Contact opnemen

Hoe zorg je voor een goede werkplek voor medewerkers op de verhuisdag?

Christiaan van der Ent ·

Een goede werkplek op de verhuisdag begint met voorbereiding: zorg dat medewerkers vooraf weten wat ze zelf moeten inpakken, dat de nieuwe locatie technisch klaar is, en dat er een duidelijk communicatieplan ligt. Zo houd je de verstoring van de werkdag zo klein mogelijk. De vragen hieronder helpen je stap voor stap om de verhuisdag goed te organiseren, van de aanloop tot de eerste werkdag op de nieuwe locatie.

Wat kunnen medewerkers zelf doen vóór de verhuisdag?

Medewerkers kunnen de verhuisdag aanzienlijk soepeler laten verlopen door hun eigen werkplek vooraf goed voor te bereiden. Denk aan het inpakken van persoonlijke spullen, het labelen van dozen, het digitaliseren van losse papieren en het opruimen van bureaulades. Hoe minder rommel er op de verhuisdag staat, hoe sneller het verhuisteam kan werken.

Geef medewerkers bij voorkeur een week van tevoren een duidelijke checklist. Zet daarop minimaal de volgende punten:

  • Persoonlijke spullen van het bureau inpakken in een eigen doos of tas
  • Digitale bestanden opslaan in de cloud of op een gedeelde schijf
  • Dozen en kratten labelen met naam, afdeling en bestemming op de nieuwe locatie
  • Kasten en lades leegmaken zodat het meubilair veilig verplaatst kan worden
  • Apparatuur zoals laptops en monitoren losmaken van kabels en apart verpakken

Medewerkers die dit vooraf goed regelen, hoeven op de verhuisdag zelf niets meer te improviseren. Dat scheelt stress aan alle kanten. Bovendien voorkomt het schade aan spullen die anders onverpakt worden meegenomen.

Hoe zorg je dat medewerkers op de verhuisdag toch productief blijven?

Volledige productiviteit op de verhuisdag zelf is niet realistisch, maar je kunt de impact op het werk beperken door slim te plannen. Laat een deel van het team op afstand werken, plan de verhuizing op een dag met weinig klantafspraken, of faseer de verhuizing over meerdere dagen zodat niet iedereen tegelijk wordt verstoord.

Praktische maatregelen die helpen:

  • Thuiswerken: Medewerkers die niet direct betrokken zijn bij de fysieke verhuizing werken die dag thuis. Zo blijft de bedrijfscontinuïteit gewaarborgd.
  • Gefaseerde aanpak: Verhuis afdeling voor afdeling, zodat niet het hele bedrijf tegelijk stilstaat.
  • Tijdelijke werkplekken: Richt een tijdelijke werkruimte in op de nieuwe locatie, zodat mensen direct na aankomst kunnen doorwerken.
  • Duidelijke verwachtingen: Communiceer vooraf dat de verhuisdag een bijzondere dag is. Medewerkers die weten dat de productiviteit die dag lager ligt, ervaren minder stress.

Accepteer dat de verhuisdag een investering is. Een goed georganiseerde verhuizing kost één dag, een slecht georganiseerde kan weken doorwerken in frustratie en productiviteitsverlies.

Welke technische voorzieningen moeten klaarstaan op de nieuwe locatie?

Op de eerste werkdag op de nieuwe locatie moeten internet, netwerk, telefonie en toegang tot systemen direct werken. Medewerkers die aankomen op een plek zonder wifi of zonder toegang tot hun bestanden, verliezen kostbare tijd. Zorg dat de IT-afdeling of een externe IT-partner de technische inrichting afrondt vóór de verhuisdag, niet erna.

Maak vooraf een technische checklist en loop deze punt voor punt af:

  • Internetverbinding en wifi getest op alle verdiepingen en werkplekken
  • Netwerkkabels en serverruimte ingericht en operationeel
  • Telefonie en VoIP-systemen geconfigureerd en getest
  • Toegangspassen of sleutels aangemaakt voor alle medewerkers
  • Printers, scanners en andere gedeelde apparatuur aangesloten en werkend
  • Werkplekken voorzien van de juiste hardware, inclusief monitoren en toetsenborden

Kabelmanagement verdient extra aandacht. Loshangende kabels zorgen voor onveilige situaties en een rommelige eerste indruk. Laat kabels tijdens de verhuizing professioneel wegwerken, zodat medewerkers op dag één direct aan de slag kunnen zonder struikelblokken, letterlijk en figuurlijk.

Hoe communiceer je de verhuisplanning duidelijk naar je team?

Communiceer de verhuisplanning zo vroeg mogelijk, in meerdere rondes en via meerdere kanalen. Medewerkers die tijdig weten wat er van hen verwacht wordt, zijn beter voorbereid en minder gestrest. Eén e-mail een week van tevoren is niet genoeg; plan een kick-off, stuur updates en zorg voor een centraal aanspreekpunt.

Een effectieve communicatieaanpak ziet er zo uit:

  1. Aankondiging (4 tot 6 weken voor de verhuizing): Informeer het team over de datum, de nieuwe locatie en de grote lijnen van het plan.
  2. Praktische informatie (2 weken voor de verhuizing): Stuur een checklist met wat medewerkers zelf moeten doen en wanneer.
  3. Herinnering (3 dagen voor de verhuizing): Bevestig de planning, beantwoord openstaande vragen en geef een overzicht van de dag zelf.
  4. Dag-van-update: Zorg dat er iemand aanspreekbaar is op de nieuwe locatie die vragen beantwoordt en medewerkers wegwijs maakt.

Benoem een interne verhuiscoördinator die als eerste aanspreekpunt fungeert. Dat voorkomt dat iedereen met vragen naar de directie loopt, en zorgt voor één consistente bron van informatie.

Wat doet een professioneel verhuisbedrijf om medewerkers te ontzorgen?

Een professioneel verhuisbedrijf neemt de logistieke en praktische last volledig uit handen, zodat medewerkers zich kunnen richten op hun werk en niet op het sjouwen van dozen. Van het inpakken en labelen tot het opbouwen van meubilair op de nieuwe locatie: een goed verhuisteam regelt het van begin tot eind.

Bij een zakelijke bedrijfsverhuizing werken wij met een strakke projectplanning die continu wordt bewaakt door een vaste projectmanager. Die projectmanager is het directe aanspreekpunt voor de facilitair manager of office manager, zodat er geen ruis ontstaat in de communicatie. Alles wordt vooraf afgestemd, van de volgorde van de verhuizing tot de opbouw van werkplekken op de nieuwe locatie.

Wat je van ons mag verwachten:

  • Een uitgebreide verhuischecklist op maat, zodat niets wordt vergeten
  • Professioneel inpakken van kwetsbare apparatuur en kantoormeubilair
  • Kabelmanagement en IT-ondersteuning tijdens de verhuizing
  • Handymanservice voor montage, ophangen en kleine klussen op de nieuwe locatie
  • Duurzame verhuismaterialen die voor 98% worden hergebruikt
  • Transport met elektrische vrachtwagens waar mogelijk, als onderdeel van onze duurzame aanpak

Met meer dan 100 jaar ervaring en het predicaat Hofleverancier des Koningshuizes weten wij wat een zakelijke verhuizing vraagt. Wij zijn lid van Top Movers Nederland en beschikken over ISO 9001 en ISO 14001-certificeringen, zodat kwaliteit en duurzaamheid geen loze beloften zijn maar aantoonbare standaarden. Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op en we denken graag met je mee.

Gerelateerde artikelen