For a business relocation, storage at the moving company itself is in most cases the smarter choice. You keep everything in one hand: the move, the storage, and the delivery are coordinated by one party, which prevents errors and communication problems. In this article, we answer the most frequently asked questions about in-house storage versus external storage facilities, so you can make a well-informed decision.

What are the advantages of storage at a moving company?

The greatest advantage of storage at a moving company is that the entire logistics chain remains in one hand. There is no handover between parties, no additional transport, and no risk of miscommunication. For a business relocation, this means less coordination burden and greater certainty about planning and execution.

In practical terms, this delivers a number of concrete benefits:

One point of contact for the entire move and storage period
Lower risk of damage because goods are transferred less frequently
Flexible intake and release that aligns with the moving schedule
Conditioned storage space for sensitive equipment, archives, or office furniture
Combined invoicing for straightforward administration

At our location in Spijkenisse, we have our own storage facilities with an A++++-sustainability classification. This means that office furniture and business inventory are not only stored safely, but also in a climate-controlled environment that meets the highest standards. For facility managers and project managers planning an office relocation, this is a relevant distinction: less risk, less hassle, more control over the process.

What are the disadvantages of external storage facilities?

External storage facilities, offered by parties that do not provide moving services, introduce additional links in the process. These extra links lead to higher coordination costs, a greater chance of errors, and less flexibility when planning intake and release around a business relocation.

The most common disadvantages are:

Separate contracts and invoices from two or more parties
Additional transport moments increase the risk of damage and extend lead times
Limited opening hours that do not always align with the moving schedule
Less visibility on the condition of goods when there is no direct connection with the moving team
Unclear liability for damage that occurs during the handover

For companies operating in sectors such as the petrochemical industry or the Rotterdam port, where time pressure and continuity are crucial, this carries significant weight. A delay in storage can have direct consequences for operations at the new location.

When is external storage the better choice?

External storage is the better choice when you want to store a large quantity of goods for an extended period at a location close to the final destination, and where the move itself has already been completed. In that case, geographical proximity or specific storage facilities sometimes outweigh the logistical simplicity of a single party.

Specific situations in which external storage can be worthwhile:

Long-term storage of archives or documentation for which specialized archive storage is necessary
Companies with multiple locations that require decentralized storage points
Situations where the new location is not yet available and storage close to that location is logistically more efficient
Temporary storage of a limited quantity of goods for which no further moving coordination is needed

In practice, however, many moving companies also offer a suitable solution for these cases. It is therefore always worth discussing this with your moving partner first before engaging an external storage facility.

How do you compare the costs of in-house storage versus external storage?

The total costs of in-house storage at a moving company versus external storage are compared not only on the storage price per cubic meter per month, but also on the additional costs: extra transport, loading and unloading moments, administration costs, and potential delays. Those who only look at the storage price often miss a large part of the total cost picture.

Pay attention to the following cost categories when comparing:

Storage price per m³ or per pallet per month
Costs for intake and release, including additional transport runs
Insurance of the stored goods
Climate control for sensitive equipment or materials
Administration and management costs such as WMS or inventory management
Time costs for internal coordination between multiple parties

For a business relocation, sustainability costs are also increasingly factored into decision-making, particularly due to growing CSRD reporting obligations. A moving company that combines electric transport with a sustainable storage location can contribute to your sustainability reporting — something a generic external storage partner rarely offers.

What questions should you ask a moving company about storage?

Before engaging a moving company for storage, ask at least five critical questions: about security measures, climate control, liability for damage, flexibility of intake and release, and the possibility of inventory management. The answers determine whether the storage solution truly meets your operational needs.

A complete checklist of questions you should ask as a facility manager or project manager:

Is the storage space climate-controlled and conditioned for sensitive equipment?
What security measures are in place, such as camera surveillance and access control?
How is liability arranged in the event of damage or theft during the storage period?
Is there a possibility for WMS or inventory management for a complete overview of stored goods?
How flexible is the intake and release in relation to our moving schedule?
Does the moving company hold relevant certifications such as ISO 9001, ISO 14001, or VCA?
Is sustainability information about the storage made available for CSRD reporting?
Are additional services available, such as a handyman service for setting up the new location?

As a certified project mover (EPV) with more than 100 years of experience, ISO 9001 and ISO 14001 certification, and our own storage facilities, we can provide a concrete answer to all of these questions. This way, you know exactly where you stand, without any surprises afterwards. Would you like to know more about our business services? Feel free to contact us without obligation.

