Contact opnemen

Wat moet je regelen voor de beveiliging van je nieuwe pand?

Christiaan van der Ent ·

Voor de beveiliging van je nieuwe bedrijfspand regel je in elk geval: een sleutelwijziging of nieuwe toegangspassen direct na de sleuteloverdracht, een inventarisatie van alle toegangspunten, het installeren of controleren van een inbraakalarmsysteem, en het vastleggen van wie toegang heeft tot welke ruimtes. Dit geldt zowel voor de fysieke beveiliging als voor de digitale toegangscontrole van je netwerk en apparatuur. Onderstaande vragen helpen je stap voor stap door alles heen wat je moet regelen.

Welke beveiligingsrisico’s brengt een kantoorverhuizing met zich mee?

Een kantoorverhuizing brengt tijdelijk meer beveiligingsrisico’s met zich mee dan een normale werkdag. Tijdens de verhuisperiode zijn er meer mensen in en rond het pand actief, staan deuren en laadkuilen langdurig open, en is de controle over wie zich waar bevindt minder strak dan normaal. Dat maakt het een moment waarop zowel diefstal als onbevoegde toegang makkelijker kan plaatsvinden.

Denk aan de volgende risico’s die je tijdens een bedrijfsverhuizing extra aandacht verdienen:

  • Onbevoegde toegang: Externe verhuizers, leveranciers en monteurs lopen door het pand. Zonder duidelijke afspraken weet niemand wie er wel of niet mag zijn.
  • Diefstal van apparatuur of data: Laptops, servers en gevoelige documenten zijn kwetsbaar als ze ingepakt staan of tijdelijk onbeheerd zijn.
  • Verlies van sleutels of toegangspassen: Bij een verhuizing circuleren tijdelijk meer sleutels dan normaal. Niet altijd is duidelijk wie wat heeft.
  • Leegstaand oud pand: Het verlaten pand trekt soms ongewenste aandacht, zeker als het een tijdje leegstaat voordat het wordt opgeleverd.

Goed nieuws: al deze risico’s zijn beheersbaar als je ze van tevoren benoemt en aanpakt. Het begint met bewustwording bij iedereen die bij de verhuizing betrokken is.

Wat zijn de eerste beveiligingsstappen na de sleuteloverdracht?

Direct na de sleuteloverdracht van je nieuwe pand voer je drie acties uit: vervang of herconfigureer alle sloten, inventariseer alle toegangspunten, en stel vast wie toegang krijgt tot welke ruimtes. Wacht hier niet mee, want je weet nooit hoeveel kopieën van de vorige sleutels in omloop zijn.

Concreet betekent dit:

  1. Sloten vervangen of herprogrammeren: Bij een mechanisch slot vervang je de cilinders. Bij een elektronisch toegangssysteem reset je alle codes en stel je de rechten opnieuw in.
  2. Toegangspunten in kaart brengen: Loop het hele pand door en noteer alle deuren, nooduitgangen, ramen op de begane grond, laadkuilen en eventuele dakluiken. Elk toegangspunt is een potentieel risico.
  3. Sleutelbeheer regelen: Leg vast wie welke sleutel of pas ontvangt, en teken dit bij voorkeur ook af. Zo heb je altijd een overzicht als er iets vermist raakt.
  4. Alarminstallatie controleren: Is er al een alarmsysteem aanwezig? Laat het controleren door een erkend bedrijf en zorg dat je eigen codes en contactpersonen zijn ingesteld.

Doe dit bij voorkeur nog vóór de eerste verhuiswagen aankomt. Zo begin je de inrichting van je nieuwe kantoor met een schone lei.

Welk toegangscontrolesysteem past het beste bij een bedrijfspand?

Het toegangscontrolesysteem dat het beste past bij een bedrijfspand hangt af van de omvang van je organisatie, het aantal gebruikers en de mate van controle die je wilt. Voor kleine kantoren volstaan vaak sleutelkaarten of een codepaneel. Grotere organisaties profiteren meer van een digitaal systeem met persoonlijke badges, tijdregistratie en beheer op afstand.

Mechanische toegangscontrole

Traditionele sloten met sleutels zijn eenvoudig en goedkoop, maar bieden weinig controle. Je kunt niet bijhouden wie wanneer binnenkomt, en bij verlies van een sleutel moet je direct actie ondernemen. Geschikt voor kleine bedrijven met weinig medewerkers en één of twee toegangspunten.

