verhuizing?
- Hoe maak je een goede checklist voor een internationale verhuizing?
- Hoe werkt een intercontinentale verhuizing?
- Hoe vind je een sociaal netwerk na een verhuizing naar het buitenland?
- Moet je invoerrechten betalen als je je inboedel naar het buitenland verhuist?