Contact opnemen

Checklist: dit moet je regelen voor de IT en kabels bij een kantoorverhuizing

Christiaan van der Ent ·

Voor een kantoorverhuizing moet je de IT-infrastructuur als eerste regelen: inventariseer alle apparatuur, label alle kabels zorgvuldig, coördineer met je internetprovider voor aansluiting op de nieuwe locatie, en plan de verhuizing buiten kantooruren om bedrijfsuitval te beperken. Goed cable management voorkomt urenlang puzzelen bij heraansluiting en zorgt dat je medewerkers op dag één gewoon kunnen doorwerken. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over IT en kabels bij een kantoorverhuizing, van voorbereiding tot transport.

Wat moet je als eerste regelen voor de IT bij een kantoorverhuizing?

Het allereerste wat je regelt is een volledige IT-inventarisatie. Breng in kaart welke apparatuur je hebt, wie er verantwoordelijk voor is, en wat er naar de nieuwe locatie meegaat. Doe dit minimaal twee maanden voor de verhuisdatum, zodat je genoeg tijd hebt om aansluitingen, leveranciers en planning op elkaar af te stemmen.

Maak een lijst van alle hardware: servers, werkstations, laptops, printers, switches, routers en de telefooncentrale. Noteer per apparaat de locatie, gebruiker en eventuele bijzonderheden zoals garantie of gevoeligheid voor transport. Dit lijkt veel werk, maar het bespaart je later een hoop hoofdpijn.

Neem ook direct contact op met je internetprovider. Vraag of de aansluiting op de nieuwe locatie beschikbaar is op de gewenste datum en wat de levertijd is. Providers hebben soms weken nodig voor installatie. Als je dit te laat aanvraagt, zitten je medewerkers op de nieuwe locatie zonder internet.

Tot slot: zorg dat je een back-up hebt van alle data voordat er ook maar één kabel losgetrokken wordt. Dit geldt altijd, maar bij een verhuizing is het risico op schade of verlies groter dan normaal.

Hoe zorg je dat het netwerk op de nieuwe locatie direct werkt?

Het netwerk werkt op dag één als je de infrastructuur op de nieuwe locatie al vóór de verhuizing laat installeren en testen. Vraag een IT-specialist of je provider om de netwerkaansluitingen, switches en routers vooraf in te richten, zodat je alleen nog de werkstations hoeft aan te sluiten wanneer je aankomt.

Plan een zogenaamde “nulmeting” op de nieuwe locatie. Loop samen met je IT-verantwoordelijke door het pand en controleer: zijn er voldoende wandcontactdozen en netwerkaansluitingen per werkplek? Is de serverruimte of netwerkkast al aangelegd? Zijn er voldoende stroomgroepen?

Denk ook aan wifi-dekking. In een nieuw pand kunnen muren, vloeren en de indeling de signaalsterkte flink beïnvloeden. Laat vooraf een wifi-survey uitvoeren als je afhankelijk bent van draadloze verbindingen. Zo voorkom je dat bepaalde afdelingen op de eerste werkdag geen verbinding hebben.

Stel een “go-live checklist” op voor de IT op de verhuisdag zelf. Denk aan: internet actief, netwerk bereikbaar, printers online, telefonie werkend, toegangspassen geactiveerd. Iemand loopt deze lijst door voordat de medewerkers binnenkomen.

Hoe pak je het labelen en verplaatsen van kabels professioneel aan?

Professioneel cable management bij een verhuizing begint met het labelen van elke kabel aan beide uiteinden, nog voordat je ook maar iets loskoppelt. Gebruik een consistent systeem, bijvoorbeeld per werkplek of per apparaat, zodat iedereen begrijpt welke kabel waar naartoe gaat. Dit maakt heraansluiting op de nieuwe locatie een stuk sneller en foutlozer.

Gebruik kleurgecodeerde labels of labelprinters voor overzicht. Noteer op elk label: de naam van het apparaat, de poort, en de bestemming. Maak ook een eenvoudig overzicht of plattegrond waarop je ziet welke kabel bij welke werkplek hoort. Dit hoeft geen ingewikkeld document te zijn, een simpele foto van de bestaande situatie per werkplek werkt ook prima.

Kabels inpakken voor transport

Wikkel kabels losjes op en gebruik klittenband of kabelstrips om ze bij elkaar te houden. Gebruik geen elastiekjes, die kunnen de isolatie beschadigen bij langdurig gebruik. Stop kabels per werkplek of per apparaat in een aparte zak of doos, voorzien van hetzelfde label als de kabel zelf.

