Voor je CSRD-verslag vraag je bij een verhuisbedrijf specifiek om: CO2-uitstoot per transport (scope 1, 2 en 3), brandstofverbruik, het percentage hergebruikt of gerecycled materiaal, en eventuele certificeringen zoals ISO 14001 of EPV. Dit zijn de gegevens die auditors en toezichthouders verwachten als je zakelijke verhuizingen wilt meenemen in je duurzaamheidsrapportage. Hieronder vind je een praktische checklist met de juiste vragen per onderdeel.

Welke duurzaamheidsinformatie is een verhuisbedrijf verplicht bij te houden?

Een verhuisbedrijf is niet automatisch wettelijk verplicht om duurzaamheidsdata bij te houden, tenzij het zelf onder de CSRD valt. Maar als het bedrijf ISO 14001-gecertificeerd is of werkt met de CO2-prestatieladder, dan legt het wel degelijk milieuprestaties vast. Die data zijn voor jou als opdrachtgever direct bruikbaar voor je eigen CSRD-rapportage.

In de praktijk betekent dit dat een professioneel verhuisbedrijf minimaal het volgende zou moeten kunnen aanleveren:

Brandstofverbruik per rit of per project
Type voertuigen en bijbehorende emissieklasse (Euro-norm)
Percentage hergebruikt verpakkingsmateriaal
Afvalstromen en recyclingpercentages
Eventuele CO2-compensatiemaatregelen

Bedrijven die werken met de CO2-prestatieladder zijn gewend om deze gegevens systematisch bij te houden en extern te laten toetsen. Dat maakt ze betrouwbaardere partners voor organisaties die CSRD-verantwoording moeten afleggen.

Welke CO2-gegevens moet je concreet opvragen bij een verhuisbedrijf?

Voor CSRD-management vraag je bij een verhuisbedrijf minimaal de CO2-uitstoot op, uitgedrukt in kilogram CO2-equivalent per transport of per project, uitgesplitst naar scope 1 (directe uitstoot van het wagenpark) en scope 3 (indirecte uitstoot in de keten). Vraag ook of het bedrijf elektrisch of emissievrij rijdt, want dat heeft directe invloed op je rapportage.

Concreet betekent dit dat je de volgende vragen stelt:

Kunnen jullie een CO2-rapportage per verhuisproject aanleveren?
Welke emissieklasse hebben jullie voertuigen (Euro 6, elektrisch)?
Wordt de uitstoot berekend via een erkende methode (zoals het GHG Protocol)?
Rijden jullie al (deels) emissievrij? Zo ja, op welke routes?
Werken jullie met de CO2-prestatieladder of een vergelijkbaar systeem?

Hoe specifieker de data die het verhuisbedrijf kan aanleveren, hoe makkelijker jij die kunt opnemen in je eigen scope 3-rapportage. Verhuizingen vallen namelijk onder de indirecte emissies van je organisatie, ook al voer je ze maar één keer in de vijf jaar uit.

Hoe verwerk je verhuisdata in je CSRD-rapportage?

Verhuisdata verwerk je in je CSRD-rapportage als onderdeel van scope 3, categorie 1 (ingekochte goederen en diensten) of categorie 13 (downstream geleasede activa), afhankelijk van de aard van de verhuizing. Je neemt de CO2-uitstoot op die het verhuisbedrijf heeft aangeleverd, koppelt die aan het specifieke project, en rapporteert die als indirecte emissie.

Praktisch gezien doe je dit in drie stappen:

Verzamel de projectdata: Datum, locaties, volume en type transport.
Vraag een emissieoverzicht op: Bij voorkeur in kg CO2-equivalent, opgesteld door het verhuisbedrijf op basis van hun brandstofverbruik of elektrisch verbruik.
Verwerk de data in je ESG-systeem: Koppel het aan het juiste scope 3-onderdeel en documenteer de berekeningsbasis voor de auditor.

Belangrijk: zorg dat het verhuisbedrijf de berekeningsbasis duidelijk maakt. “We rijden duurzaam” is geen bruikbare data. Je hebt getallen nodig die herleidbaar zijn tot een erkende meetmethode. Vraag ook of het bedrijf bereid is een verklaring of bijlage aan te leveren die je bij je rapportage kunt voegen.

Wat zegt een ISO- of EPV-certificering over de duurzaamheid van een verhuisbedrijf?

