Whether you choose a turnkey office relocation or individual partial solutions depends on the complexity of your move, your internal capacity, and the degree to which you want to be relieved of the burden. A turnkey approach is ideal for organisations that have little time or staff to coordinate the process themselves. Partial solutions are better suited to companies that want to carry out certain tasks themselves and only seek support on specific components. In this article, we answer the most frequently asked questions to help you make the right choice for your situation.

What is the difference between a turnkey relocation and partial solutions?

A turnkey relocation is a complete package in which the moving partner coordinates and executes the entire process from start to finish: from planning and packing to transport, placement, and aftercare. Partial solutions are individual services that you can purchase per component, such as transport only, storage only, or packing specific departments only.

With a turnkey office relocation, you hand over full control to the moving partner. They draw up a detailed relocation plan, coordinate all parties involved, and ensure the new workplace is ready for use on the agreed date. All you need to do is sign and wait for the key.

Partial solutions offer more control but also require more internal coordination. You choose which tasks you outsource and which you handle internally. Think of a company that manages its own communication to employees and monitors the planning, but outsources the physical move and the temporary storage of office furniture. This can be cost-efficient, but requires a clear project manager on your side.

When is a turnkey relocation the best choice for a company?

A turnkey relocation is the best choice when your organisation has little internal capacity to coordinate a move, when the relocation is complex due to multiple locations or sensitive equipment, or when continuity of business operations during the move is crucial.

Larger organisations in the petrochemical industry or the Rotterdam port often work with tight operational schedules. Downtime costs money. A fully managed approach ensures that the relocation takes place outside office hours or at the weekend, so that business operations are not interrupted. Our team then takes care of not only the transport, but also the dismantling and assembly of workstations, cable management for a smooth IT transition, and any handyman services to make the new location immediately ready for use.

A turnkey approach is also advisable when you are dealing with special items such as high-tech equipment, medical devices, or works of art. This requires specialist knowledge, the right resources, and a clear point of contact who manages the entire process. With more than 100 years of experience and certifications such as EPV, VCA, ISO 9001, and ISO 14001, we are accustomed to coordinating this type of relocation flawlessly.

In which situations are partial solutions smarter than a complete package?

Partial solutions are smarter than a complete package when your organisation already has an experienced facilities manager or project manager who can take charge, when the relocation is relatively straightforward, or when you want or are able to carry out specific components yourself to save costs.

A medium-sized SME moving to a neighbouring building with a limited amount of office furniture may only need transport and assembly. The team does the packing themselves on the last working day. In that case, a complete package is oversized and you pay for services you do not need.

Partial solutions also work well when you carry out the relocation in phases. Some companies first move their archives to external storage, then relocate the workstations, and finally set up the communal spaces. By engaging a moving partner per phase, you maintain control over the budget and planning. Make sure you designate someone internally to monitor coordination, as with partial solutions coordination is your responsibility.

How does CSRD legislation influence the choice of a moving partner?

CSRD legislation is requiring more and more companies to report on their sustainability performance, including the CO2 emissions of contracted services such as relocations. This means that the choice of a moving partner in 2026 is no longer just about price and planning, but also about demonstrable sustainability performance and the ability to supply emissions data for your reporting.

If you choose a moving partner who cannot provide insight into their CO2 emissions, you risk having a gap in your sustainability reporting. This can have consequences for tenders, investors, and stakeholders who are increasingly scrutinising the entire value chain.

We actively respond to this. Through our subsidiary Circular Connect, we offer a furniture passport that makes the lifecycle of office furniture transparent, including opportunities for reuse and revitalisation. Our fleet drives emission-free in the last mile, we work with ISO 14001 certification, and we support clients with their CSRD reporting. For facilities managers and project managers who factor sustainability into their procurement decisions, this is a concrete and demonstrable advantage. View our complete business offering for more information about our sustainable approach.

What questions should you ask a business moving partner?

Before choosing a business moving partner, you should at minimum ask about their certifications, experience with comparable relocations, sustainability performance, and the way they manage the process and communicate throughout. Good answers to these questions are a reliable indicator of quality and peace of mind.

Use the following checklist as a guide during your selection interviews:

Certifications: Is the mover recognised as an EPV (Recognised Project Mover) and do they hold VCA, ISO 9001, and ISO 14001 certification?
Experience: Does the moving partner have demonstrable experience in your industry or with comparable items (high-tech equipment, archives, medical equipment)?
Sustainability: Can the moving partner supply emissions data for your CSRD reporting? Do they work with electric transport and circular processing of furniture?
Management and communication: Is there a dedicated point of contact? How is the planning communicated to employees and other parties involved?
Flexibility: Can the moving partner work outside office hours or at the weekend to ensure continuity?
Additional services: Does the partner also offer handyman services, cable management, or temporary storage if needed?
References and track record: Can the moving partner provide references from comparable clients?

