Choosing a moving company for a healthcare institution requires more than just a competitive price. You need a partner who guarantees continuity of care, handles vulnerable residents or patients, and has the right certifications and experience. The questions below help you make the right choice step by step.

What are the specific requirements for relocating a healthcare institution?

A relocation of a healthcare institution places considerably higher demands than a regular business move. The core of every requirement is the same: care must never be compromised for a moment. This means the move is carefully phased, that staff and residents experience as little disruption as possible, and that sensitive equipment and medical devices are moved safely.

Specific requirements that apply to healthcare institutions include:

Phasing and planning: relocations often take place outside regular care moments, such as at night or on weekends
Safety of residents and patients: routes, lifts, and living areas must not be blocked
Hygiene: moving materials and working methods must comply with the institution’s hygiene standards
Transport of medical equipment: think of height-adjustable beds, patient lifts, dialysis equipment, and other sensitive instruments
Communication: close coordination with care staff, facility managers, and residents or their family members

A moving company without experience in healthcare will underestimate these requirements. It is therefore essential to select a partner who can demonstrably show they have previously assisted healthcare institutions.

What certifications must a moving company for healthcare have?

A moving company working for healthcare institutions must at minimum hold the recognition as Erkend Projectverhuizer (EPV), VCA certification for safe working, and ISO 9001 for quality management. ISO 14001 for environmental management is a plus, especially if the institution is working towards sustainability goals.

Below is an overview of the most relevant certifications:

EPV (Erkend Projectverhuizer): proves that the company can professionally execute complex relocation projects
VCA certification: demonstrable safety standards in the workplace, required in many tenders
ISO 9001: quality management system that safeguards processes and customer satisfaction
ISO 14001: environmental management system, relevant for CSRD-related tenders
Membership of Top Movers: national network of certified moving companies with shared quality standards

In healthcare sector tenders, these certifications are increasingly being set as hard requirements. Always verify when requesting quotes that the certificates are current and have not expired.

How do you plan a move without causing disruptions to care?

A move without disruptions to care requires a detailed phasing plan that is drawn up together with the healthcare institution. The key is to start planning early, establish clear responsibilities, and align the move with the institution’s care rhythm.

Practical steps that make a difference:

Inventory in advance: map out all goods, rooms, and sensitive equipment to be moved before the relocation begins
Draw up a phasing plan: move department by department, so that care always continues somewhere
Plan outside peak hours: choose early mornings, evenings, or weekends for the heaviest work
Appoint a move coordinator: a single point of contact on both the institution’s side and the moving company’s side prevents miscommunication
Inform residents and staff in a timely manner: transparent communication reduces stress and resistance
Test the new location in advance: verify that lifts, loading docks, and storage areas are available and suitable

We draw up a comprehensive moving checklist for every healthcare-related relocation, so that nothing is left to chance. This gives the facility manager peace of mind and oversight throughout the entire process.

What does a moving company for a healthcare institution cost on average?

The costs of a relocation for a healthcare institution vary considerably and depend on the size of the institution, the complexity of the goods to be moved, the distance, and the degree of phasing. A simple departmental move typically starts at a few thousand euros; a full institutional relocation can run to tens of thousands of euros or more.

Factors that determine the price:

Volume and weight: how much furniture, equipment, and inventory needs to be moved
Specialist handling: disassembly and reassembly of medical equipment, use of a moving lift service or high-tech transport
Timing and phasing: working outside office hours or in multiple phases increases costs
Additional services: temporary household storage, handyman services, or cable management
Distance: national or regional makes a significant difference

Always request a detailed quote based on a pre-scan or inventory consultation. A serious moving company will never provide a price without first properly understanding the situation.

What questions should you ask a moving company for healthcare?

Before selecting a moving company for a healthcare institution, it is essential to ask targeted questions that reveal the party’s experience, working methods, and reliability. The right questions separate a general moving company from a specialist in healthcare-related relocations.

Ask these questions in any case:

How many healthcare institutions have you assisted in recent years, and what references can you provide?
Which certifications are currently held (EPV, VCA, ISO 9001, ISO 14001)?
How do you draw up the phasing plan, and who is our dedicated point of contact?
How do you handle the transport of sensitive or medical equipment?
What is your approach in unforeseen circumstances, such as staff absence or delays?
Can you combine the move with temporary storage or handyman services?
How do you support CSRD reporting or sustainability goals?

A moving company that answers these questions fluently and concretely demonstrates that it knows and takes the healthcare sector seriously.

How does sustainability play a role in choosing a moving partner?

Sustainability is no longer a secondary concern for healthcare institutions and their procurement departments. Due to CSRD regulations, an increasing number of organisations are required to report on the environmental impact of their activities, including relocations. A moving partner that can demonstrate concrete sustainability performance helps the institution meet its reporting obligations.

Concrete sustainability aspects to look out for in a business relocation:

Low-emission transport: does the moving company use electric vehicles, or does its fleet at least meet the latest European environmental standards?
Reuse of materials: are moving boxes and packing materials reused or recycled?
Furniture passport: can the moving company provide insight into which inventory can be reused through a circular approach?
CO2 reporting: can the moving partner make the CO2 emissions of the move transparent for sustainability reports?
Environmental certification: ISO 14001 is a reliable indicator that the company is structurally working on environmental performance

We work with ISO 14001 certification, electric trucks, and through subsidiary Circular Connect on circular relocations in which office furniture is given a second life. Moving boxes are made from recyclable ABS plastic with an average lifespan of one thousand moves. These are not empty promises, but concrete steps that help healthcare institutions substantiate their sustainability goals.

