Een bedrijfsverhuizing verwerk je in je CSRD-rapportage door de emissies, afvalstromen en materiaalbewegingen van de verhuizing te koppelen aan de relevante ESRS-standaarden, met name ESRS E1 (klimaat) en ESRS E5 (circulariteit). Je documenteert de CO₂-uitstoot van transport, het hergebruik of de afvoer van meubilair, en de hoeveelheid afval die vrijkomt. Daarvoor heb je concrete data nodig van je verhuispartner. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over CSRD-rapportage en bedrijfsverhuizingen, zodat je precies weet wat je moet vastleggen en hoe.
Welke emissies vallen onder CSRD bij een kantoorverhuizing?
Bij een kantoorverhuizing vallen de CO₂-emissies van het transport onder Scope 3 van het ESRS E1-raamwerk, meer specifiek onder de categorie “upstream transport en distributie.” Dit zijn indirecte emissies die niet uit je eigen activiteiten komen, maar wel aan jouw organisatie toegerekend worden omdat jij de verhuizing opdracht hebt gegeven.
Concreet gaat het om de volgende emissietypen:
- Transportemissies van de verhuiswagens, inclusief brandstoftype (diesel, HVO, elektrisch)
- Emissies van verpakkingsmaterialen zoals noppenfolie, karton en folie die worden geproduceerd en afgevoerd
- Emissies gerelateerd aan opslag als er een tussenopslagperiode is in een extern magazijn
- Indirecte emissies van het afvoeren of vernietigen van meubilair dat niet meegaat naar de nieuwe locatie
Scope 1 en Scope 2 zijn bij een verhuizing doorgaans niet van toepassing, tenzij je een eigen wagenpark inzet. De verhuizing zelf is een activiteit die je uitbesteedt, dus de emissies landen in Scope 3. Dat maakt het lastiger om data te verzamelen, maar het maakt de emissies niet minder rapportageplichtig. Zeker voor organisaties die onder de CSRD vallen, is Scope 3 niet optioneel als de emissies materieel zijn.
Hoe bereken je de CO₂-uitstoot van een bedrijfsverhuizing?
De CO₂-uitstoot van een bedrijfsverhuizing bereken je op basis van de gereden kilometers, het gewicht of volume van de lading, en het brandstoftype van het ingezette voertuig. Veel verhuisbedrijven kunnen dit voor je berekenen op basis van hun ritregistratie en voertuigspecificaties.
De basisformule ziet er als volgt uit:
- Bepaal het gewicht of volume van de verhuislading in tonnen of m³
- Registreer de gereden afstand per rit, inclusief retourritten
- Vraag het brandstofverbruik of de emissiefactor op bij de verhuispartner (in kg CO₂ per ton/km of per liter brandstof)
- Vermenigvuldig gewicht x afstand x emissiefactor
- Tel alle ritten op, inclusief voorrijden, tussentransport en eindlevering
Als de verhuispartner rijdt met elektrische voertuigen, gebruik dan de emissiefactor van de Nederlandse energiemix voor elektriciteit of vraag of de verhuizer beschikt over groene stroom. Dit maakt een aanzienlijk verschil in de uitkomst. Vraag altijd om een schriftelijke berekening of emissieoverzicht, zodat je de cijfers kunt onderbouwen in je rapportage. Een goed CSRD management systeem kan dit soort Scope 3-data integreren vanuit leveranciersrapportages.
Wat zijn de CSRD-rapportageverplichtingen voor meubelhergebruik en afvalstromen?
Onder ESRS E5 (gebruik van hulpbronnen en circulaire economie) ben je verplicht te rapporteren over materiaalstromen die voortkomen uit je bedrijfsactiviteiten. Een kantoorverhuizing waarbij meubilair wordt afgevoerd, verkocht, geschonken of gerecycled valt hier direct onder. Je moet aantonen wat er met het materiaal is gebeurd en welke circulaire keuzes je hebt gemaakt.
De rapportageverplichting omvat minimaal:
- Gewicht of hoeveelheid afgevoerd meubilair, uitgesplitst naar bestemming (hergebruik, renovatie, recycling, stortplaats)
- Aandeel circulair verwerkt materiaal als percentage van het totaal afgevoerde volume
- Documentatie van de verwerkingsketen, zoals certificaten van recyclingbedrijven of bewijsstukken van doorgifte aan een kringlooporganisatie
- Eventuele restwaarde van meubilair als dit is verkocht of geruild
Een meubelpaspoort is hierbij een praktisch hulpmiddel. Dit document legt per meubelstuk vast wat de materiaalsamenstelling is, hoe oud het is en wat de resterende gebruiksduur is. Zo kun je bij een volgende verhuizing of bij de CSRD-rapportage direct aantonen welke keuzes zijn gemaakt en op basis van welke informatie.
Welke documenten heb je nodig van je verhuisbedrijf voor de CSRD-rapportage?
