Contact opnemen

Wat zijn de voordelen van een bedrijfsverhuizing naar een coworking space?

Christiaan van der Ent ·

Een bedrijfsverhuizing naar een coworking space biedt je als ondernemer meer flexibiliteit, lagere vaste lasten en directe toegang tot een professionele werkomgeving zonder langlopende huurverplichtingen. Het is vooral aantrekkelijk voor bedrijven die willen schalen, hybride werken omarmen of een nieuwe locatie willen uitproberen zonder grote financiële risico’s. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over wat zo’n verhuizing in de praktijk betekent, wat het kost en wanneer het echt de juiste keuze is.

Wat kost een coworking space vergeleken met een eigen kantoor?

Een coworking space is in de meeste gevallen goedkoper dan een eigen kantoor, zeker als je de totale kosten vergelijkt. Bij een eigen kantoor betaal je niet alleen huur, maar ook servicekosten, energie, internet, schoonmaak, verzekeringen en onderhoud. Bij een coworking space zijn al die kosten vaak inbegrepen in één maandelijks bedrag. Voor kleine en middelgrote bedrijven kan dat een aanzienlijk verschil maken in de maandelijkse uitgaven.

De prijs van een coworking space hangt af van het type werkplek en de locatie. Een flexibele werkplek in een gedeelde ruimte is het voordeligst. Een vaste werkplek of een afgesloten kantoorruimte binnen een coworking space kost meer, maar is nog steeds vaak voordeliger dan een zelfstandig kantoor, zeker als je rekening houdt met de bijkomende kosten die bij een eigen pand horen.

Vaste versus variabele kosten

Bij een eigen kantoor heb je grotendeels vaste kosten, ongeacht of je ruimte volledig bezet is. Bij een coworking space betaal je voor wat je daadwerkelijk gebruikt. Dat maakt het financieel interessant voor bedrijven met wisselende bezetting, zoals bij hybride werken of seizoensgebonden activiteiten. Je hebt geen langlopende huurcontracten, geen investeringen in meubilair en geen verrassingen bij groot onderhoud.

Verborgen kosten om op te letten

Niet alle coworking spaces zijn even transparant over wat inbegrepen is. Let op extra kosten voor vergaderruimtes, printen, parkeren of opslag. Sommige aanbieders rekenen ook voor het gebruik van bepaalde faciliteiten, zoals een receptie of bedrijfsadres. Lees het contract goed door voordat je tekent, zodat je precies weet wat je maandelijkse investering dekt.

Welke operationele voordelen biedt een coworking space voor bedrijven?

Een coworking space geeft bedrijven directe toegang tot een volledig ingerichte werkplek zonder dat je zelf iets hoeft te regelen. Internet, vergaderruimtes, een receptie en koffie zijn er al. Dat scheelt enorm veel tijd en energie die je anders kwijt bent aan facilitair beheer. Je kunt je als organisatie volledig richten op je werk, niet op het beheren van een pand.

Operationeel gezien biedt een coworking space ook flexibiliteit in het aantal werkplekken. Groeit je team? Dan schaal je op. Krimpt het door een reorganisatie of een tijdelijk project? Dan schaal je af. Dat aanpassingsvermogen is waardevol in een tijd waarin bedrijven snel moeten kunnen reageren op veranderingen in de markt.

Daarnaast zorgt de aanwezigheid van andere bedrijven in hetzelfde gebouw voor een actieve omgeving. Dat kan bijdragen aan netwerkvorming, samenwerking en het aantrekken van talent. Medewerkers waarderen een moderne, goed uitgeruste werkomgeving, wat ook positief uitwerkt op productiviteit en werkplezier.

Hoe beïnvloedt een coworking space de duurzaamheidsdoelstellingen van een bedrijf?

Een coworking space kan positief bijdragen aan de duurzaamheidsdoelstellingen van een bedrijf, omdat je ruimte, energie en middelen deelt met andere gebruikers. Gedeeld gebruik van vergaderruimtes, printers en klimaatbeheersing betekent minder verbruik per bedrijf. Voor organisaties die werken aan hun CSRD-rapportage of CO2-reductiedoelstellingen is dit een concreet voordeel dat je kunt meten en rapporteren.

Coworking spaces zijn ook vaak gevestigd in moderne, energiezuinige gebouwen met goede OV-verbindingen en fietsenstallingen. Dat stimuleert medewerkers om duurzamer te pendelen. Minder autoverkeer betekent een lagere CO2-voetafdruk voor je organisatie als geheel.

