Na een bedrijfsverhuizing begin je met de inrichting van het nieuwe pand door eerst een duidelijke werkplekindeling te maken op basis van de behoeften van je teams, daarna de ICT-infrastructuur op orde te brengen en vervolgens meubilair en inventaris doelgericht te plaatsen. De volgorde van aanpak bepaalt hoe snel je medewerkers productief zijn op de nieuwe locatie. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de inrichting na een bedrijfsverhuizing, van planning tot praktische uitvoering.
Waar begin je met de inrichting van een nieuw kantoor?
Begin met een grondige inventarisatie van de ruimte en een helder overzicht van wat je organisatie nodig heeft. Breng als eerste de plattegrond in kaart, bepaal welke afdelingen waar komen en controleer of aansluitingen voor stroom, netwerk en sanitair op de juiste plekken zitten. Zonder dit fundament loop je het risico dat je later alles opnieuw moet verschuiven.
Zet de basisinfrastructuur als eerste klaar. Dat betekent: stroomvoorziening, netwerkaansluitingen en verlichting moeten werken voordat er ook maar één bureau de deur in gaat. Schakel hiervoor tijdig een elektricien en een IT-partner in, zodat zij hun werk kunnen doen voordat de verhuiswagens aankomen.
Plan ook de logistiek van de inrichting zelf. Bepaal in welke volgorde ruimtes worden ingericht, welke materialen als eerste nodig zijn en wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel. Een duidelijke taakverdeling voorkomt chaos op de dag van de verhuizing en de dagen daarna. Denk ook aan kleine maar belangrijke details: bewegwijzering, sleutelbeheer en toegangspassen voor medewerkers.
Hoe maak je een werkplekindeling die past bij je organisatie?
Een werkplekindeling die past bij je organisatie maak je door eerst te kijken naar hoe medewerkers daadwerkelijk werken: hoeveel tijd brengen ze door op kantoor, werken ze samen of individueel, en welke teams moeten dicht bij elkaar zitten? Pas daarna vertaal je die behoeften naar een concrete plattegrond.
Er zijn grofweg drie werkplekconcepten die bedrijven toepassen:
- Vaste werkplekken: elke medewerker heeft een eigen plek. Handig voor functies waarbij concentratie en persoonlijke opslag belangrijk zijn.
- Flexplekken: medewerkers kiezen dagelijks een vrije werkplek. Werkt goed in combinatie met hybride werken, maar vraagt om goede afspraken over opbergruimte.
- Activiteitsgericht werken: verschillende zones voor concentratiewerk, overleg, bellen en informeel contact. Vraagt meer oppervlakte, maar verhoogt de productiviteit als het goed is ingericht.
Betrek medewerkers bij de keuze. Zij weten beter dan wie ook wat ze nodig hebben om goed te functioneren. Een korte enquête of een paar gesprekken met teamleiders leveren waardevolle input op die je later veel aanpassingen bespaart. Houd ook rekening met groei: richt je kantoor in op de bezetting van nu, maar reserveer ruimte voor uitbreiding.
Wat doe je met meubilair en inventaris uit het oude pand?
Besluit per meubelstuk of inventarisonderdeel of je het meeneemt, verkoopt, doneert of laat recyclen. Neem alleen mee wat in het nieuwe pand past, functioneel is en aansluit bij de nieuwe werkplekindeling. Oud of beschadigd meubilair dat je toch meeneemt, kost je op de lange termijn meer dan het oplevert.
Maak een inventarislijst voordat je begint met inpakken. Noteer per item de staat, de afmetingen en of het een plek krijgt in het nieuwe pand. Dit voorkomt dat je spullen verhuist die je eigenlijk niet meer nodig hebt, en het helpt de verhuizing efficiënter te organiseren.
Voor meubilair dat je niet meeneemt zijn er meerdere opties:
- Hergebruik: verkoop of doneer kantoormeubilair aan andere bedrijven, starters of goede doelen.
- Revitalisering: bureaus, stoelen en kasten kunnen vaak worden opgeknapt en opnieuw ingezet, wat duurzamer is dan nieuw aanschaffen.
- Recycling: wat echt niet meer te gebruiken is, laat je op een verantwoorde manier verwerken.
