Contact opnemen

How do you recognise a reliable removal company?

Christiaan van der Ent ·

A reliable moving company can be recognized by a combination of demonstrable certifications, transparent quotes, verifiable company details, and positive customer reviews. For a business relocation, additional requirements apply: think safety certificates, experience with commercial projects, and a structured approach that guarantees continuity. In this article, we answer the most frequently asked questions so that you, as a facility manager or office manager, can make a well-informed decision.

What characteristics distinguish a reliable moving company from a fraudulent one?

A reliable moving company is transparent about its identity, working methods, and pricing structure, holds demonstrable certifications, and works with permanent staff and its own equipment. A fraudulent party often demands a high deposit, communicates vaguely about costs, and is difficult to reach after signing an agreement.

With a commercial business relocation, the risks are greater than with a private move. Office inventory, sensitive equipment, and business continuity are at stake. Therefore, pay attention to the following concrete characteristics:

  • Own fleet and staff: reliable movers work with their own employees and vehicles, not exclusively with hired workers.
  • Dedicated point of contact: a professional company assigns you a relocation coordinator who oversees the entire project.
  • Written agreements: everything is documented, including liability in case of damage.
  • No unreasonable advance payments: a serious moving company does not require full payment upfront.
  • Accessibility and communication: you receive prompt answers to questions and there is a clear point of contact.

A family business with generations of experience builds its reputation on long-term client relationships. That is a fundamentally different business model than a one-off transaction where quality is subordinate to quick profit.

What quality marks and certifications should a moving company have?

For a professional business relocation, the most relevant quality marks are the Erkend Projectverhuizer (EPV) certificate, VCA certification for workplace safety, and ISO 9001 and ISO 14001 for quality management and environmental management respectively. Membership of industry organizations such as Top Movers Nederland is an additional sign of reliability.

Each of these certifications has a concrete meaning for you as a client:

  • EPV (Erkend Projectverhuizer): proves that the company specializes in complex commercial relocations and meets strict quality requirements.
  • VCA certification: guarantees that safety protocols are followed, essential at industrial sites such as the Rotterdam port or petrochemical complexes.
  • ISO 9001: demonstrable quality management system with established processes and continuous improvement.
  • ISO 14001: environmental management system, relevant for organizations reporting under CSRD legislation.
  • FIDI and IAM: international networks that maintain quality standards for cross-border relocations.

For organizations that place a high value on sustainability, ISO 14001 is particularly valuable. It shows that a moving company is actively working to reduce its environmental impact, which directly aligns with CSRD reporting obligations.

How do you verify that a moving company is legitimate and trustworthy?

You verify the reliability of a moving company by checking its Chamber of Commerce registration number via the Trade Register, checking whether the company is a member of recognized industry organizations, and verifying that certifications are current and valid. Also look for a physical address and check whether the company has been active for a longer period of time.

Practical steps to verify a moving company:

  1. Chamber of Commerce check: look up the company via kvk.nl and verify whether the company information matches what is stated on the website.
  2. Industry membership: check via the Top Movers Nederland website whether the company is registered as an accredited member.
  3. Certification validity: request copies of certificates and check the expiry dates.
  4. Physical presence: a company with its own storage facilities and a recognizable registered address is less transient than a PO box address.
  5. Online presence and history: a company that has been active for decades has a demonstrable track record that you can research.

For tenders in the public sector or with larger organizations, a thorough background check is not a luxury but a requirement. Also ask for references from comparable assignments.

Why is a detailed quote a sign of a reliable moving company?

A detailed quote demonstrates that a moving company has seriously assessed your situation and is willing to commit to specific agreements regarding scope, timeline, and costs. Vague quotes with only a total amount are a warning sign: they leave room for unexpected additional costs afterwards.

A reliable quote for a business relocation contains at minimum:

  • A specified inventory of what is being moved
  • The planned moving date and lead time
  • Clarity on who does what: packing and unpacking, disassembly, assembly
  • Information about insurance and liability in case of damage
  • Any additional services such as handyman service or temporary storage
  • Payment terms and cancellation policy

A moving company that takes the time for a thorough pre-survey or inventory consultation invests in a smooth relocation process. That is exactly the behavior you want to see from a party you entrust with your business inventory.

What do customer reviews say about the reliability of a moving company?

Customer reviews provide a realistic picture of the day-to-day service of a moving company. Pay attention not only to the average score, but also to how the company responds to negative reviews and whether ratings are consistent over time. Recent reviews carry more weight than older ones.

When reading reviews for a commercial relocation, these elements are most informative:

  • Specific experiences: reviews that describe concrete situations are more reliable than general praise.
  • Response to complaints: a company that handles criticism professionally demonstrates maturity and customer focus.
  • Consistency: a high score based on hundreds of reviews is more convincing than a perfect score based on ten.
  • Commercial context: look specifically for reviews from companies in comparable sectors or with a similar relocation scale.

If in doubt, ask the moving company for references from comparable commercial clients. A company with a solid reputation will have no objection to this.

What questions should you ask a moving company before you sign?

Before signing, ask at minimum about certifications, liability in case of damage, the composition of the moving team, the exact schedule, and how the company deals with unforeseen circumstances. These questions quickly reveal whether you are dealing with a professional party.

