Contact opnemen

Wat moet je regelen voor de toegankelijkheid van je nieuwe pand?

Christiaan van der Ent ·

Voor een bedrijfsverhuizing moet je de toegankelijkheid van je nieuwe pand checken op wettelijke eisen (zoals de Wet gelijke behandeling op grond van handicap of chronische ziekte), fysieke knelpunten zoals drempelvrije ingangen en liften, en afspraken met de verhuurder over aanpassingen. Dit geldt voor elke werkgever, maar zeker als je medewerkers of klanten hebt met een beperking. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over toegankelijkheid bij een kantoorverhuizing.

Welke toegankelijkheidseisen gelden er wettelijk voor bedrijfspanden?

In Nederland ben je als werkgever verplicht om redelijke aanpassingen te doen voor medewerkers met een beperking of chronische ziekte. Deze verplichting volgt uit de Wet gelijke behandeling op grond van handicap of chronische ziekte (Wgbh/cz). Wat “redelijk” is, hangt af van de omvang van je organisatie, de kosten van de aanpassing en de praktische haalbaarheid.

Naast deze antidiscriminatiewetgeving gelden er ook bouwkundige eisen vanuit het Bouwbesluit (inmiddels onderdeel van het Besluit bouwwerken leefomgeving). Bij nieuwbouw en ingrijpende verbouwingen gelden strengere toegankelijkheidseisen dan bij bestaande panden. Denk aan minimale deurbreedtes, drempelvrije toegangen en de aanwezigheid van een lift bij meerdere verdiepingen.

Voor bedrijfspanden die toegankelijk moeten zijn voor publiek, gelden aanvullende richtlijnen vanuit het VN-verdrag Handicap, dat Nederland in 2016 ratificeerde. Dit verdrag verplicht overheden en organisaties om stap voor stap de toegankelijkheid van gebouwen te verbeteren. Als je pand klanten of bezoekers ontvangt, weeg dan ook de toegankelijkheid voor hen mee.

Praktisch gezien betekent dit dat je bij het zoeken naar een nieuw pand niet alleen kijkt naar oppervlakte en huurprijs, maar ook of het gebouw voldoet aan de minimale wettelijke eisen. Een pand dat hier niet aan voldoet, kan je achteraf duur komen te staan, zowel financieel als in reputatie als werkgever.

Wat zijn de meest voorkomende toegankelijkheidsproblemen bij een kantoorverhuizing?

De meest voorkomende toegankelijkheidsproblemen bij een kantoorverhuizing zijn drempels bij de ingang, smalle deuropeningen, ontbrekende liften, onvoldoende sanitaire voorzieningen voor mensen met een beperking, en slechte bewegwijzering. Deze problemen vallen pas op als je ze actief gaat controleren, en dat is precies waarom een gerichte toegankelijkheidscheck vóór de verhuizing zo nuttig is.

Hieronder de meest voorkomende knelpunten op een rij:

  • Drempels en niveauverschillen: Een drempel van slechts een paar centimeter kan al een probleem zijn voor rolstoelgebruikers of mensen met een rollator.
  • Te smalle deurgangen: De minimale breedte voor een rolstoeltoegankelijke deur is 85 centimeter. Oudere panden voldoen hier lang niet altijd aan.
  • Geen of beperkte liftcapaciteit: Als je pand meerdere verdiepingen heeft en de lift te klein is of er geen lift is, dan sluit je medewerkers of bezoekers met een mobiliteitsprobleem feitelijk buiten.
  • Ontoegankelijke toiletten: Een rolstoeltoegankelijk toilet heeft specifieke afmetingen nodig. Controleer of het pand hier al in voorziet of dat dit nog gerealiseerd moet worden.
  • Slechte bewegwijzering: Voor mensen met een visuele beperking is duidelijke, contrastrijke en eventueel tactiele bewegwijzering belangrijk.
  • Parkeerplaatsen: Zijn er voldoende gehandicaptenparkeerplaatsen op of nabij het terrein? En zijn die goed bereikbaar vanuit de ingang?

Veel van deze problemen zijn oplosbaar, maar sommige zijn gebouwgebonden en moeilijk aan te passen. Het is dan ook verstandig om deze punten al in de zoekfase mee te nemen, voordat je een huurcontract tekent.

Hoe controleer je de toegankelijkheid van een nieuw pand vóór de verhuizing?

Je controleert de toegankelijkheid van een nieuw pand het beste door een gestructureerde inspectie te doen aan de hand van een toegankelijkheidscheck. Loop het pand fysiek door, meet waar nodig, en toets de bevindingen aan de wettelijke normen en de behoeften van je eigen medewerkers en bezoekers.