Let er wel op dat niet elke coworking space even duurzaam is. Vraag actief naar het energielabel van het gebouw, het afvalbeleid en of de ruimte gebruikmaakt van groene energie. Steeds meer aanbieders bieden hier transparantie over, mede doordat zakelijke huurders hier zelf om vragen in het kader van hun eigen duurzaamheidsbeleid.

Wanneer is een bedrijfsverhuizing naar een coworking space de juiste keuze?

Een bedrijfsverhuizing naar een coworking space is de juiste keuze als je organisatie behoefte heeft aan meer flexibiliteit, lagere vaste lasten of een betere locatie zonder de verplichtingen van een langlopend huurcontract. Het past het best bij bedrijven die groeien, krimpen, hybride werken of een nieuwe markt willen verkennen zonder grote financiële verplichtingen aan te gaan.

Het is ook een goede keuze als je huidige kantoor niet meer aansluit bij de manier waarop je team werkt. Veel organisaties merken dat hun medewerkers deels thuiswerken en dat het vaste kantoor daardoor onderbezet is. In dat geval betaal je voor ruimte die je niet volledig gebruikt. Een coworking space geeft je dan meer waar voor je geld.

Aan de andere kant is een coworking space minder geschikt als je veel vertrouwelijkheid nodig hebt, grote hoeveelheden fysieke opslag vereist of als je bedrijfscultuur gebaat is bij een eigen, herkenbare omgeving. Weeg die factoren af voordat je de stap zet.

Wat zijn de nadelen of risico’s van een coworking space voor zakelijke gebruikers?

De belangrijkste nadelen van een coworking space zijn beperkte privacy, minder controle over de werkomgeving en mogelijke afleiding door andere gebruikers. Voor bedrijven die werken met vertrouwelijke informatie, zoals in de juridische, financiële of medische sector, kan een gedeelde ruimte problemen opleveren op het gebied van vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.

Daarnaast ben je als huurder afhankelijk van de kwaliteit en het beleid van de coworking aanbieder. Als de aanbieder de faciliteiten niet goed onderhoudt, de bezetting te hoog laat oplopen of zijn prijzen verhoogt, heb je beperkte invloed. Dat is een risico dat je bij een eigen kantoor niet hebt.

Ook de bedrijfscultuur kan een rol spelen. Medewerkers die gewend zijn aan een eigen kantoorruimte met een herkenbare uitstraling, kunnen de overstap naar een gedeelde omgeving als minder prettig ervaren. Betrek je team daarom vroeg in het besluitvormingsproces en bespreek wat de verwachtingen zijn.

Hoe verloopt een bedrijfsverhuizing naar een coworking space in de praktijk?

Een bedrijfsverhuizing naar een coworking space verloopt in grote lijnen hetzelfde als elke andere kantoorverhuizing: je inventariseert wat je meeneemt, regelt de logistiek en zorgt dat je op de nieuwe locatie snel operationeel bent. Het grote verschil is dat de nieuwe werkplek al volledig ingericht is, wat de opbouwfase aanzienlijk verkort. De focus ligt daardoor meer op het afvoeren of opslaan van overtollig meubilair en het verhuizen van apparatuur en archieven.

Begin op tijd met het inventariseren van wat je meeneemt en wat je achterlaat. Kantoormeubilair dat je niet nodig hebt in de nieuwe ruimte, hoeft niet te worden verhuisd. Denk na over hergebruik of schenking van overtollig meubilair, wat ook aansluit bij circulaire doelstellingen. Zorg dat je IT-infrastructuur op de nieuwe locatie direct werkt en dat je medewerkers weten waar ze terecht kunnen.

Een goede planning is ook hier het verschil tussen een soepele overgang en onnodige chaos. Stel een contactpersoon aan die de verhuizing coördineert, informeer je klanten en leveranciers op tijd over het nieuwe adres en pas al je communicatie en officiële documenten aan. Vergeet ook niet de gemeente, de KvK en relevante instanties te informeren over de adreswijziging.

Wil je de bedrijfsverhuizing volledig uit handen geven? Wij helpen je graag. Als erkend specialist in bedrijfsverhuizingen zorgen wij voor een strakke projectplanning, bewaken onze projectmanagers de voortgang continu en houden wij jouw bedrijf zo lang mogelijk operationeel tijdens de verhuizing. Van het inpakken van je archief tot het neerzetten van het laatste bureau: wij ontzorgen je van begin tot eind. Neem gerust contact op via onze contactpagina of bekijk ons volledige aanbod voor zakelijke verhuizingen. We reageren binnen 24 uur.

Gerelateerde artikelen