Voor een volledige CSRD-rapportage heb je van je verhuisbedrijf minimaal een emissieoverzicht, een afvalstroom- of materiaaldocumentatie, en bewijs van eventueel hergebruik of circulaire verwerking nodig. Zonder deze documenten kun je de verhuizing niet onderbouwen in je duurzaamheidsrapportage.
Vraag je verhuispartner concreet om het volgende:
- CO₂-emissieberekening per rit of per verhuizing, met vermelding van methode en emissiefactoren
- Voertuigspecificaties inclusief brandstoftype en Europese milieunorm (Euro 6, elektrisch, HVO)
- Afvalstroom- of verwerkingsrapportage voor afgevoerd meubilair en verpakkingsmateriaal
- Certificaten van verwerkers, zoals een recyclingcertificaat of overdrachtsbon van een kringlooppartner
- Meubelpaspoort of materiaaloverzicht als dit beschikbaar is
- ISO 14001-certificering van de verhuispartner als bewijs van milieumanagementsysteem
Bewaar deze documenten gestructureerd, bij voorkeur gekoppeld aan het projectdossier van de verhuizing. Auditors en externe verificateurs zullen bij een CSRD-audit vragen naar de brondata achter je Scope 3-emissies. Hoe concreter je documentatie, hoe eenvoudiger de verificatie.
Hoe verwerk je verhuisgegevens in de dubbele materialiteitsanalyse?
Verhuisgegevens verwerk je in de dubbele materialiteitsanalyse door de verhuizing te beoordelen op zowel financiële materialiteit (wat is de impact op je bedrijf) als impactmaterialiteit (wat is de impact op mens en milieu). Als je regelmatig verhuist of grote volumes verplaatst, kan een bedrijfsverhuizing materieel zijn onder beide perspectieven.
Impactmaterialiteit van een verhuizing
Beoordeel of de CO₂-uitstoot van transport en de hoeveelheid afgedankt meubilair significant zijn ten opzichte van je totale Scope 3-emissies. Als een verhuizing eenmalig is en een klein deel van je totale voetafdruk vormt, is de impactmaterialiteit beperkt. Bij grote of frequente verhuizingen, of bij organisaties met een uitgesproken duurzaamheidsdoelstelling, kan de impact al snel materieel worden.
Financiële materialiteit van een verhuizing
Denk aan de financiële risico’s en kansen die samenhangen met de verhuizing. Stel: je huurt een pand dat niet voldoet aan de energienormen van 2030, dan brengt dat toekomstige kosten met zich mee. Of je verkoopt meubilair via een circulair platform en genereert restwaarde. Beide aspecten zijn relevant voor de financiële materialiteitsanalyse. Leg de redenering vast in je materialiteitsmatrix en documenteer welke drempelwaarden je hebt gehanteerd om de verhuizing wel of niet als materieel te classificeren.
Wanneer schakel je een gecertificeerde verhuispartner in voor CSRD-compliance?
Je schakelt een gecertificeerde verhuispartner in zodra je organisatie onder de CSRD valt en de verhuizing als materieel is beoordeeld, of wanneer je de verhuizing wilt opnemen in je Scope 3-rapportage en je daarvoor betrouwbare, verifieerbare data nodig hebt. Een niet-gecertificeerde verhuizer kan deze data doorgaans niet aanleveren.
Certificeringen waar je op kunt letten bij de selectie van een verhuispartner:
- ISO 14001: milieumanagementsysteem, verplicht voor betrouwbare CO₂-data
- ISO 9001: kwaliteitsmanagementsysteem, relevant voor procesbeheersing en documentatie
- VCA: veiligheid, gezondheid en milieu, relevant voor complexe of industriële verhuizingen
- EPV (Erkend Projectverhuizer): sectorspecifieke erkenning voor zakelijke verhuizingen
Wij bij Van der Ent Group beschikken over al deze certificeringen en bieden standaard een CO₂-emissieoverzicht, meubelpaspoort en afvalstroomdocumentatie als onderdeel van onze bedrijfsverhuizing service. Via onze dochteronderneming Circular Connect zorgen wij voor circulaire verwerking van meubilair, zodat je het hergebruikpercentage direct kunt opnemen in je CSRD-rapportage. Als zakelijke verhuispartner met meer dan 100 jaar ervaring begrijpen wij wat facility managers en inkoopmanagers nodig hebben als het gaat om compliance, documentatie en ontzorging. Wil je weten hoe wij jouw verhuizing CSRD-proof kunnen maken? Neem contact op en we denken graag met je mee.
Veelgestelde vragen
Moet je een eenmalige verhuizing altijd opnemen in je CSRD-rapportage?
Niet per se. Of je een eenmalige verhuizing moet rapporteren, hangt af van de uitkomst van je dubbele materialiteitsanalyse. Als de CO₂-uitstoot en afvalstromen van de verhuizing verwaarloosbaar zijn ten opzichte van je totale Scope 3-emissies, kun je gemotiveerd besluiten de verhuizing niet als materieel te classificeren. Documenteer die redenering wel altijd in je materialiteitsmatrix, zodat je bij een audit kunt aantonen waarom je de verhuizing buiten beschouwing hebt gelaten.
