You choose a reliable commercial moving company based on certification, transparency, sustainability, and demonstrable experience with office relocations. The right partner takes complete care of everything, from the initial inventory to the last box at the new workplace, without you as a facilities manager being surprised by additional costs or schedule overruns. In this article, we answer the most frequently asked questions when choosing a moving partner for your business relocation.

What certifications should a commercial moving company hold?

A serious commercial moving company holds at minimum the EPV recognition (Erkend Projectverhuizer), ISO 9001 for quality management, and ISO 14001 for environmental management. Additionally, VCA certification is important, especially for relocations in industrial environments such as the petrochemical sector or the Port of Rotterdam. These certifications are not a formality; they indicate that a company is systematically audited on quality, safety, and environmental performance.

Beyond statutory and sector-specific certifications, it is worthwhile to look at memberships of recognised industry networks. Membership of Top Movers Nederland, FIDI, or IAM points to an internationally accepted level of quality and a broad network for complex or cross-border assignments. For tenders, both public and private, these qualifications are often a hard selection requirement.

Always ask every moving company for proof of current certificates. Certifications expire and must be periodically reconfirmed. A company that cannot immediately provide certificates gives reason for doubt.

What questions should you ask a moving company before an office relocation?

Before an office relocation, ask at minimum these questions: How does the inventory and planning process work? Who is my dedicated point of contact? How do you handle IT equipment and sensitive documents? What are the agreements in case of delays or damage? And what sustainability measures do you include as standard? The answers quickly reveal whether a moving company truly works in a project-based manner or merely moves boxes.

Good moving companies work with a detailed moving checklist drawn up together with you. They identify concrete milestones, think along about the layout of the new location, and arrange matters such as handyman services and cable management. Also ask about their experience with your specific industry or type of premises, because a relocation in an active logistics centre requires different expertise than an office building in the city centre.

Finally, ask for references from comparable assignments. A moving company with demonstrable experience with organisations in your sector will more quickly anticipate the specific challenges that come with it.

What does a commercial relocation cost on average in the Netherlands?

The costs of a commercial relocation in the Netherlands vary considerably and depend on the number of workstations, the distance, the volume of inventory to be moved, and the services requested. A small office relocation of ten to fifty workstations typically starts at a few thousand euros, while larger relocations for a hundred or more employees can quickly run into the tens of thousands of euros.

The price is influenced by choices you make yourself. If you opt for an all-in approach including dismantling, transport, assembly, and IT connection, you pay more than if you only outsource transport. But purchasing individual services costs internal time and coordination, which also has a price. Timing also plays a role: relocating outside office hours or at weekends is more expensive, but prevents production downtime.

Be cautious with quotes that come in noticeably low. Commercial relocations require specialist knowledge, certified personnel, and the right resources. A price that is too low almost always means that corners are being cut somewhere — on insurance, on planning, or on capacity. Van der Ent deliberately competes on quality and certainty, not on the lowest price.

How does a facilities manager assess the sustainability of a moving company?

A facilities manager assesses the sustainability of a moving company based on concrete measures, not on fine words. Ask about the fleet: do they drive electric vehicles or do they at minimum meet the highest European environmental standards? Do they hold ISO 14001 certification? And can they support CSRD reporting or sustainability accountability towards your own stakeholders?

Specific indicators to look out for include the use of reusable moving materials instead of single-use cardboard, the availability of a furniture passport that maps office furniture for reuse, and involvement in circular initiatives such as Circular Connect. This network focuses on reusing office furniture and smartly recycling raw materials, which directly contributes to your own circularity objectives.

Sustainability in a relocation is also an internal accountability matter. An increasing number of organisations are bound by CSRD regulations and must report on the environmental impact of their activities. A moving company that can record CO2 emissions and demonstrate that it operates with low emissions helps you substantiate that reporting concretely.

What are the biggest risks in an office relocation and how do you prevent them?

The biggest risks in an office relocation are production downtime due to poor planning, damage to equipment or inventory, data loss due to careless IT relocation, and budget overruns due to unclear agreements. Each of these risks can be limited by starting early, drawing up a detailed plan, and working with a moving company that operates in a project-based manner.

Production downtime and planning

Production downtime is the most feared risk. Prevent this by scheduling the relocation outside office hours, choosing a phased approach for large organisations, and maintaining a clear timeline with buffers. A good moving company draws up a detailed moving checklist and actively monitors progress, so that you as a facilities manager do not have to coordinate everything yourself.

Damage and liability

Damage to furniture, equipment, or artwork is a real risk if there are no clear liability agreements. Always check whether the moving company is adequately insured for commercial assignments and ask about their method for packing and transporting sensitive or valuable items. Companies with experience in high-tech transport or moving lift service have the right resources to safely serve even hard-to-reach locations.

When is an all-in moving partner better than comparing individual quotes?

An all-in moving partner is better than comparing individual quotes as soon as the relocation involves more than pure transport. As soon as you also need dismantling, assembly, IT support, storage, or fit-out, coordinating multiple suppliers costs more time and energy than any potential cost saving delivers. One point of contact, one schedule, and one responsibility provide peace of mind and clarity.

For facilities managers, the time investment is a crucial argument. Comparing individual quotes, managing suppliers, and watching responsibility being passed back and forth in the event of problems consumes a great deal of internal capacity. A commercial moving partner that manages the entire process, including relocation management and facilities management, takes that burden entirely off your hands.