Duurzaamheid speelt hier steeds vaker een rol, zeker voor bedrijven die rapporteren in het kader van CSRD-regelgeving. Een meubelpaspoort kan helpen om de levensweg van meubilair in kaart te brengen en hergebruik te onderbouwen in duurzaamheidsrapportages.
Hoe zorg je voor een werkende ICT- en netwerkinfrastructuur op dag één?
Een werkende ICT- en netwerkinfrastructuur op dag één realiseer je door ruim van tevoren met de voorbereiding te starten: schakel je IT-partner minstens vier tot zes weken voor de verhuizing in, zodat bekabeling, internetaansluiting en serveropstelling tijdig worden gepland en uitgevoerd.
Doorloop minimaal de volgende stappen:
- Breng de huidige ICT-infrastructuur in kaart: welke apparatuur heb je, waar staat die en wat gaat mee naar het nieuwe pand?
- Bespreek de plattegrond met je IT-partner: bepaal waar werkplekken, serverruimte, printers en vergaderruimtes komen, zodat bekabeling en aansluitingen op de juiste plekken worden aangelegd.
- Regel de internetaansluiting op de nieuwe locatie: providers hebben soms weken nodig voor aanleg of activering. Wacht hier niet mee.
- Plan de migratie van servers en systemen: doe dit bij voorkeur in het weekend of buiten kantooruren om uitval te beperken.
- Test alles voor de eerste werkdag: netwerk, telefonie, printers, toegangssystemen en beveiligingscamera’s moeten allemaal getest zijn voordat medewerkers arriveren.
Vergeet ook de kleinere zaken niet: laadpunten voor laptops en telefoons, schermen in vergaderruimtes en de wifi-dekking in elke hoek van het pand. Die details bepalen mede hoe snel medewerkers zich thuis voelen op de nieuwe locatie.
Wanneer schakel je een professionele verhuispartner in voor de inrichting?
Schakel een professionele verhuispartner in zodra de verhuizing meer omvat dan alleen het verplaatsen van dozen en bureaus. Bij een bedrijfsverhuizing waarbij continuïteit, planning en meerdere betrokken partijen een rol spelen, is professionele begeleiding vanaf het begin van de voorbereiding waardevol, niet pas op de verhuisdag zelf.
Een goede verhuispartner denkt mee over de volledige aanpak: van de werkplekindeling en het inrichten van het nieuwe pand tot de afvoer van overtollig meubilair en de coördinatie van ICT-bekabeling. Dat bespaart je als facilitair manager of projectleider veel tijd en voorkomt dat zaken tussen wal en schip vallen.
Wij van Van der Ent Group begeleiden zakelijke verhuizingen van begin tot eind, inclusief handymanservice, montage en het in kaart brengen van meubilair via een meubelpaspoort voor circulair hergebruik. Als hofleverancier des Koningshuizes en met meer dan 100 jaar ervaring weten wij wat er komt kijken bij een soepele bedrijfsverhuizing. Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Gerelateerde artikelen
- Hoe werkt een bedrijfsverhuizing bij een gedeeld kantoor of flexwerkplek?
- Hoe pak je een spoedeisende bedrijfsverhuizing aan?
- Wat is de beste periode in het jaar voor een bedrijfsverhuizing?
- Wat moet je regelen bij een bedrijfsverhuizing als je personeel in dienst hebt?
- Hoe lang van tevoren moet je een huurcontract opzeggen bij een bedrijfsverhuizing?
- AVG-proof archiefopslag: wat mag je verwachten van een verhuisbedrijf?
- Hoe ga je om met geluidsoverlast tijdens een bedrijfsverhuizing?
- Hoe houd je medewerkers gemotiveerd tijdens een bedrijfsverhuizing?
- Wat moet je regelen voor je IT-systemen bij een bedrijfsverhuizing?
- Hoe weet je waar je spullen zijn tijdens een internationale verhuizing?
- Wat kost een verhuizing van Spanje terug naar Nederland?
- Moet een verhuisbedrijf gecertificeerd zijn voor internationale verhuizingen?
- Zijn er beperkingen op wat je mag meenemen bij een internationale verhuizing?
- Welke steden aan de Costa del Sol zijn populair bij Nederlanders?
- Welke formulieren heb je nodig voor de douane bij een internationale verhuizing?