Een praktische aanpak in stappen:

  1. Breng de behoeften van je medewerkers in kaart. Zijn er medewerkers met een beperking, chronische aandoening of mobiliteitsprobleem? Hun specifieke behoeften bepalen welke aanpassingen echt noodzakelijk zijn.
  2. Loop het pand door als buitenstaander. Begin bij de parkeerplaats en volg de route die een bezoeker zou nemen: van de ingang tot de werkplek, vergaderruimte en het toilet. Noteer elk obstakel.
  3. Meet kritieke afmetingen. Deurbreedtes, gangbreedtes, de hoogte van drempels en de afmetingen van de lift zijn de meest relevante maten om te controleren.
  4. Vraag de bouwtekeningen op. Hiermee kun je ook ruimtes beoordelen die je tijdens een bezichtiging misschien niet volledig ziet.
  5. Raadpleeg een toegankelijkheidsadviseur of ergonoom. Voor grotere organisaties of complexere panden is een professionele toegankelijkheidsscan een goede investering.
  6. Check de omgeving. Is de route van het openbaar vervoer naar de ingang toegankelijk? Zijn er obstakels op het trottoir of bij de parkeerplaats?

Leg je bevindingen schriftelijk vast en bespreek ze met de verhuurder vóór je het huurcontract tekent. Zo weet je precies wat je overneemt en wat er nog geregeld moet worden.

Welke aanpassingen mag je als huurder zelf doorvoeren in een bedrijfspand?

Als huurder mag je in principe geen structurele aanpassingen aan een bedrijfspand doen zonder toestemming van de verhuurder. Wat je wel of niet mag, staat in je huurcontract en is deels geregeld in het Burgerlijk Wetboek. Voor toegankelijkheidsaanpassingen geldt een bijzondere regeling: de verhuurder is in veel gevallen verplicht om medewerking te verlenen, mits de aanpassingen redelijk zijn en de schade bij vertrek beperkt blijft.

Wat je als huurder doorgaans zelf mag regelen:

  • Het plaatsen van niet-permanente drempeloplossingen zoals oprijplaten of drempelhelpers
  • Het aanbrengen van contrastmarkering op trappen of deuren
  • Het installeren van extra verlichting of bewegwijzering
  • Het aanpassen van meubilair en werkplekindeling voor ergonomische toegankelijkheid

Voor aanpassingen die meer ingrijpen in de bouwkundige structuur, zoals het verbreden van deurgangen, het plaatsen van een traplift of het aanpassen van sanitaire voorzieningen, heb je altijd schriftelijke toestemming van de verhuurder nodig. Vraag dit tijdig aan, want dit soort aanpassingen vergen ook tijd om te plannen en uit te voeren.

Leg alle afspraken met de verhuurder schriftelijk vast: welke aanpassingen worden gedaan, wie betaalt wat, en wat er aan het einde van de huur moet worden teruggebracht in de oorspronkelijke staat. Dit voorkomt discussies achteraf.

Hoe houd je medewerkers op de hoogte van toegankelijkheidswijzigingen bij een verhuizing?

Je houdt medewerkers op de hoogte van toegankelijkheidswijzigingen door tijdig en helder te communiceren: wat verandert er, voor wie is dat relevant, en wat kunnen ze verwachten op de nieuwe locatie. Doe dit niet pas op de verhuisdag, maar start de communicatie weken van tevoren zodat medewerkers de tijd hebben om vragen te stellen en zich voor te bereiden.

Een goede communicatieaanpak bestaat uit meerdere momenten en kanalen:

  • Informeer vroeg en persoonlijk. Medewerkers met een beperking of specifieke toegankelijkheidsbehoeften verdienen een individueel gesprek, niet alleen een algemene nieuwsbrief. Bespreek wat er verandert en of er aanvullende aanpassingen nodig zijn op hun werkplek.
  • Deel plattegronden en routebeschrijvingen. Stuur vóór de verhuizing een plattegrond van het nieuwe pand mee, inclusief de locatie van liften, toegankelijke toiletten, nooduitgangen en parkeerplaatsen.
  • Organiseer een rondleiding vóór de verhuisdatum. Laat medewerkers alvast kennismaken met de nieuwe locatie. Dit is zeker nuttig voor medewerkers die met een beperking te maken hebben en de route willen verkennen.
  • Wijs een aanspreekpunt aan. Zorg dat medewerkers weten bij wie ze terechtkunnen met vragen over toegankelijkheid of aanpassingen op de nieuwe werkplek.
  • Evalueer na de verhuizing. Plan een korte check-in in de eerste weken na de verhuizing om te horen of de toegankelijkheid in de praktijk werkt zoals verwacht. Kleine aanpassingen zijn dan nog relatief eenvoudig door te voeren.

Een bedrijfsverhuizing is al een intensief traject. Door toegankelijkheid expliciet op te nemen in je communicatieplan, voorkom je dat medewerkers zich overvallen voelen door wijzigingen die direct impact hebben op hun dagelijks functioneren. Bij Van der Ent Group helpen we je als zakelijke verhuispartner om dit soort zaken goed te organiseren, van de eerste planning tot de nazorg op de nieuwe locatie. Wil je weten wat wij voor jouw verhuizing kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op en we denken graag met je mee.

Gerelateerde artikelen