Veelgestelde vragen

Hoe lang kan ik mijn bedrijfsinventaris opslaan bij een verhuisbedrijf?

De opslagduur bij een verhuisbedrijf is doorgaans zeer flexibel en varieert van enkele dagen tot meerdere maanden of zelfs langer. De exacte mogelijkheden verschillen per aanbieder, maar de meeste professionele verhuisbedrijven bieden zowel kortdurende als langdurige opslagoplossingen aan. Bespreek je verwachte opslagperiode vooraf zodat er een passend contract en tarief kan worden afgesproken.

Wat gebeurt er als mijn goederen beschadigd raken tijdens de opslagperiode?

Bij opslag via een verhuisbedrijf is de aansprakelijkheid doorgaans vastgelegd in het contract en gedekt via een transportverzekering of opslagverzekering. Het is belangrijk om vooraf te controleren wat de dekking precies omvat, welke uitsluitingen er gelden en of jouw bedrijfseigendommen voldoende verzekerd zijn voor hun werkelijke waarde. Vraag altijd om een schriftelijke bevestiging van de aansprakelijkheidsregeling voordat je tekent.

Kan ik tijdens de opslagperiode nog bij mijn opgeslagen goederen?

De meeste verhuisbedrijven met eigen opslagfaciliteiten bieden de mogelijkheid om op afspraak toegang te krijgen tot opgeslagen goederen, maar de flexibiliteit hiervan verschilt per aanbieder. Vraag vooraf naar de openingstijden, de procedure voor toegang en of er extra kosten verbonden zijn aan tussentijdse in- of uitslagmomenten. Voor bedrijven waarbij regelmatige toegang tot opgeslagen inventaris operationeel noodzakelijk is, is dit een cruciaal punt om te bespreken.

Hoe zorg ik ervoor dat mijn bedrijfsverhuizing en opslagplanning goed op elkaar aansluiten?

De sleutel tot een naadloze aansluiting is vroegtijdige planning en een gedetailleerd verhuisschema dat zowel de verhuis- als de opslagfase omvat. Maak met je verhuispartner duidelijke afspraken over de exacte data voor inslag, de verwachte opslagduur en de gewenste uitslagmomenten op de nieuwe locatie. Wanneer verhuizing en opslag bij dezelfde partij zijn ondergebracht, is deze afstemming aanzienlijk eenvoudiger omdat er slechts één planning en één aanspreekpunt is.

Is opslag bij een verhuisbedrijf ook geschikt voor gevoelige apparatuur zoals servers of laboratoriumapparatuur?

Ja, mits het verhuisbedrijf beschikt over geconditioneerde en klimaatgecontroleerde opslagruimte die voldoet aan de vereiste temperatuur- en luchtvochtigheidsnormen voor jouw specifieke apparatuur. Vraag altijd naar de exacte klimaatspecificaties van de opslagruimte en controleer of het verhuisbedrijf ervaring heeft met het inpakken, transporteren en opslaan van technisch gevoelige apparatuur. Professionele verhuisbedrijven met relevante certificeringen zoals ISO 9001 bieden hiervoor doorgaans gestandaardiseerde werkprocessen.

Wat is het verschil tussen opslag per kubieke meter en opslag per pallet, en wat is voordeliger voor mijn bedrijf?

Opslag per kubieke meter wordt berekend op basis van het totale volume van je goederen en is vaak voordeliger voor onregelmatig gevormde of losse items zoals kantoormeubilair. Opslag per pallet is een vaste eenheid die beter past bij gestapelde, gestandaardiseerde goederen zoals dozen met archief of verpakte apparatuur. Laat bij voorkeur een inventarisatie uitvoeren door je verhuispartner, zodat je een nauwkeurige offerte ontvangt op basis van de meest kostenefficiënte opslagmethode voor jouw specifieke situatie.

Hoe kan ik de opslag van mijn bedrijfsverhuizing meenemen in mijn CSRD-duurzaamheidsrapportage?

Voor CSRD-rapportage heb je concrete emissie- en duurzaamheidsdata nodig van alle schakels in je logistieke keten, inclusief opslag en transport. Vraag je verhuispartner om een duurzaamheidsrapportage of CO₂-uitstootoverzicht van zowel het transport als de opslagfaciliteit, inclusief informatie over energieverbruik en duurzaamheidsclassificaties. Verhuisbedrijven met een ISO 14001-certificering en duurzame opslaglocaties zijn beter gepositioneerd om deze gegevens aan te leveren dan generieke externe opslagpartijen.

Moving company with own storage or external storage: what is smarter?