A reliable moving partner answers these questions without hesitation and proactively. If a provider remains vague about certifications or sustainability performance, that is a clear signal. A good business relocation starts with a partner who values the process just as much as the end result.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een gemiddelde turnkey bedrijfsverhuizing?

De doorlooptijd van een turnkey bedrijfsverhuizing hangt sterk af van de omvang en complexiteit. Een verhuizing van een klein kantoor kan in één weekend worden afgerond, terwijl een grootschalige verhuizing met meerdere locaties of specialistische apparatuur meerdere weken voorbereiding en meerdere uitvoerdagen vraagt. Een goede verhuispartner stelt vooraf een gedetailleerd tijdlijnplan op, zodat je precies weet wat je kunt verwachten en wanneer de nieuwe locatie operationeel is.

Wat zijn de meest gemaakte fouten bij een bedrijfsverhuizing met deeloplossingen?

De grootste valkuil bij deeloplossingen is het onderschatten van de coördinatielast aan jouw kant. Bedrijven kiezen voor deeloplossingen om kosten te besparen, maar vergeten een duidelijke interne projectleider aan te wijzen, waardoor afstemming tussen de verschillende partijen mis loopt. Andere veelgemaakte fouten zijn: te laat beginnen met de planning, onvoldoende communicatie naar medewerkers over de verhuisfasering, en het niet vastleggen van duidelijke afspraken per deeldienst in een contract.

Kan ik halverwege het proces overstappen van deeloplossingen naar een turnkey aanpak?

In principe is dit mogelijk, maar het is niet ideaal. Overstappen halverwege het proces brengt risico’s met zich mee, zoals dubbele kosten, verlies van planning en verwarring over verantwoordelijkheden. Als je merkt dat de coördinatielast te zwaar wordt, bespreek dit dan zo vroeg mogelijk met je verhuispartner. Een goede partner kan flexibel schakelen en het resterende deel van de verhuizing overnemen, mits er tijdig en duidelijk gecommuniceerd wordt over de nieuwe taakverdeling.

Hoe zorg ik ervoor dat medewerkers zo min mogelijk hinder ondervinden van de verhuizing?

Communicatie en planning zijn hierbij de sleutelfactoren. Informeer medewerkers tijdig over de verhuisdatum, de nieuwe werkplekindeling en eventuele tijdelijke aanpassingen in de werkwijze. Laat de fysieke verhuizing zoveel mogelijk buiten kantooruren of in het weekend plaatsvinden, en zorg dat de nieuwe locatie volledig gebruiksklaar is vóór de eerste werkdag. Bij een turnkey aanpak neemt de verhuispartner deze coördinatie grotendeels over, inclusief de inrichting van werkplekken en het operationeel maken van de IT-infrastructuur.

Wat gebeurt er met kantoormeubilair dat niet mee verhuist naar de nieuwe locatie?

Meubilair dat niet mee verhuist hoeft niet direct weggegooid te worden. Via circulaire oplossingen zoals het meubelpaspoort van Circular Connect kan meubilair worden gerevitaliseerd, hergebruikt of op een duurzame manier worden verwerkt. Dit is niet alleen beter voor het milieu, maar ook relevant voor je CSRD-rapportage. Vraag je verhuispartner vooraf of hij circulaire verwerkingsopties aanbiedt, zodat je geen meubilair onnodig afvoert als afval.

Hoe ver op voorhand moet ik beginnen met de planning van een zakelijke verhuizing?

Voor een kleine tot middelgrote verhuizing is een voorbereidingstijd van zes tot twaalf weken doorgaans voldoende. Bij complexe verhuizingen met meerdere locaties, specialistische apparatuur of strikte operationele eisen — zoals in de petrochemische industrie of de zorgsector — is een voorbereidingstijd van drie tot zes maanden realistischer. Hoe eerder je een verhuispartner inschakelt, hoe meer ruimte er is voor een grondige inventarisatie, een realistisch verhuisplan en het inplannen van gewenste data buiten de spits.

Is een zakelijke verhuizing fiscaal aftrekbaar?

In veel gevallen zijn de kosten van een zakelijke verhuizing aftrekbaar als bedrijfskosten, mits de verhuizing zakelijk gemotiveerd is. Dit geldt zowel voor de verhuisdiensten zelf als voor aanvullende kosten zoals tijdelijke opslag of handyman services. Het is echter verstandig om dit vooraf te bespreken met je accountant of fiscalist, omdat de specifieke aftrekbaarheid afhankelijk is van de rechtsvorm van je bedrijf en de aard van de gemaakte kosten.

Turnkey relocation or partial solutions: what suits your business?