Een ISO 14001-certificering toont aan dat een verhuisbedrijf een actief milieumanagementsysteem heeft: het bedrijf meet zijn milieuprestaties, stelt doelen, en laat zich extern toetsen. Een EPV-certificering (Erkend Projectverhuizer) zegt meer over kwaliteit en vakmanschap, maar gecombineerd met ISO 14001 geeft het een goed beeld van een professionele, gecontroleerde organisatie.

Voor CSRD-management is ISO 14001 het meest relevant, omdat het direct verwijst naar milieuprestaties en continue verbetering. Bedrijven met dit certificaat zijn gewend om te rapporteren over energie, afval en uitstoot. Dat maakt de kans groter dat ze ook voor jouw project bruikbare data kunnen aanleveren.

Andere certificeringen die relevant zijn om op te letten:

CO2-prestatieladder: Erkend systeem voor het meten en reduceren van CO2-uitstoot
ISO 9001: Kwaliteitsmanagement, minder direct relevant voor duurzaamheid maar wel een teken van professionaliteit
VCA: Veiligheid op de werkvloer, relevant voor complexe projectverhuizingen

Vraag altijd om een actueel certificaat. Certificeringen verlopen en een verlopen certificaat biedt geen garantie meer.

Wat zijn rode vlaggen als een verhuisbedrijf geen duurzaamheidsdata kan leveren?

Als een verhuisbedrijf geen CO2-data, geen certificeringen en geen inzicht in zijn milieuprestaties kan aanleveren, is dat een duidelijk signaal dat duurzaamheid geen serieus onderdeel is van de bedrijfsvoering. Voor organisaties die CSRD-verantwoording moeten afleggen, is dit een concreet probleem: je kunt de verhuizing dan niet onderbouwen in je rapportage.

Let op de volgende signalen:

Het bedrijf kan geen CO2-uitstoot per project berekenen
Er zijn geen actuele ISO 14001- of vergelijkbare certificaten beschikbaar
Duurzaamheidsclaims zijn vaag (“we doen ons best”) zonder meetbare onderbouwing
Er is geen beleid voor hergebruik van verpakkingsmateriaal
Het bedrijf werkt uitsluitend met oudere dieselvoertuigen zonder plan voor verduurzaming

Een verhuisbedrijf dat niet transparant is over zijn milieuprestaties, maakt het jou als opdrachtgever moeilijker om compliant te zijn. Dat is een risico dat je bij een aanbesteding of raamcontract liever vermijdt.

Welke vragen stel je aan een verhuisbedrijf vóór een aanbesteding?

Vóór een aanbesteding stel je aan een verhuisbedrijf gerichte vragen over CO2-rapportage, certificeringen, hergebruik van materialen en de beschikbaarheid van duurzaamheidsdocumentatie. Dit geeft je niet alleen inzicht in hun milieuprestaties, maar ook in hun bereidheid om transparant samen te werken aan jouw CSRD-doelstellingen.

Gebruik deze vragen als basis voor je uitvraag:

Kunnen jullie een CO2-rapportage per project aanleveren, uitgedrukt in kg CO2-equivalent?
Welke certificeringen hebben jullie op het gebied van milieu en kwaliteit (ISO 14001, EPV, VCA)?
Werken jullie met de CO2-prestatieladder of een vergelijkbaar systeem?
Welk percentage van jullie wagenpark rijdt elektrisch of emissievrij?
Hoe gaan jullie om met hergebruik van verpakkingsmateriaal en kantoormeubilair?
Kunnen jullie een meubelpaspoort aanleveren voor inzicht in de levensduur van meubilair?
Zijn jullie bereid om duurzaamheidsdocumentatie aan te leveren die bruikbaar is voor onze CSRD-rapportage?
Hoe rapporteren jullie over social return en maatschappelijke betrokkenheid?

Een verhuisbedrijf dat deze vragen snel en concreet kan beantwoorden, heeft duurzaamheid serieus ingebed in zijn organisatie. Dat is precies wat je nodig hebt als je verantwoording moet afleggen aan toezichthouders, aandeelhouders of interne stakeholders.

Wij helpen organisaties in Zuid-Holland en daarbuiten met duurzame bedrijfsverhuizingen waarbij CO2-rapportage, een meubelpaspoort en CSRD-ondersteuning standaard onderdeel zijn van onze dienstverlening. Als zakelijke verhuispartner met ISO 14001-certificering, de CO2-prestatieladder en meer dan 100 jaar ervaring leveren wij de data die jij nodig hebt voor je rapportage. Wil je weten wat wij concreet voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact op en we denken graag met je mee.

