Contact opnemen

Wat zijn de aandachtspunten bij een bedrijfsverhuizing in de zomer?

Christiaan van der Ent ·

Bij een bedrijfsverhuizing in de zomer zijn de belangrijkste aandachtspunten: vroeg plannen (minimaal drie tot zes maanden van tevoren), rekening houden met het vakantierooster van medewerkers, hittegevoelige apparatuur beschermen, en zorgen dat de bedrijfscontinuïteit gewaarborgd blijft. De zomer lijkt een rustige periode, maar verhuisbedrijven zijn dan juist drukbezet en de beschikbaarheid van medewerkers is beperkter dan je denkt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over zomerverhuizingen, van planning tot duurzame keuzes.

Waarom is de zomer een drukke periode voor bedrijfsverhuizingen?

De zomer is de drukste periode voor bedrijfsverhuizingen omdat veel organisaties de zomervakantie gebruiken als natuurlijk omslagpunt. Medewerkers zijn weg, kantoren staan leeg en de operationele verstoring is minimaal. Dat maakt juli en augustus aantrekkelijk voor een verhuizing, maar precies om die reden is de vraag naar professionele verhuisbedrijven in die maanden het grootst.

Bedrijven in de petrochemische industrie en de Rotterdamse haven plannen verhuizingen vaak strategisch rondom stilstandsperiodes en onderhoudsstops, die regelmatig in de zomer vallen. Ook scholen en zorginstellingen kiezen bewust voor de zomervakantie om leerlingen en patiënten zo min mogelijk te hinderen. Het gevolg: verhuisbedrijven zijn volgeboekt, prijzen liggen hoger en de keuze voor een goede datum is beperkter.

Wie pas in mei of juni begint met plannen voor een zomerverhuizing, merkt al snel dat de beste datums bezet zijn. De zomer biedt logistieke voordelen, maar vraagt om een vroege start.

Welke planningsfouten maken bedrijven het vaakst bij een zomerverhuizing?

De meest gemaakte planningsfout bij een zomerverhuizing is te laat beginnen. Bedrijven onderschatten hoe snel de agenda van een professioneel verhuisbedrijf volloopt in de zomermaanden. Andere veelvoorkomende fouten zijn: geen rekening houden met vakantieroosters, IT-migratie vergeten in de planning, en onvoldoende communiceren met medewerkers over de nieuwe situatie.

Hier zijn de fouten die we het vaakst zien:

  • Te laat boeken: Wie in april begint, vindt in de zomer nog een goede plek. Wie in juni begint, vist vaak achter het net.
  • Vakantieroosters negeren: Als de helft van je team op vakantie is op de verhuisdag, heb je een probleem. Zorg dat er altijd voldoende interne coördinatie beschikbaar is.
  • IT en bekabeling vergeten: De fysieke verhuizing gaat snel, maar servers, bekabeling en werkplekken opzetten kost meer tijd dan verwacht. Plan dit apart in.
  • Geen duidelijke communicatie naar medewerkers: Mensen willen weten waar hun spullen terechtkomen, hoe de nieuwe werkplek eruitziet en wanneer ze weer normaal kunnen werken.
  • Geen buffer inbouwen: Hitte, verkeer en onverwachte omstandigheden kunnen de verhuisdag vertragen. Plan altijd een dag extra in als buffer.

Hoe vroeg moet je beginnen met de voorbereiding van een zomerverhuizing?

Voor een zomerverhuizing begin je het beste drie tot zes maanden van tevoren met de voorbereiding. Dat betekent dat je voor een verhuizing in juli of augustus al in januari of februari moet starten met oriënteren, offertes aanvragen en een verhuisbedrijf reserveren. Hoe groter de organisatie, hoe meer tijd je nodig hebt.

Een goede voorbereiding bestaat uit meerdere fases:

  1. Drie tot zes maanden voor de verhuizing: Inventariseer wat er mee moet, wat weg kan en wat je wilt hergebruiken of doneren. Maak een eerste projectplanning en vraag offertes aan bij gecertificeerde verhuisbedrijven.
  2. Twee tot drie maanden voor de verhuizing: Bevestig de verhuisdatum, stel een verhuiscoördinator aan binnen je organisatie en informeer medewerkers. Regel ook de nieuwe werkplekindeling en eventuele bouwkundige aanpassingen in het nieuwe pand.
  3. Vier tot zes weken voor de verhuizing: Zorg dat IT, telecom en facilitaire diensten op de hoogte zijn. Maak een verhuischecklist per afdeling en pak archief en minder gebruikte spullen alvast in.
  4. Een week voor de verhuizing: Definitieve briefing aan medewerkers, labelen van dozen en meubilair, en een eindcheck met het verhuisbedrijf.

Een strakke projectplanning die continu bewaakt wordt, voorkomt dat zaken tussen wal en schip vallen. Goede verhuisbedrijven helpen je hierbij met een vaste projectmanager die de regie voert.

