Om een verhuisbedrijf te laten aansluiten op je CSRD-rapportage, moet je verhuispartner in staat zijn concrete emissiedata, afvalstromen en circulariteitsinformatie aan te leveren die passen binnen jouw duurzaamheidsrapportage. Dit geldt voor iedere organisatie die onder de CSRD-verplichting valt en een bedrijfsverhuizing plant. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over duurzaamheidsdata, contractafspraken en het beoordelen van verhuispartners in het kader van de CSRD.

Welke verhuisactiviteiten vallen onder je CSRD-scope?

Verhuisactiviteiten vallen doorgaans onder Scope 3 van je CO2-rapportage, de categorie indirecte emissies in de keten. Concreet gaat het om transportemissies van verhuiswagens, het energieverbruik van tijdelijke opslag, de verwerking van afgedankt kantoormeubilair en het gebruik van verpakkingsmateriaal. Al deze activiteiten tellen mee als je een volledige en betrouwbare CSRD-rapportage wilt opstellen.

Veel facility managers onderschatten hoe breed de scope van een kantoorverhuizing eigenlijk is. Een verhuizing omvat niet alleen het rijden van A naar B. Denk aan het inkopen en verwerken van verpakkingsmateriaal, de opslag van inventaris in een externe opslaglocatie en de afvoer of herbestemming van meubilair dat niet meegaat naar de nieuwe locatie. Al deze deelactiviteiten genereren emissies of afvalstromen die relevant zijn voor je duurzaamheidsverslag.

Specifiek voor organisaties in de petrochemische industrie of de Rotterdamse haven, waar duurzaamheidsambities steeds vaker onderdeel zijn van de bedrijfsstrategie, is het belangrijk om ook de indirecte impact van facilitaire activiteiten zoals verhuizingen mee te nemen. De CSRD verplicht je immers om een volledig beeld te geven van je milieu-impact, inclusief activiteiten die je uitbesteedt aan derden.

Welke data moet een verhuisbedrijf aanleveren voor je duurzaamheidsrapport?

Voor een CSRD-conforme duurzaamheidsrapportage moet een verhuisbedrijf minimaal de volgende gegevens kunnen aanleveren: de CO2-uitstoot van het transport, uitgedrukt in kilogram CO2-equivalent, het gewicht en de verwerkingswijze van gebruikte verpakkingsmaterialen, informatie over het lot van afgedankt meubilair (hergebruik, recycling of afval) en het energieverbruik van eventuele opslagfaciliteiten.

Hoe specifieker de data, hoe sterker je rapportage staat. Een verhuisbedrijf dat alleen zegt “we rijden elektrisch” levert onvoldoende onderbouwing voor je duurzaamheidsverslag. Je hebt getallen nodig: hoeveel kilometer is er gereden, met welk type voertuig en wat is de bijbehorende emissiefactor? Diezelfde logica geldt voor verpakkingsmateriaal. Zijn de verhuisdozen van gerecycled materiaal? Worden ze na afloop hergebruikt of gerecycled?

Een verhuispartner die werkt met een meubelpaspoort, zoals wij doen via Circular Connect, kan bovendien inzichtelijk maken welk meubilair een tweede leven krijgt en welke grondstoffen worden teruggewonnen. Dit soort data versterkt niet alleen je CSRD-rapportage, maar ondersteunt ook je bredere circulariteitsdoelstellingen.

Hoe beoordeel je of een verhuisbedrijf CSRD-klaar is?

Een verhuisbedrijf is CSRD-klaar als het beschikt over relevante milieucertificeringen, aantoonbare processen heeft voor het meten van emissies en afvalstromen, en bereid is deze data op projectniveau met jou te delen. Vraag bij de selectie altijd naar ISO 14001-certificering, de CO2-prestatieladder en concrete voorbeelden van eerder opgeleverde duurzaamheidsrapportages.

Naast certificeringen zijn er een aantal praktische vragen die je kunt stellen tijdens het selectieproces:

Heeft het verhuisbedrijf elektrisch of emissiearm transport beschikbaar?
Kunnen zij per project een CO2-rapportage aanleveren?
Werken zij met herbruikbaar verpakkingsmateriaal en kunnen zij dit aantonen?
Hebben zij een aantoonbaar beleid voor de herbestemming van kantoormeubilair?
Zijn zij bereid contractuele afspraken te maken over duurzaamheidsdata?