Wat als mijn verhuisbedrijf geen CO₂-emissieoverzicht kan aanleveren?
Als je verhuispartner geen emissieoverzicht kan leveren, kun je zelf een schatting maken op basis van openbare emissiefactoren, zoals die van het GHG Protocol of de CO₂-emissiefactoren van RVO. Gebruik daarvoor de gereden kilometers, het gewicht van de lading en het brandstoftype van het voertuig. Houd er wel rekening mee dat zelf berekende schattingen minder sterk staan bij een externe verificatie dan data die rechtstreeks van de verhuispartner komen. Overweeg voor toekomstige verhuizingen een gecertificeerde partner te selecteren die deze documentatie standaard aanbiedt.
Hoe ga je om met verhuisemissies als de verhuizing over meerdere maanden is gespreid?
Als de verhuizing gespreid plaatsvindt over meerdere maanden of zelfs een heel boekjaar, registreer je de emissies per rit of per deelverhuizing en tel je deze op tot een totaal voor de rapportageperiode. Zorg dat je van elke transportbeweging een aparte emissieberekening bijhoudt, zodat je de data per kwartaal of per rapportagejaar kunt aggregeren. Koppel elk document aan een datum en projectfase, zodat de tijdlijn helder is voor auditors.
Kun je de CSRD-rapportage van een verhuizing ook gebruiken als input voor je Science Based Targets (SBTi)?
Ja, de Scope 3-emissiedata van een verhuizing kunnen direct worden meegenomen in je SBTi-baseline en voortgangsrapportage, mits de data voldoende nauwkeurig en onderbouwd zijn. Scope 3-categorie 4 (upstream transport en distributie) is een erkende categorie binnen het SBTi-raamwerk. Door verhuisemissies structureel te documenteren, bouw je een betrouwbare Scope 3-inventaris op die zowel voor CSRD als voor SBTi bruikbaar is.
Welke veelgemaakte fouten maken bedrijven bij het rapporteren van verhuisemissies?
Een veelgemaakte fout is het vergeten van retourritten en lege transporten, waardoor de totale uitstoot structureel wordt onderschat. Daarnaast laten bedrijven de emissies van verpakkingsmaterialen en tussenopslag vaak achterwege, terwijl die ook onder Scope 3 vallen. Een andere valkuil is het ontbreken van bronvermelding: als je niet vastlegt welke emissiefactoren je hebt gebruikt en waar die vandaan komen, is je rapportage niet verifieerbaar. Zorg altijd voor een gedocumenteerde berekeningsmethode.
Hoe neem je de nieuwe kantoorlocatie zelf mee in je CSRD-rapportage?
De nieuwe kantoorlocatie heeft invloed op je Scope 1- en Scope 2-emissies via energieverbruik, en op Scope 3 via het woon-werkverkeer van medewerkers. Vraag bij de nieuwe locatie het energielabel, het energieverbruik en de aanwezige installaties op, en verwerk dit in je ESRS E1-rapportage. Als de nieuwe locatie een significant ander energieprofiel heeft dan de vorige, is dit ook relevant voor je financiële materialiteitsanalyse en eventuele klimaatrisico’s onder ESRS E1.
Is er een standaard rapportageformat voor verhuisemissies binnen de CSRD?
Er is geen specifiek CSRD-format exclusief voor verhuisemissies, maar je verwerkt de data binnen de bestaande ESRS-structuur: transportemissies onder ESRS E1 (Scope 3, categorie upstream transport) en materiaalstromen onder ESRS E5. Gebruik de GHG Protocol Corporate Value Chain Standard als methodologische basis voor de emissieberekening. Zorg dat je in je rapportage expliciet vermeldt welke afbakeningskeuzes je hebt gemaakt, welke emissiefactoren je hebt gebruikt en hoe de data zijn geverifieerd.
Gerelateerde artikelen
- What are common mistakes when moving back from Spain to the Netherlands?
- Hoe bereid je medewerkers voor op een nieuwe werkomgeving?
- How long does it take to get a NIE number in Spain?
- Which countries are most popular with Dutch retirees?
- Retiring to Spain: how to choose the right removal company?
- How is healthcare arranged for retirees living abroad?
- What are the most common mistakes when emigrating to Spain?
- Hoe pak je een spoedeisende bedrijfsverhuizing aan?
- Wat zijn de voordelen van professionele begeleiding bij een bedrijfsverhuizing?
- Kantoor in verbouwing? Zo regel je tijdelijke meubelopslag zonder gedoe
- Wat is een landendocumentatie bij een internationale verhuizing?
- Wat is een relocatie-allowance bij een verhuizing naar het buitenland?
- Wat is het verschil tussen wegtransport en zeetransport bij een verhuizing?
- Hoe begin je met het plannen van een emigratie?
- Wat is het verschil tussen verhuisgoederen en handelsgoederen bij de douane?