Wat zijn de logistieke aandachtspunten op de verhuisdag zelf?

Op de verhuisdag zelf zijn de belangrijkste logistieke aandachtspunten: duidelijke labeling van alle dozen en meubilair, een vaste aanspreekpersoon op beide locaties, heldere rijroutes voor verhuiswagens en speciale aandacht voor hittegevoelige apparatuur en materialen. In de zomer komen daar ook praktische zaken bij zoals hitte, zonlicht en de gezondheid van het verhuisteam.

Hitte en apparatuur

Elektronische apparatuur, servers en gevoelige meetinstrumenten verdragen extreme temperaturen slecht. Zorg dat deze apparatuur niet in een ongekoelde vrachtwagen staat te bakken tijdens een warme zomerdag. Plan het transport van gevoelige apparatuur vroeg in de ochtend of gebruik klimaatgecontroleerd transport als dat nodig is.

Coördinatie op locatie

Wijs één vaste contactpersoon aan op de vertreklocatie en één op de aankomstlocatie. Die personen zijn het aanspreekpunt voor het verhuisteam en weten precies wat waar naartoe moet. Zonder die coördinatie gaat er onvermijdelijk iets mis, zeker bij grotere verhuizingen. Zorg ook dat parkeerplekken voor de verhuiswagens zijn gereserveerd en dat liften beschikbaar zijn.

Hoe minimaliseer je bedrijfsonderbreking tijdens een zomerverhuizing?

Je minimaliseert bedrijfsonderbreking tijdens een zomerverhuizing door de verhuizing te faseren, medewerkers op afstand te laten werken tijdens de verhuisdag en kritieke systemen als laatste te verplaatsen. Een goede fasering zorgt ervoor dat nooit het hele bedrijf tegelijk stilstaat.

Praktische manieren om de onderbreking te beperken:

  • Faseer de verhuizing: Verplaats afdeling voor afdeling in plaats van alles in één keer. Zo blijft een deel van de organisatie altijd operationeel.
  • Kies een verhuisdag strategisch: Een vrijdag of een dag voor een feestdag geeft je het weekend om de nieuwe werkplek in te richten voordat iedereen maandag weer aan het werk gaat.
  • Zet remote werken in: Laat medewerkers op de verhuisdag thuiswerken, zodat zij geen hinder ondervinden en het verhuisteam alle ruimte heeft.
  • Test IT voor de verhuizing: Zorg dat servers, netwerk en werkplekken al getest zijn in het nieuwe pand voordat de eerste medewerker aankomt.
  • Communiceer duidelijk: Informeer klanten en leveranciers op tijd over de verhuizing, zodat zij weten dat er mogelijk een korte vertraging in de bereikbaarheid is.

Welke duurzame keuzes kun je maken bij een bedrijfsverhuizing?

Bij een bedrijfsverhuizing kun je duurzame keuzes maken door te kiezen voor emissievrij transport, kantoormeubilair te hergebruiken of te laten revitaliseren, verpakkingsmateriaal te gebruiken dat recyclebaar is en een verhuisbedrijf te selecteren dat aantoonbaar werkt aan CO2-reductie. Voor organisaties die vallen onder CSRD-regelgeving is dit niet alleen een bewuste keuze, maar ook een rapportageverplichting.

Concrete duurzame opties bij een bedrijfsverhuizing:

  • Emissievrij transport: Kies voor een verhuisbedrijf dat rijdt met elektrische vrachtwagens voor de last mile. Dit reduceert de uitstoot direct en is aantoonbaar voor je duurzaamheidsrapportage.
  • Hergebruik van meubilair: Via een meubelpaspoort kun je in kaart brengen welk meubilair hergebruikt kan worden, wat gerevitaliseerd kan worden en wat verantwoord afgevoerd moet worden. Dit voorkomt onnodig afval en bespaart kosten.
  • Recyclebaar verpakkingsmateriaal: Verhuisboxen van recyclebaar ABS-kunststof met een lange levensduur zijn een stuk beter dan eenmalig karton. Vraag hier specifiek naar bij je verhuisbedrijf.
  • Circulaire aanpak: Via initiatieven zoals Circular Connect kun je meubilair een tweede kans geven en grondstoffen slim recyclen in plaats van ze te storten.
  • Opslag met duurzaamheidslabel: Als je tijdelijk spullen wilt opslaan, kies dan voor een opslaglocatie met een hoge duurzaamheidsclassificatie.

Een duurzame bedrijfsverhuizing vraagt om een partner die verder denkt dan het verplaatsen van dozen. Bij een zakelijke bedrijfsverhuizing met Van der Ent Group zijn duurzaamheid en circulariteit geen extra’s, maar vaste onderdelen van de aanpak. Als erkend zakelijk verhuisbedrijf met meer dan 100 jaar ervaring, ISO 14001-certificering en een eigen wagenpark met elektrisch transport helpen wij je om de verhuizing zo soepel en verantwoord mogelijk te laten verlopen. Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact op en we reageren binnen 24 uur.