Een verhuisbedrijf zonder antwoord op deze vragen is simpelweg niet geschikt als partner voor organisaties die serieus met CSRD-compliance bezig zijn. Wij werken als zakelijke verhuispartner met ISO 14001, ISO 9001 en de CO2-prestatieladder, en kunnen per verhuizing concrete emissiedata aanleveren die direct bruikbaar zijn in je duurzaamheidsrapportage.

Wat zijn de risico’s van een verhuisbedrijf zonder duurzaamheidsdata?

Als je een verhuisbedrijf inschakelt dat geen duurzaamheidsdata kan aanleveren, loop je het risico dat een deel van je Scope 3-emissies niet gedocumenteerd is in je CSRD-rapportage. Dit leidt tot een onvolledig duurzaamheidsverslag, wat bij externe verificatie of stakeholder scrutiny problemen kan opleveren en je geloofwaardigheid als duurzame organisatie ondermijnt.

De risico’s zijn concreet en meervoudig. Ten eerste is er het compliancerisico: een onvolledige rapportage kan leiden tot vragen van accountants, toezichthouders of aandeelhouders. Ten tweede is er het reputatierisico: als blijkt dat je duurzaamheidsclaims niet volledig onderbouwd zijn, schaadt dat het vertrouwen van klanten, partners en medewerkers.

Daarnaast is er een strategisch risico. Organisaties die nu geen grip krijgen op hun Scope 3-emissies, lopen achter op concurrenten die dat wel doen. De CSRD-verplichting wordt de komende jaren alleen maar strenger en breder van toepassing. Wie nu investeert in een verhuispartner die duurzaamheidsdata aanlevert, bouwt een sterkere basis voor toekomstige rapportages.

Tot slot is er het operationele risico van meubilair zonder documentatie. Meubilair dat zonder paspoort of herbestemmingsplan wordt afgevoerd, verdwijnt in de afvalketen zonder dat je weet of het gerecycled, hergebruikt of gestort is. Dat maakt het onmogelijk om circulariteitsclaims te onderbouwen.

Hoe leg je afspraken over duurzaamheidsdata contractueel vast?

Afspraken over duurzaamheidsdata leg je contractueel vast door in de opdrachtovereenkomst of de Service Level Agreement specifieke verplichtingen op te nemen over welke data het verhuisbedrijf aanlevert, in welk format, binnen welke termijn en op welk detailniveau. Vage intenties zijn niet voldoende; je hebt concrete, meetbare afspraken nodig die extern verifieerbaar zijn.

Neem minimaal de volgende elementen op in je contractuele afspraken:

Specificatie van de te leveren data: Benoem expliciet welke gegevens je verwacht, zoals CO2-uitstoot per transportkilometer, gewicht en type verpakkingsmateriaal en afvalverwerkingsrapporten.
Format en standaard: Spreek af in welk format de data wordt aangeleverd, bij voorkeur aansluitend op de standaard die je accountant of duurzaamheidsadviseur hanteert.
Termijn: Stel een harde deadline voor aanlevering, bij voorkeur binnen twee weken na afronding van de verhuizing.
Verificatiemogelijkheid: Leg vast dat de data controleerbaar is en dat het verhuisbedrijf op verzoek onderliggende documentatie kan overleggen.
Sanctiebepaling: Overweeg een bepaling op te nemen die beschrijft wat er gebeurt als de data niet of onvolledig wordt aangeleverd.

Voor organisaties die regelmatig verhuizen, bijvoorbeeld bij groei, reorganisatie of herhuisvesting, is het verstandig deze afspraken op te nemen in een raamcontract. Zo hoef je niet bij elke verhuizing opnieuw te onderhandelen en weet je zeker dat duurzaamheidsdata altijd onderdeel is van de dienstverlening. Een betrouwbare verhuispartner zal deze afspraken zonder bezwaar accepteren, omdat hij de processen en systemen al op orde heeft om deze data structureel te kunnen leveren.

Veelgestelde vragen

Geldt de CSRD-verplichting ook voor kleinere kantoorverhuizingen, of alleen voor grootschalige relocaties?

De CSRD-verplichting maakt geen onderscheid op basis van de omvang van een verhuizing. Als jouw organisatie onder de CSRD valt, moet je alle relevante Scope 3-emissies rapporteren, ook die van een relatief kleine kantoorverhuizing. Zelfs een verhuizing van een klein team kan transportemissies, verpakkingsafval en meubelafvoer genereren die meetellen in je duurzaamheidsverslag. Het is daarom verstandig om voor elke zakelijke verhuizing, groot of klein, dezelfde datavereisten te hanteren.

Wat als mijn verhuisbedrijf wel duurzaam werkt, maar geen officiële certificeringen heeft?

