Contact opnemen

Hoe ga je om met archieven en documenten bij een bedrijfsverhuizing?

Christiaan van der Ent ·

Bij een bedrijfsverhuizing moet je archieven en documenten zorgvuldig sorteren, beveiligen en planmatig verplaatsen of opslaan. Sorteer eerst wat je wettelijk verplicht moet bewaren, wat je actief nodig hebt en wat je kunt vernietigen. Zo voorkom je onnodige verhuiskosten, verklein je het risico op verlies en zorg je dat medewerkers na de verhuizing direct verder kunnen werken. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over archieven en documenten bij een kantoorverhuizing.

Welke documenten moeten worden gesorteerd vóór een kantoorverhuizing?

Vóór een kantoorverhuizing sorteer je documenten in drie categorieën: documenten die je wettelijk verplicht moet bewaren, documenten die je actief gebruikt en documenten die je kunt vernietigen. Door dit onderscheid te maken vóór de verhuizing, verklein je het volume dat je meeneemt en bespaar je tijd en ruimte op de nieuwe locatie.

Begin met een inventarisatie per afdeling. Vraag medewerkers om hun eigen archiefkasten en digitale mappen door te lopen en te markeren wat actief is, wat archief is en wat weg kan. Dit klinkt als extra werk, maar het levert je na de verhuizing een veel overzichtelijkere werkplek op.

Maak daarna drie concrete stapels of digitale mappen:

  • Actief gebruik: documenten die je dagelijks of regelmatig nodig hebt en die meegaan naar de nieuwe locatie
  • Wettelijk archief: documenten die je verplicht moet bewaren, maar die je niet dagelijks gebruikt
  • Vernietigen: documenten waarvan de bewaartermijn is verstreken en die veilig vernietigd kunnen worden

Let op: documenten met persoonsgegevens mogen niet zomaar in de papiercontainer. Zorg voor gecertificeerde documentvernietiging, zodat je voldoet aan de AVG.

Hoe lang ben je verplicht bedrijfsdocumenten te bewaren?

De wettelijke bewaartermijn voor de meeste bedrijfsdocumenten in Nederland is zeven jaar. Dit geldt voor de fiscale bewaarplicht: facturen, offertes, contracten, loonadministratie en bankafschriften moeten minimaal zeven jaar bewaard worden. Voor onroerendgoedgerelateerde documenten geldt een termijn van tien jaar.

Naast de fiscale bewaarplicht zijn er ook andere wettelijke termijnen om rekening mee te houden:

  • Personeelsdossiers: twee jaar na uitdiensttreding (sommige onderdelen langer)
  • Pensioenadministratie: zeven jaar na afloop van de pensioenregeling
  • Arbeidsovereenkomsten: minimaal vijf jaar na beëindiging van het dienstverband
  • Jaarrekeningen: tien jaar
  • Medische dossiers (bij zorginstellingen): twintig jaar

Een bedrijfsverhuizing is een goed moment om de bewaartermijnen per documentsoort op een rij te zetten. Zo weet je precies wat je meeneemt, wat je in een archief opslaat en wat je veilig kunt laten vernietigen. Raadpleeg bij twijfel je accountant of juridisch adviseur voor documentcategorieën die specifiek zijn voor jouw sector.

Wat is de veiligste manier om fysieke archieven te verhuizen?

De veiligste manier om fysieke archieven te verhuizen is door ze genummerd en gelabeld te verpakken in afgesloten archiefdozen, met een bijbehorende inhoudsopgave. Zo weet je altijd wat er in welke doos zit, en kun je bij aankomst snel controleren of alles is aangekomen.

Volg deze stappen voor een veilig archieftransport:

  1. Gebruik stevige archiefdozen die specifiek bedoeld zijn voor documentopslag. Geen verhuisdozen van de supermarkt, want die zijn niet sterk genoeg voor zware ordners.
  2. Label elke doos met een uniek nummer, de afdeling en een korte omschrijving van de inhoud. Maak een digitale lijst die je koppelt aan de dooslabels.
  3. Sluit dozen af met tape en markeer vertrouwelijke inhoud duidelijk als “Vertrouwelijk” of “Confidentieel”.
  4. Transporteer archieven apart van kantoorinventaris. Zo verklein je de kans op beschadiging door zwaar meubilair.
  5. Controleer bij aankomst direct of alle dozen aanwezig zijn aan de hand van je inhoudsopgave.

Gaat het om gevoelige of juridisch relevante documenten? Overweeg dan transport met een bewakingsketen, waarbij je bijhoudt wie de dozen op welk moment heeft gehad. Dit is met name relevant voor notariële akten, aandeelhoudersregisters en vertrouwelijke personeelsdossiers.