Veelgestelde vragen

Wat als een verhuisbedrijf wel duurzaamheidsdata heeft, maar in een ander format dan wij gebruiken?

Vraag het verhuisbedrijf of ze de data kunnen aanleveren in kg CO2-equivalent op basis van een erkende methode zoals het GHG Protocol. Als het format afwijkt, kun je de gegevens vaak zelf omrekenen of laten omrekenen door je ESG-adviseur. Zorg dat je altijd de berekeningsbasis en de brongegevens (zoals brandstofverbruik in liters of kWh) ontvangt, zodat je auditor de cijfers zelfstandig kan verifiëren.

Hoe vaak moet je verhuisdata opnemen in je CSRD-rapportage als je maar zelden verhuist?

Verhuizingen hoeven alleen gerapporteerd te worden in het jaar waarin ze plaatsvinden, maar je bent wel verplicht ze mee te nemen als ze materieel zijn voor je scope 3-emissies. Ook een eenmalige verhuizing kan significant zijn, zeker bij grote kantoorverhuizingen met veel transport en materiaalstromen. Documenteer de data direct na de verhuizing, zodat je niets hoeft te reconstrueren bij de jaarlijkse rapportage.

Kunnen wij als organisatie zelf de CO2-uitstoot van een verhuizing berekenen als het verhuisbedrijf geen data levert?

Ja, dat is mogelijk, maar minder nauwkeurig. Je kunt gebruikmaken van emissiekengetallen van DEFRA, SKAO of de CO2-emissiefactoren van het Milieu Centraal om een schatting te maken op basis van het gereden aantal kilometers en het voertuigtype. Houd er rekening mee dat een zelfberekende schatting minder sterk staat bij een audit dan data aangeleverd door het verhuisbedrijf zelf. Gebruik dit dus alleen als noodoplossing en leg je aannames goed vast.

Wat is een meubelpaspoort en waarom is het relevant voor onze CSRD-rapportage?

Een meubelpaspoort is een document dat de herkomst, materiaalsamenstelling en restwaarde van kantoormeubilair vastlegt, zodat je de circulaire levenscyclus kunt aantonen. Voor CSRD is dit relevant omdat het inzicht geeft in de mate van circulariteit van je bedrijfsmiddelen, wat aansluit op de rapportagevereisten rondom resourcegebruik en afval. Vraag bij een verhuizing altijd of het verhuisbedrijf een meubelpaspoort kan opstellen of bijhouden, zodat je dit kunt gebruiken als onderbouwing in je rapportage.

Wat is de meest gemaakte fout bij het opnemen van verhuisdata in een CSRD-rapportage?

De meest gemaakte fout is het opnemen van vage of niet-herleidbare duurzaamheidsclaims van het verhuisbedrijf zonder onderliggende berekeningen. Uitspraken als ‘wij rijden duurzaam’ of ‘wij compenseren onze uitstoot’ zijn niet bruikbaar voor een auditor. Zorg altijd dat je beschikt over concrete cijfers, de gebruikte berekeningsmethode en bij voorkeur een ondertekende verklaring of bijlage van het verhuisbedrijf.

Hoe neem je duurzaamheidseisen voor verhuizingen op in een raamcontract of aanbesteding?

Verwerk duurzaamheidseisen als harde gunningscriteria of minimumvereisten in je programma van eisen, bijvoorbeeld door te vragen om een geldig ISO 14001-certificaat, aantoonbare CO2-rapportagecapaciteit en een minimumpercentage emissievrij wagenpark. Geef aan dat de winnende partij verplicht is om na elke verhuizing een CO2-rapportage aan te leveren die voldoet aan de GHG Protocol-standaard. Zo maak je duurzaamheid structureel onderdeel van de samenwerking en voorkom je discussies achteraf.

Is het verstandig om meerdere verhuisbedrijven te vergelijken op duurzaamheidsprestaties voordat je een keuze maakt?

Absoluut, en dat is ook de meest effectieve manier om te sturen op duurzaamheid in je inkoopketen. Vraag bij meerdere partijen dezelfde set vragen op, zoals CO2-uitstoot per project, certificeringen en het percentage emissievrij rijden, en vergelijk de antwoorden naast elkaar. Een verhuisbedrijf dat snel, transparant en concreet antwoordt, laat zien dat duurzaamheid echt ingebed is in de organisatie, en dat is precies het type leverancier dat bijdraagt aan een sterke scope 3-rapportage.

Checklist: welke duurzaamheidsdata vraag je op bij je verhuisbedrijf voor je CSRD-verslag?