Certificeringen zoals ISO 14001 en de CO2-prestatieladder zijn geen wettelijke vereiste, maar ze bieden wel de sterkste externe onderbouwing voor je rapportage. Als een verhuisbedrijf geen certificeringen heeft, kun je vragen om alternatieve bewijsstukken, zoals brandstofregistraties, weegbonnen van afvalverwerkers of verklaringen van recyclingpartners. Houd er echter rekening mee dat niet-gecertificeerde data moeilijker te verifiëren is door je accountant of duurzaamheidsadviseur, wat het risico op een onvolledige of betwistbare rapportage vergroot.

Hoe integreer ik de duurzaamheidsdata van mijn verhuisbedrijf in mijn bestaande CSRD-rapportageproces?

Vraag je verhuispartner om de data aan te leveren in een format dat aansluit op de standaard die je duurzaamheidsadviseur of accountant hanteert, zoals GHG Protocol-categorieën of een specifieke spreadsheetstructuur. Zorg dat de data tijdig beschikbaar is, bij voorkeur binnen twee weken na de verhuizing, zodat je deze kunt verwerken in je reguliere rapportagecyclus. Als je werkt met een duurzaamheidsplatform of ESG-software, vraag dan of je verhuispartner de gegevens in een compatibel exportformat kan aanleveren.

Kan ik mijn verhuisbedrijf ook verantwoordelijk stellen voor de circulariteit van afgedankt meubilair?

Ja, en dit is zelfs sterk aan te raden. Leg contractueel vast dat de verhuispartner verantwoordelijk is voor het documenteren van de herbestemming van elk meubilstuk dat niet meegaat naar de nieuwe locatie, inclusief of het wordt hergebruikt, gerecycled of afgevoerd als restafval. Een verhuispartner die werkt met een meubelpaspoort of een circulaire verwerkingspartner kan je hierin ondersteunen. Zo kun je in je CSRD-rapportage aantoonbaar maken welk percentage van je meubilair een tweede leven heeft gekregen, wat bijdraagt aan je circulariteitsdoelstellingen.

Wat is een realistisch tijdspad om een verhuisbedrijf CSRD-conform te selecteren en contracteren?

Reken op minimaal vier tot zes weken voor een zorgvuldig selectie- en contracteringsproces. In de eerste twee weken inventariseer je welke duurzaamheidseisen jouw organisatie stelt en vraag je offertes op bij meerdere verhuispartners, inclusief expliciete vragen over hun datamogelijkheden en certificeringen. In de daaropvolgende weken beoordeel je de antwoorden, vraag je om referenties of voorbeeldrapportages en stel je het contract op met de benodigde duurzaamheidsclausules. Begin dit proces ruim voor de geplande verhuisdatum, zodat je niet onder tijdsdruk genoegen hoeft te nemen met een partner die niet volledig CSRD-klaar is.

Mijn organisatie verhuist regelmatig vanwege groei. Hoe voorkom ik dat ik dit proces elke keer opnieuw moet doorlopen?

Sluit een raamcontract met een vaste verhuispartner die al voldoet aan je duurzaamheidseisen. In dit raamcontract leg je eenmalig alle afspraken vast over de te leveren data, het format, de termijnen en de verificatiemogelijkheden, zodat deze automatisch van toepassing zijn op elke volgende verhuizing. Dit bespaart tijd, voorkomt heronderhandeling en garandeert consistentie in de kwaliteit van je duurzaamheidsdata over meerdere rapportagejaren. Evalueer het raamcontract jaarlijks om te controleren of de afspraken nog aansluiten op de actuele CSRD-vereisten.

Hoe ga ik om met een verhuizing waarbij meerdere leveranciers betrokken zijn, zoals een apart transportbedrijf, een opslagpartij en een meubelleverancier?

Bij een verhuizing met meerdere leveranciers is het essentieel dat je voor elke partij afzonderlijk duurzaamheidsdata opvraagt en contractueel vastlegt. Wijs één partij aan als coördinator die verantwoordelijk is voor het samenvoegen van de data tot één overzichtelijk projectrapport. Zorg dat alle leveranciers dezelfde rapportagestandaard hanteren, zodat de data onderling vergelijkbaar en optelbaar is. Als dit te complex wordt, is het werken met één geïntegreerde verhuispartner die alle deelactiviteiten in eigen beheer of via vaste onderaannemers uitvoert, de meest efficiënte oplossing voor een sluitende CSRD-rapportage.

Hoe zorg je dat een verhuisbedrijf aansluit op je CSRD-rapportage?