Contact opnemen

Hoe update je al je communicatiemiddelen na een bedrijfsverhuizing?

Christiaan van der Ent ·

Na een bedrijfsverhuizing moet je je nieuwe adres doorgeven aan de Kamer van Koophandel, de Belastingdienst, je bank, leveranciers en klanten. Daarnaast update je je website, Google Bedrijfsprofiel, sociale media, e-mailhandtekeningen en alle gedrukte materialen zoals visitekaartjes en briefpapier. Hoe sneller je dit aanpakt, hoe kleiner de kans op gemiste post, verwarring bij klanten of problemen met officiële instanties. In dit artikel lopen we stap voor stap door alles wat je moet regelen.

Welke communicatiemiddelen moet je na een bedrijfsverhuizing updaten?

Na een bedrijfsverhuizing moet je twee categorieën updaten: officiële registraties bij overheidsinstanties en banken, en je eigen communicatiemiddelen zoals je website, sociale media en gedrukte materialen. Vergeet je één van deze categorieën, dan riskeer je dat post verkeerd aankomt, klanten het verkeerde adres gebruiken of je bedrijf juridisch op het oude adres geregistreerd blijft.

Een overzicht van wat je moet aanpakken:

  • Kamer van Koophandel (KvK)
  • Belastingdienst
  • Bank en financiële instellingen
  • Website en contactpagina
  • Google Bedrijfsprofiel en andere online vermeldingen
  • Sociale mediaprofielen
  • E-mailhandtekeningen van alle medewerkers
  • Visitekaartjes, briefpapier en andere gedrukte materialen
  • Klanten, leveranciers en zakelijke partners
  • Abonnementen, licenties en verzekeringen

Begin bij de officiële registraties, want die vormen de basis. Pas daarna heeft het zin om de rest bij te werken, want veel partijen controleren je adres via de KvK.

Hoe wijzig je je bedrijfsadres bij de Kamer van Koophandel?

Je wijzigt je bedrijfsadres bij de Kamer van Koophandel via het online portaal Mijn KvK, of door persoonlijk langs te gaan bij een KvK-kantoor. De wijziging is gratis en werkt direct door in het Handelsregister. Doe dit zo snel mogelijk na de verhuizing, want veel andere partijen gebruiken de KvK als referentie voor je officiële vestigingsadres.

Log in op mijn.kvk.nl met je DigiD of eHerkenning, kies de optie om bedrijfsgegevens te wijzigen en voer het nieuwe adres in. De wijziging is doorgaans binnen één werkdag verwerkt en zichtbaar in het openbare Handelsregister.

Naast de KvK moet je ook je adres doorgeven aan de Belastingdienst. Dit doe je via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Houd er rekening mee dat de Belastingdienst niet automatisch op de hoogte wordt gesteld van een KvK-wijziging, dus dit is een aparte stap die je niet mag overslaan. Ook je bank wil schriftelijk of digitaal op de hoogte worden gesteld van een adreswijziging, zeker als het gaat om je zakelijke rekening.

Hoe update je je digitale aanwezigheid na een verhuizing?

Na een bedrijfsverhuizing update je je digitale aanwezigheid door je website, Google Bedrijfsprofiel, sociale mediaprofielen en alle online bedrijvengidsen aan te passen. Dit is belangrijk voor je vindbaarheid in zoekmachines: Google gebruikt je adresgegevens om je te tonen aan mensen die lokaal zoeken naar jouw diensten.

Start met je Google Bedrijfsprofiel (voorheen Google Mijn Bedrijf). Log in via business.google.com, pas je adres aan en bevestig de wijziging via de verificatieprocedure die Google verstuurt. Dit kan per post of telefonisch. Zolang het adres niet geverifieerd is, kan Google je bedrijf minder goed tonen in lokale zoekresultaten.

Daarna pak je de rest aan:

  • Website: Pas de contactpagina, de footer en eventuele andere pagina’s aan waar het adres vermeld staat. Vergeet ook structured data (schema markup) niet als je die gebruikt.
  • Sociale media: LinkedIn bedrijfspagina, Facebook, Instagram en andere platforms waar je adres zichtbaar is.
  • Online bedrijvengidsen: Denk aan Yelp, De Telefoongids, Pages Jaunes en branchespecifieke platforms.
  • E-mailhandtekeningen: Stuur alle medewerkers een instructie om hun handtekening te updaten, inclusief een kant-en-klare nieuwe versie.

Consistentie is hier het sleutelwoord. Als je adres op de ene plek anders staat dan op de andere, heeft dat een negatief effect op je lokale SEO. Maak een lijst van alle plekken waar je adres online staat en werk die systematisch af.

Wat doe je met gedrukte materialen en huisstijl na een verhuizing?