Would you like to know more about how we approach business relocations in the healthcare sector? Contact us for a no-obligation consultation.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verhuisbedrijf inschakelen voor een zorginstelling?

Voor een zorggerelateerde verhuizing is het sterk aan te raden om minimaal drie tot zes maanden van tevoren te beginnen met het selecteren van een verhuispartner. Complexe instellingsverhuizingen — zoals die van een verpleeghuis of revalidatiecentrum — vereisen soms zelfs een voorbereidingstijd van een jaar of meer. Hoe eerder je start, hoe meer ruimte er is voor een zorgvuldig faseerplan, afstemming met het zorgpersoneel en het regelen van eventuele tijdelijke opslag.

Wat als bewoners of patiënten de verhuizing emotioneel moeilijk vinden?

Een verhuizing kan voor bewoners — zeker in de ouderenzorg of gehandicaptenzorg — een ingrijpende gebeurtenis zijn. Een ervaren verhuispartner houdt hier rekening mee door de verhuizing rustig en gefaseerd uit te voeren, routes vrij te houden en zo min mogelijk verstoring te veroorzaken in de dagelijkse routine. Het is aan te raden om bewoners en hun familieleden tijdig en helder te informeren, en indien nodig psychosociale ondersteuning vanuit de instelling in te zetten als aanvulling op de logistieke aanpak.

Kan een verhuisbedrijf ook helpen bij de inrichting op de nieuwe locatie?

Ja, veel gespecialiseerde verhuisbedrijven bieden aanvullende diensten aan zoals montage van meubilair, installatie van bedden en kasten, kabelmanagement en zogenoemde handymanservices. Dit is met name handig voor zorginstellingen, omdat zorgpersoneel zich volledig kan blijven richten op de zorgverlening terwijl het verhuisbedrijf de inrichting op de nieuwe locatie afhandelt. Vraag bij het opvragen van offertes expliciet naar dit soort totaaloplossingen, zodat je achteraf niet voor verrassingen staat.

Wat zijn de meest voorkomende fouten bij het kiezen van een verhuisbedrijf voor de zorg?

De meest gemaakte fout is kiezen op basis van de laagste prijs zonder te controleren of het bedrijf daadwerkelijk ervaring heeft in de zorgsector. Andere veelvoorkomende fouten zijn: geen referenties opvragen bij eerdere zorginstellingen, vergeten te controleren of certificeringen nog geldig zijn, en geen duidelijke afspraken maken over een vast aanspreekpunt en escalatieprocedures bij onvoorziene omstandigheden. Een gedegen selectieproces — inclusief een voorscan en een gestructureerd gesprek — voorkomt de meeste van deze valkuilen.

Hoe verloopt een aanbesteding voor een zorggerelateerde verhuizing?

Bij grotere zorginstellingen en zorggroepen verloopt de selectie van een verhuispartner vaak via een formele aanbestedingsprocedure. Hierbij worden eisen gesteld aan certificeringen (zoals EPV, VCA en ISO 9001), referentieprojecten, duurzaamheidsprestaties en prijs-kwaliteitsverhouding. Het is verstandig om al vroeg in het aanbestedingsproces de programma’s van eisen scherp te formuleren, zodat je appels met appels vergelijkt. Een verhuisbedrijf met aantoonbare zorgsectorervaring zal in staat zijn een gedetailleerd plan van aanpak in te dienen dat verder gaat dan alleen een prijsopgave.

Is tijdelijke opslag tijdens een gefaseerde verhuizing mogelijk en hoe werkt dat?

Ja, tijdelijke inboedelopslag is bij gefaseerde zorginstellingsverhuizingen vrijwel altijd een optie en soms zelfs een noodzaak. Wanneer een nieuwe locatie nog niet volledig gereed is of wanneer afdelingen in meerdere fasen worden verplaatst, kan inventaris — van meubilair tot medische hulpmiddelen — tijdelijk veilig worden opgeslagen in een beveiligd en klimaatgecontroleerd magazijn. Vraag bij je verhuispartner of opslag als integraal onderdeel van het verhuiscontract kan worden opgenomen, zodat je niet met meerdere partijen hoeft te schakelen.

Hoe kan ik de duurzaamheidsprestaties van een verhuizing aantonen in mijn CSRD-rapportage?

Vraag je verhuispartner vooraf of zij in staat zijn een CO2-rapportage op te stellen voor de uitgevoerde verhuizing, inclusief gegevens over brandstofverbruik, transportkilometers en hergebruik van materialen. Een verhuisbedrijf met ISO 14001-certificering heeft hiervoor doorgaans de systemen en data al beschikbaar. Zorg er daarnaast voor dat afspraken over emissiearm transport, hergebruik van verhuismaterialen en eventuele circulaire verwerking van overtollig meubilair schriftelijk worden vastgelegd in het contract, zodat je deze informatie eenvoudig kunt opnemen in je duurzaamheidsverslaglegging.

How do you choose a removal company for a care home?