Kabelbeheer op de nieuwe locatie

Op de nieuwe locatie is dit het moment om meteen goed te beginnen. Leg kabels ordelijk weg met kabelgoten, kabelbinders of kabelmanagementpanelen. Een rommelige kabelinfrastructuur is niet alleen onprofessioneel, het maakt toekomstig onderhoud en uitbreidingen ook veel lastiger. Investeer in goed cable management nu, dan bespaar je jezelf werk bij de volgende wijziging.

Welke IT-apparatuur vraagt extra aandacht tijdens transport?

Servers, NAS-systemen en hightech werkstations vragen de meeste aandacht tijdens transport. Deze apparatuur is gevoelig voor schokken, trillingen en statische elektriciteit. Vervoer ze altijd in de originele verpakking of in speciaal antistatisch verpakkingsmateriaal, en zorg dat ze rechtop staan tijdens het transport.

Voor servers geldt dat je de harde schijven bij voorkeur apart vervoert als dat mogelijk is. Verwijder ze uit het systeem, verpak ze antistatisch en vervoer ze in een aparte, goed gecushioneerde doos. Dit verkleint het risico op dataverlies bij een stoot of val aanzienlijk.

Monitoren en schermen zijn kwetsbaar voor druk op het scherm. Verpak ze met beschermend schuim of bubbeltjesfolie aan de voorzijde en zet ze nooit plat neer tijdens transport. Zet ze ook niet gestapeld op elkaar, tenzij je zeker weet dat de verpakking daarvoor geschikt is.

De telefooncentrale en UPS-systemen (ononderbroken stroomvoorziening) zijn zwaar en bevatten accu’s. Controleer of de accu’s apart vervoerd moeten worden vanwege veiligheidsregels. Raadpleeg de handleiding of je leverancier als je hier niet zeker van bent.

Wanneer schakel je een professionele verhuizer in voor de IT-verhuizing?

Je schakelt een professionele verhuizer in zodra de IT-verhuizing meer omvat dan een paar werkstations. Bij servers, netwerkapparatuur, meerdere verdiepingen of krappe tijdsvensters is professionele ondersteuning geen luxe, maar een verstandige keuze. Een gecertificeerde verhuizer heeft de juiste materialen en werkwijze om gevoelige apparatuur veilig te verplaatsen.

Denk ook aan de aansprakelijkheid. Als een medewerker een server laat vallen, ben je zelf verantwoordelijk voor de schade. Een erkend verhuisbedrijf heeft verzekeringen en protocollen die dit risico afdekken. Dat geeft rust, zeker als het gaat om apparatuur met een hoge vervangingswaarde.

Vraag bij het selecteren van een verhuizer specifiek naar ervaring met IT-transport en cable management. Niet elk verhuisbedrijf heeft hier expertise in. Kijk ook naar certificeringen zoals VCA, ISO 9001 en het EPV-keurmerk (Erkend Projectverhuizer), want die geven aan dat een bedrijf aantoonbaar werkt volgens professionele normen.

Wat zijn de meest gemaakte fouten bij een IT-verhuizing?

De meest gemaakte fout bij een IT-verhuizing is te laat beginnen met de voorbereiding. Veel organisaties beginnen pas met plannen als de verhuisdatum al vaststaat, terwijl internetproviders, IT-leveranciers en installatietechnici weken tot maanden nodig hebben. Begin minimaal twee tot drie maanden van tevoren.

Andere veelgemaakte fouten zijn:

  • Geen back-up maken voor de verhuizing. Dit is de meest risicovolle fout. Zorg altijd voor een recente back-up van alle systemen en data.
  • Kabels niet labelen. Zonder labels ben je op de nieuwe locatie uren bezig met uitzoeken welke kabel waar naartoe gaat. Slecht cable management kost tijd en frustratie.
  • De internetaansluiting vergeten. Een nieuwe locatie heeft niet automatisch een werkende internetverbinding. Regel dit ruim van tevoren.
  • Medewerkers niet informeren. Vertel je team tijdig wat er gaat veranderen, wanneer systemen offline zijn en wanneer ze weer kunnen inloggen. Onduidelijkheid leidt tot chaos op de verhuisdag.
  • Geen testdag inplannen. Ga na de verhuizing, maar vóór de eerste werkdag, alle systemen langs. Controleer of alles werkt voordat medewerkers binnenlopen.

Een IT-verhuizing is een project op zich. Behandel het ook zo: met een planning, een verantwoordelijke, een checklist en een back-upplan als er iets misgaat.