Na een bedrijfsverhuizing moet je alle gedrukte materialen met het oude adres vervangen of uit omloop nemen. Denk aan visitekaartjes, briefpapier, enveloppen, folders, brochures en eventuele banners of beursmaterialen. Gebruik materialen met het oude adres zolang de voorraad op is alleen als je er een sticker of correctie op aanbrengt, anders wek je een onprofessionele indruk.

Maak bij een verhuizing meteen een inventarisatie van alle gedrukte middelen. Dat voorkomt dat je over zes maanden nog een stapel oude visitekaartjes tegenkomt in een la. Bestel nieuwe materialen ruim voor de officiële opening van je nieuwe locatie, zodat je op dag één alles op orde hebt.

Denk ook aan:

  • Factuursjablonen en offertesjablonen in je boekhoudprogramma
  • Contractsjablonen en algemene voorwaarden
  • Presentatiesjablonen (PowerPoint of vergelijkbaar)
  • Wagenparkmaterialen zoals magneetborden of belettering op voertuigen
  • Bewegwijzering en naamborden op de nieuwe locatie

Als je werkt met een huisstijlgids, is een verhuizing ook een goed moment om die door te nemen en te controleren of alle adresverwijzingen correct zijn bijgewerkt.

Hoe informeer je klanten en leveranciers over een nieuw bedrijfsadres?

Je informeert klanten en leveranciers over je nieuwe bedrijfsadres door proactief te communiceren, bij voorkeur voordat de verhuizing plaatsvindt. Stuur een gerichte e-mail naar je contactenlijst, vermeld het nieuwe adres in je e-mailhandtekening en voeg een verhuisbericht toe aan je website en sociale media. Wacht niet tot mensen het zelf ontdekken.

Een goede aanpak werkt in drie fases:

  1. Aankondiging (2 tot 4 weken voor de verhuizing): Informeer je vaste klanten en leveranciers per e-mail of brief. Geef de verhuisdatum, het nieuwe adres en eventuele tijdelijke wijzigingen in bereikbaarheid door.
  2. Bevestiging (op de dag van de verhuizing of vlak erna): Stuur een korte bevestiging dat de verhuizing heeft plaatsgevonden en dat je volledig operationeel bent op het nieuwe adres.
  3. Doorlopende herinnering (de eerste drie maanden): Voeg een korte vermelding toe aan je e-mailhandtekening zoals “Wij zijn verhuisd naar [nieuw adres]” zodat iedereen die je mailt automatisch op de hoogte is.

Voor leveranciers is het extra belangrijk om ook je factuuradres en leveringsadres tijdig door te geven. Een leverancier die naar het verkeerde adres levert of factureert, zorgt voor onnodige administratieve rompslomp aan beide kanten.

Hoe lang duurt het om alle communicatiemiddelen volledig bijgewerkt te hebben?

Het volledig bijwerken van alle communicatiemiddelen na een bedrijfsverhuizing duurt gemiddeld twee tot acht weken, afhankelijk van de omvang van je bedrijf en het aantal kanalen dat je beheert. Officiële registraties zoals de KvK en Belastingdienst regel je binnen een paar dagen. Gedrukte materialen en externe vermeldingen kosten meer tijd.

Een realistische tijdlijn ziet er zo uit:

  • Week 1: KvK, Belastingdienst, bank en Google Bedrijfsprofiel updaten. E-mailhandtekeningen aanpassen.
  • Week 1 tot 2: Website, sociale media en online bedrijvengidsen bijwerken. Klanten en leveranciers informeren.
  • Week 2 tot 4: Nieuwe gedrukte materialen bestellen en ontvangen. Factuur- en contractsjablonen aanpassen.
  • Week 4 tot 8: Controleren of alle externe vermeldingen zijn bijgewerkt. Nagaan of er nog post op het oude adres aankomt.

Plan een doorstuurservice bij PostNL in voor de eerste zes maanden. Zo mis je geen post van partijen die je nog niet hebt bereikt. Dit geeft je ook een goed beeld van welke contacten je nog moet updaten.

Een bedrijfsverhuizing is een intensief traject waarbij veel tegelijk geregeld moet worden. Bij een professionele bedrijfsverhuizing zorgen wij bij Van der Ent Group niet alleen voor het fysieke transport, maar denken we actief met je mee over de planning en continuïteit van je bedrijfsvoering. Als erkend zakelijk verhuisbedrijf met meer dan 100 jaar ervaring en het predicaat Hofleverancier des Koningshuizes weten we als geen ander hoe je een verhuizing zo soepel mogelijk laat verlopen, zodat jij je kunt focussen op de zaken die er echt toe doen. Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op en we reageren binnen 24 uur.

Gerelateerde artikelen