Moet je archieven digitaliseren voor of na een verhuizing?

Digitaliseer archieven bij voorkeur vóór de verhuizing, niet erna. Wanneer je vóór de verhuizing digitaliseert, verklein je het fysieke volume dat je moet verplaatsen, heb je direct een digitale back-up en kun je na de verhuizing meteen productief zijn zonder een stapel dozen te hoeven uitzoeken.

Digitalisering vóór de verhuizing heeft nog een praktisch voordeel: je dwingt jezelf om het archief goed te sorteren. Documenten die je toch gaat inscannen, ga je automatisch beoordelen op relevantie. Wat niet de moeite waard is om te digitaliseren, hoeft ook niet mee te verhuizen.

Toch is digitalisering vóór de verhuizing niet altijd haalbaar. Als de verhuizing snel moet plaatsvinden of als het archief zeer omvangrijk is, is het verstandiger om eerst te verhuizen en daarna gestructureerd te digitaliseren. In dat geval is tijdelijke archiefopslag een goede tussenoplossing: je bewaart de dozen veilig op een externe locatie terwijl je de digitalisering plant.

Houd bij digitalisering rekening met de AVG: digitale documenten met persoonsgegevens moeten ook beveiligd worden opgeslagen, met toegangsbeheer en een retentiebeleid.

Hoe voorkom je dat documenten verloren gaan tijdens een bedrijfsverhuizing?

Documenten gaan tijdens een bedrijfsverhuizing verloren wanneer er geen duidelijk registratiesysteem is. Je voorkomt dit door elk document of elke archiefdoos te registreren vóórdat het pand verlaat, en door één persoon verantwoordelijk te maken voor het archief tijdens de verhuizing.

Praktische maatregelen die je direct kunt toepassen:

  • Maak een digitale inventarislijst van alle archiefdozen en mappen die verhuizen. Nummer alles en koppel elk nummer aan een omschrijving.
  • Wijs een archiefverantwoordelijke aan per afdeling. Deze persoon controleert voor vertrek of alles is ingepakt en na aankomst of alles is ontvangen.
  • Verplaats archieven als laatste, nadat de rest van de inventaris al is ingericht op de nieuwe locatie. Zo loop je minder risico dat dozen ergens tussenin kwijtraken.
  • Scan kritieke documenten vooraf in als digitale back-up, zodat je altijd een kopie hebt als het origineel toch zoekraakt.
  • Gebruik afgesloten dozen en open ze pas op de nieuwe locatie. Losse mappen of stapels papier zijn een garantie voor verlies.

Vergeet ook de digitale documenten niet. Zorg dat je back-ups hebt van alle systemen vóór de verhuizing, zeker als je IT-infrastructuur verplaatst wordt. Een cloud-back-up vlak voor de verhuisdag geeft je een vangnet als er iets misgaat met servers of apparatuur.

Wanneer is professionele archiefopslag een betere optie dan meeverhuizen?

Professionele archiefopslag is een betere optie dan meeverhuizen wanneer je archief groot is, de nieuwe locatie beperkte opslagruimte heeft, of wanneer je documenten langdurig veilig wilt bewaren zonder ze dagelijks nodig te hebben. Externe archiefopslag bespaart ruimte, verlaagt het verhuisvolume en zorgt dat documenten gecontroleerd bewaard blijven.

Er zijn een aantal situaties waarbij externe archiefopslag duidelijk de voorkeur verdient:

  • De nieuwe kantoorlocatie is kleiner en heeft geen ruimte voor een eigen archiefkamer
  • Je hebt documenten met lange bewaartermijnen die je zelden of nooit raadpleegt
  • Je wilt de verhuizing zo snel en efficiënt mogelijk uitvoeren en het archief daarna rustig afhandelen
  • Je werkt met gevoelige documenten die beveiligde opslag vereisen, zoals personeelsdossiers of juridische stukken
  • Je bedrijf valt onder CSRD-rapportageverplichtingen en wil aantoonbaar verantwoord omgaan met documentbeheer

Professionele archiefopslag biedt ook klimaatgecontroleerde omstandigheden, wat belangrijk is voor papieren documenten die gevoelig zijn voor vocht of temperatuurschommelingen. Daarmee bescherm je documenten beter dan in een gemiddelde archiefkamer op kantoor.

Wil je weten wat de beste aanpak is voor jouw situatie? Bij bedrijfsverhuizingen denken wij graag mee over de slimste manier om archieven te verplaatsen of tijdelijk op te slaan. Wij bieden zakelijke verhuisoplossingen inclusief archiefopslag, zodat je na de verhuizing direct georganiseerd verder kunt. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Gerelateerde artikelen