In addition, an all-in approach offers greater certainty about the end result. When one party is responsible for the entire relocation, including the timely handover of the new workplace, there is no room for discussion about who is liable for what. For organisations that also need temporary storage of inventory during the transition period, a full-service partner is moreover logistically more efficient than arranging separate storage solutions.

In short: compare individual quotes only if your relocation is simple and straightforward. For anything more complex, choose a partner that takes complete care of everything from start to finish.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik beginnen met het plannen van een zakelijke verhuizing?

Voor een kantoorverhuizing van gemiddelde omvang (25–100 werkplekken) is het verstandig om minimaal drie tot zes maanden van tevoren te beginnen. Grotere of complexere verhuizingen, zoals die in de industrie of bij meerdere locaties tegelijk, vragen soms wel een jaar voorbereiding. Vroeg beginnen geeft je de ruimte om meerdere verhuisbedrijven te vergelijken, een gedetailleerde inventarisatie te laten uitvoeren en de planning af te stemmen op drukke periodes binnen je organisatie.

Wat moet ik regelen met mijn IT-afdeling vóór de verhuizing?

Zorg vóór de verhuizing dat de IT-afdeling een volledige inventarisatie maakt van alle apparatuur, inclusief servers, werkstations en netwerkapparatuur, en dat er duidelijke afspraken zijn over wie verantwoordelijk is voor demontage, transport en herinstallatie. Bespreek ook de back-upstrategie: kritieke data moet veiliggesteld zijn vóórdat er ook maar één kabel losgetrokken wordt. Een verhuisbedrijf met ervaring in IT-begeleiding kan hierbij ondersteunen, maar de eindverantwoordelijkheid voor dataveiligheid ligt altijd bij jouw eigen IT-team.

Wat als mijn medewerkers weerstand hebben tegen de verhuizing?

Weerstand bij medewerkers is een van de meest onderschatte uitdagingen bij een kantoorverhuizing. Betrek medewerkers vroeg in het proces door hen te informeren over de planning, de reden voor de verhuizing en wat er voor hen verandert op de nieuwe werkplek. Praktische communicatie, zoals een duidelijke verhuistijdlijn en instructies over het inpakken van persoonlijke spullen, vermindert onzekerheid aanzienlijk. Een soepel verlopen verhuisdag, waarbij alles goed geregeld is, draagt direct bij aan een positief gevoel bij de nieuwe locatie.

Kan een zakelijk verhuisbedrijf ook helpen bij het afstoten van overtollig meubilair?

Ja, veel full-service verhuisbedrijven bieden aanvullende diensten aan voor het afstoten, hergebruiken of recyclen van overtollig kantoormeubilair. Denk aan doorverwijzing naar circulaire netwerken zoals Circular Connect, waarbij meubilair een tweede leven krijgt in plaats van naar de afvalstroom te gaan. Dit is niet alleen duurzamer, maar kan ook bijdragen aan je CSRD-rapportage. Vraag je verhuispartner expliciet naar deze mogelijkheden tijdens de inventarisatiefase, zodat het tijdig ingepland kan worden.

Hoe zorg ik dat de nieuwe werkplek direct operationeel is op de eerste werkdag?

De sleutel tot een operationele eerste werkdag is een gedetailleerde inrichtingsplanning die al vóór de verhuizing wordt vastgesteld, inclusief plattegronden per afdeling, labelafspraken voor dozen en meubilair, en duidelijke verantwoordelijkheden voor IT-aansluiting en facilitaire voorzieningen. Kies bij voorkeur voor een verhuizing in het weekend of buiten kantooruren, zodat de inrichting volledig afgerond kan worden vóór medewerkers arriveren. Een verhuisbedrijf dat ook handymanservices en kabelmanagement verzorgt, voorkomt dat je op maandagochtend nog met losse eindjes zit.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het vergelijken van offertes voor een bedrijfsverhuizing?

De meest gemaakte fout is het selecteren van de goedkoopste aanbieder zonder te controleren wat er precies in de offerte is opgenomen. Veel lage offertes excluderen zaken als demontage, montage, verzekering of het transport van IT-apparatuur, waardoor de uiteindelijke kosten alsnog oplopen. Vergelijk offertes altijd op basis van een identieke scope en vraag elk bedrijf expliciet wat er níet inbegrepen is. Let ook op de voorwaarden bij schade of vertraging, want juist daarin zit vaak het verschil tussen een betrouwbare partner en een aanbieder die enkel op prijs concurreert.

Is een zakelijke verhuizing aftrekbaar als bedrijfskosten?

In de meeste gevallen zijn de kosten van een zakelijke verhuizing volledig aftrekbaar als bedrijfskosten, mits de verhuizing plaatsvindt in het kader van de bedrijfsvoering. Dit geldt voor transportkosten, inrichtingskosten en aanvullende diensten zoals opslag of handymanwerkzaamheden. Het is verstandig om alle facturen gespecificeerd te laten uitschrijven en de zakelijke noodzaak van de verhuizing te documenteren. Raadpleeg je accountant of fiscalist voor advies dat aansluit op jouw specifieke situatie en rechtsvorm.

The ultimate checklist for choosing a commercial moving company