A practical checklist for your conversation with a moving company:

  1. What certifications do you hold and are they current?
  2. Who is my dedicated point of contact throughout the entire project?
  3. Do you work with your own staff or with temporary workers?
  4. How is liability arranged in case of damage to inventory or the building?
  5. What is your experience with relocations in our sector or of comparable scale?
  6. How do you handle delays or unforeseen circumstances?
  7. Do you offer temporary storage of inventory if the new location is not immediately available?
  8. How do you report on sustainability performance, relevant to our CSRD accountability?

The way a moving company answers these questions says at least as much as the answers themselves. A confident, concrete, and transparent response is the hallmark of a party that knows what it is doing and has nothing to hide. We at Van der Ent Group are happy to answer these questions, backed by more than 100 years of experience and a comprehensive commercial services package tailored to the needs of modern organizations.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verhuisbedrijf inschakelen voor een bedrijfsverhuizing?

Voor een zakelijke verhuizing is het verstandig om minimaal 8 tot 12 weken van tevoren contact op te nemen met een verhuisbedrijf. Complexe verhuizingen — denk aan grote kantoorpanden, datacenters of industriële omgevingen — vereisen soms een nog langere voorbereidingstijd vanwege de planning, inventarisatie en coördinatie met meerdere partijen. Hoe eerder je start, hoe meer ruimte er is voor een grondige voormeting en een gedetailleerde offerte die aansluit op jouw specifieke situatie.

Wat moet ik doen als een verhuisbedrijf schade veroorzaakt aan mijn inventaris of gebouw?

Documenteer de schade direct na de verhuizing met foto’s en een schriftelijke beschrijving, en meld dit zo snel mogelijk bij de vaste contactpersoon van het verhuisbedrijf. Een betrouwbaar verhuisbedrijf heeft duidelijke procedures voor schadeafhandeling vastgelegd in de overeenkomst, inclusief een aansprakelijkheidsverzekering. Controleer vóór de verhuizing altijd welk bedrag gedekt is en of jouw specifieke inventaris — zoals gevoelige IT-apparatuur of kunstwerken — aanvullende verzekering vereist.

Kan een verhuisbedrijf ook helpen bij de inrichting van de nieuwe locatie, of stopt hun taak bij het afleveren van dozen?

Professionele verhuisbedrijven bieden vaak aanvullende diensten aan die verder gaan dan het puur fysiek verplaatsen van inventaris. Denk aan demontage en montage van kantoormeubilair, het aansluiten van werkplekken en een handymanservice voor kleinere klussen op de nieuwe locatie. Het is verstandig om bij de offerte expliciet te vragen welke diensten inbegrepen zijn, zodat je na de verhuizing niet voor verrassingen staat.

Hoe minimaliseer ik de downtime van mijn bedrijf tijdens een verhuizing?

De sleutel tot minimale bedrijfsonderbreking is een gedetailleerd verhuisplan dat in nauwe samenwerking met het verhuisbedrijf wordt opgesteld. Plan de fysieke verhuizing bij voorkeur in het weekend of buiten kantooruren, en zorg voor een gefaseerde aanpak waarbij afdelingen één voor één worden verplaatst. Een ervaren verhuiscoördinator kan hierbij een cruciale rol spelen door de logistiek strak te regisseren en knelpunten proactief op te lossen.

Is het zinvol om meerdere offertes op te vragen, en hoe vergelijk ik die eerlijk?

Ja, het opvragen van minimaal drie offertes is een goede praktijk bij een zakelijke verhuizing. Vergelijk offertes niet alleen op totaalprijs, maar kijk ook naar de specificaties: wat is precies inbegrepen, welke verzekering wordt geboden en welke aanvullende diensten zijn apart geprijsd. Een lagere prijs is weinig waard als de scope vaag is omschreven of als belangrijke zaken zoals aansprakelijkheid en tijdelijke opslag ontbreken.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het kiezen van een verhuisbedrijf voor een kantoorverhuizing?

Een veelgemaakte fout is het selecteren van een verhuisbedrijf uitsluitend op basis van de laagste prijs, zonder te controleren op certificeringen, ervaring met zakelijke verhuizingen of referenties. Andere valkuilen zijn het te laat starten met de planning, geen schriftelijke overeenkomst afsluiten en vergeten te vragen wie er daadwerkelijk op de verhuisdag aanwezig is. Door deze punten tijdig te adresseren, voorkom je onnodige stress en risico’s voor jouw bedrijfscontinuïteit.

Hoe kan ik als facilitair manager de duurzaamheidsprestaties van een verhuizing aantonen voor onze CSRD-rapportage?

Vraag het verhuisbedrijf vooraf om een overzicht van hun milieuprestaties, zoals CO₂-uitstoot per verhuizing, het gebruik van elektrische voertuigen en het beleid rondom verpakkingsmateriaal. Bedrijven met een ISO 14001-certificering beschikken doorgaans over gestructureerde data die je direct kunt gebruiken in je duurzaamheidsrapportage. Maak afspraken over het aanleveren van deze gegevens na afloop van de verhuizing, zodat je beschikt over concrete cijfers voor je CSRD-verantwoording.

Gerelateerde artikelen