Veelgestelde vragen

Wat kost een bedrijfsverhuizing in de zomer gemiddeld meer dan buiten het hoogseizoen?

In de zomermaanden liggen de tarieven van verhuisbedrijven doorgaans 15 tot 30% hoger dan buiten het hoogseizoen, simpelweg omdat de vraag het aanbod overstijgt. Bovendien kunnen last-minute boekingen in juli of augustus nog duurder uitvallen door de beperkte beschikbaarheid. Door vroeg te boeken — bij voorkeur drie tot zes maanden van tevoren — kun je vaak nog profiteren van reguliere tarieven en heb je meer onderhandelingsruimte.

Hoe ga ik om met medewerkers die op vakantie zijn tijdens de verhuizing?

Stel vooraf een duidelijk verhuisprotocol op waarbij elke medewerker — ook degenen die afwezig zijn — verantwoordelijk is voor het inpakken en labelen van zijn of haar eigen werkplek vóór de vakantie begint. Wijs per afdeling een contactpersoon aan die bereikbaar is op de verhuisdag, en zorg dat de verhuiscoördinator een overzicht heeft van wie wat bezit. Communiceer ook na de verhuizing duidelijk, zodat terugkerende medewerkers direct weten waar hun spullen zich bevinden en hoe de nieuwe werkplek is ingericht.

Welke apparatuur heeft speciale behandeling nodig tijdens een zomerverhuizing?

Servers, netwerkapparatuur, medische apparaten, laboratoriummateriaal en precisie-instrumenten zijn het meest kwetsbaar bij hoge temperaturen en moeten altijd in klimaatgecontroleerd transport worden verplaatst. Maar ook gewone kantoorapparatuur zoals printers, monitoren en laptops kunnen beschadigen als ze langdurig in een hete vrachtwagen staan. Spreek dit expliciet af met je verhuisbedrijf en plan het transport van gevoelige apparatuur bij voorkeur vroeg in de ochtend, wanneer de temperaturen nog laag zijn.

Moet ik klanten en leveranciers op de hoogte stellen van de verhuizing, en zo ja, hoe vroeg?

Ja, informeer klanten en leveranciers minimaal twee tot vier weken voor de verhuisdatum, afhankelijk van hoe afhankelijk zij zijn van jouw bereikbaarheid of leveringen. Stuur een duidelijke communicatie met het nieuwe adres, de verwachte periode van beperkte bereikbaarheid en een alternatief contactpunt voor urgente zaken. Vergeet ook niet om je adresgegevens tijdig te updaten bij de Kamer van Koophandel, op je website, in je e-mailhandtekening en op Google Bedrijfsprofiel.

Hoe zorg ik ervoor dat medewerkers snel productief zijn op de nieuwe locatie?

De sleutel is een volledig werkende IT-infrastructuur vóór de eerste werkdag op de nieuwe locatie: netwerk, werkplekken, telefonie en toegangspassen moeten allemaal getest en operationeel zijn voordat medewerkers aankomen. Organiseer een korte rondleiding of stuur een plattegrond van de nieuwe werkplek vooraf, zodat iedereen weet waar vergaderzalen, toiletten en faciliteiten zich bevinden. Een vlotte eerste werkdag op de nieuwe locatie heeft een grote impact op hoe medewerkers de verhuizing ervaren.

Is het verstandig om tijdens een bedrijfsverhuizing ook direct het kantoor te herinrichten of te verduurzamen?

Een verhuizing is bij uitstek het moment om kritisch naar je kantoorinrichting te kijken: wat neem je mee, wat laat je achter en wat vervang je door duurzamere of ergonomisch betere alternatieven? Via een meubelpaspoort kun je precies in kaart brengen welk meubilair nog bruikbaar is, wat gerevitaliseerd kan worden en wat circulair afgevoerd moet worden. Zo voorkom je dat je onnodig nieuw meubilair aanschaft én lever je een aantoonbare bijdrage aan je duurzaamheidsdoelstellingen.

Wat moet ik doen als de verhuizing uitloopt en het nieuwe kantoor niet op tijd klaar is?

Bouw altijd een buffer in je planning en zorg dat je tijdelijke opslagmogelijkheden hebt geregeld voordat de verhuizing begint — een professioneel verhuisbedrijf kan hierin voorzien met flexibele opslagoplossingen. Spreek ook vooraf met je verhuurder of aannemer duidelijke opleverdeadlines af en leg deze contractueel vast. Als remote werken mogelijk is, kan dat een goede tijdelijke oplossing zijn terwijl de laatste werkzaamheden in het nieuwe pand worden afgerond.

Gerelateerde artikelen