Bij kantoorverhuizingen regelen wij bij Van der Ent Group de volledige verhuisregie, inclusief cable management en het veilig transport van gevoelige IT-apparatuur. Als erkend projectverhuizer met meer dan 100 jaar ervaring weten wij precies wat er komt kijken bij een professionele IT-verhuizing. Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact op en we denken graag met je mee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een gemiddelde IT-verhuizing van kantoor naar kantoor?

De daadwerkelijke verhuisdag duurt afhankelijk van de omvang van je IT-infrastructuur meestal één tot twee dagen, maar de volledige voorbereiding neemt twee tot drie maanden in beslag. Reken op extra tijd als je serverruimtes, uitgebreide netwerkkabels of veel werkplekken hebt. Plan de fysieke verhuizing altijd in het weekend of buiten kantooruren, zodat medewerkers op maandagochtend gewoon kunnen starten.

Wat doe je als het internet op de nieuwe locatie niet werkt op de eerste werkdag?

Zorg altijd voor een noodplan: regel een 4G/5G-router of mobiele hotspot als tijdelijke back-upverbinding, zodat medewerkers niet volledig stilliggen. Neem direct contact op met je internetprovider en houd het ticketnummer bij de hand. Het is ook verstandig om vooraf te controleren of kritieke applicaties cloudgebaseerd zijn en via mobiel internet bereikbaar, zodat de bedrijfscontinuïteit gewaarborgd blijft.

Moet je bij een kantoorverhuizing ook je IT-contracten en licenties updaten?

Ja, vergeet niet om je adresgegevens bij te werken bij softwareleveranciers, clouddiensten en hardwarefabrikanten, met name voor garantie- en supportcontracten. Sommige softwarelicenties zijn gebonden aan een specifiek IP-adres of locatie, wat problemen kan geven als je van provider of internetverbinding wisselt. Maak een lijst van alle actieve contracten en ga na welke een adres- of configuratiewijziging vereisen.

Is het slim om de IT-verhuizing te combineren met een upgrade van de apparatuur?

Een kantoorverhuizing is inderdaad een uitstekend moment om verouderde apparatuur te vervangen, omdat je de infrastructuur toch al volledig uit elkaar haalt en opnieuw opbouwt. Beoordeel vooraf welke hardware aan het einde van zijn levensduur zit en vervang dit bij voorkeur vóór de verhuizing, zodat je op de nieuwe locatie meteen met een frisse en toekomstbestendige setup begint. Houd er wel rekening mee dat nieuwe apparatuur extra installatietijd vraagt en plan dit in je tijdlijn.

Hoe communiceer je de IT-downtime zo effectief mogelijk naar medewerkers?

Stuur minimaal twee weken voor de verhuizing een duidelijke communicatie met de exacte tijdstippen waarop systemen offline gaan en wanneer ze weer beschikbaar zijn. Geef medewerkers praktische instructies, zoals welke bestanden ze lokaal moeten opslaan en welke tools ze tijdelijk niet kunnen gebruiken. Een korte update op de ochtend van de verhuisdag via e-mail of een berichtenapp houdt iedereen op de hoogte en voorkomt onnodige verwarring en helpdeskvragen.

Welke documenten en tekeningen heb je nodig van de nieuwe locatie voor een goede IT-planning?

Vraag bij de verhuurder of aannemer een actuele plattegrond op met de locaties van alle wandcontactdozen, netwerkaansluitpunten, stroomgroepen en de beoogde serverruimte. Op basis hiervan kan je IT-verantwoordelijke of -leverancier een bekabelingsplan en een werkplekindeling maken. Heb je deze tekeningen niet, plan dan zo snel mogelijk een bezoek aan de nieuwe locatie om dit zelf in kaart te brengen, want ontbrekende aansluitpunten zijn een van de meest voorkomende verrassingen op verhuisdag.

Hoe voorkom je dat gevoelige bedrijfsdata verloren gaat of in verkeerde handen valt tijdens de verhuizing?

Zorg voor een volledige, gecontroleerde back-up van alle systemen op een externe locatie of in de cloud vóórdat de eerste kabel losgetrokken wordt, en verifieer of de back-up daadwerkelijk herstelbaar is. Vervoer harde schijven en opslagmedia altijd in afgesloten, gelabelde dozen die uitsluitend door bevoegde medewerkers worden behandeld. Overweeg bij het weggooien van oude apparatuur een gecertificeerde datadestructiedienst in te schakelen, zodat bedrijfsgevoelige informatie niet via oud materiaal op straat belandt.

Gerelateerde artikelen