Elektronische toegangscontrole

Systemen met pas, pincode, of biometrie (vingerafdruk of gezichtsherkenning) geven je veel meer grip. Je kunt per medewerker instellen welke ruimtes toegankelijk zijn en op welke tijden. Je ziet direct wie wanneer heeft ingecheckt, en het blokkeren van een verloren pas duurt seconden. Dit type systeem is de norm geworden voor bedrijven met meerdere medewerkers of gevoelige ruimtes zoals serverruimtes of archieven.

Let bij de keuze op:

  • Schaalbaarheid: groeit het systeem mee als je bedrijf groeit?
  • Integratie: werkt het samen met je beveiligingscamera’s en alarmsysteem?
  • Beheer: kun je rechten zelf aanpassen via een app of dashboard?
  • Certificering: is het systeem goedgekeurd door een erkende beveiligingsinstantie?

Hoe voldoe je aan wettelijke eisen voor bedrijfsbeveiliging?

De wettelijke eisen voor bedrijfsbeveiliging in Nederland zijn niet voor elke sector gelijk. In het algemeen ben je als werkgever verplicht om een veilige werkomgeving te garanderen op basis van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). Afhankelijk van je branche gelden er aanvullende verplichtingen, bijvoorbeeld bij de verwerking van persoonsgegevens (AVG) of bij werk in risicovolle omgevingen.

Praktisch gezien betekent dit:

  • Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E): Je bent wettelijk verplicht om risico’s op de werkplek in kaart te brengen, inclusief beveiligingsrisico’s. Dit doe je bij aanvang van de werkzaamheden in een nieuw pand.
  • AVG en databeveiliging: Als je persoonsgegevens verwerkt, moet je zorgen dat onbevoegden geen toegang hebben tot die gegevens. Dit geldt zowel fysiek (afgesloten archiefruimte) als digitaal (beveiligde netwerken).
  • Brandveiligheid: Het Bouwbesluit stelt eisen aan vluchtwegen, branddeuren en noodverlichting. Bij een nieuw pand laat je dit controleren door de gemeente of een gecertificeerde inspecteur.
  • Meldingsplicht datalekken: Bij een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, ben je verplicht dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Twijfel je of je voldoet aan alle eisen? Een gecertificeerd beveiligingsbedrijf of een arbodeskundige helpt je om de juiste maatregelen te treffen en te documenteren.

Wanneer schakel je een professioneel beveiligingsbedrijf in?

Je schakelt een professioneel beveiligingsbedrijf in zodra de risico’s of de complexiteit van je beveiligingsbehoefte de eigen capaciteit overstijgen. Dat is het geval bij grotere panden, meerdere toegangspunten, gevoelige bedrijfsinformatie, of als je wettelijk verplicht bent tot bepaalde beveiligingsmaatregelen.

Situaties waarin je een beveiligingsbedrijf inschakelt:

  • Je pand heeft meerdere verdiepingen of toegangspunten die je niet zelf kunt bewaken.
  • Je werkt met gevoelige data, waardevolle apparatuur of vertrouwelijke documenten.
  • Je wilt een gecertificeerde alarminstallatie laten plaatsen die voldoet aan de eisen van je verzekeraar.
  • Je wilt camerabewaking installeren in lijn met de AVG-richtlijnen.
  • Je hebt tijdelijk beveiliging nodig tijdens de verhuisperiode zelf.

Kies bij voorkeur een bedrijf dat is aangesloten bij de Nederlandse Veiligheidsbranche en dat erkende installateurs in dienst heeft. Vraag altijd om een beveiligingsadvies op maat, want een standaardoplossing past zelden precies op jouw situatie.

Hoe plan je beveiliging in tijdens de verhuisperiode zelf?

Beveiliging tijdens de verhuisperiode vraagt om een aparte aanpak, omdat de normale routines tijdelijk wegvallen. Zorg dat je vóór de verhuisdag een duidelijk draaiboek hebt waarin staat wie toegang heeft tot welk pand, op welke momenten, en wie verantwoordelijk is voor toezicht op de verhuizers.

Concrete stappen voor een veilige verhuisperiode:

  1. Stel een contactpersoon aan: Zorg dat er altijd één vaste persoon aanwezig is die overzicht houdt op wie het pand betreedt en verlaat.
  2. Beperk toegang tot gevoelige ruimtes: Serverruimtes, archiefkamers en directiekantoren blijven op slot tijdens de verhuizing. Alleen bevoegde medewerkers hebben toegang.
  3. Maak afspraken met de verhuizer: Leg vast welke ruimtes de verhuizers mogen betreden en welke niet. Een goede verhuizer werkt hier graag aan mee.
  4. Beveilig waardevolle apparatuur apart: Laptops, servers en gevoelige documenten vervoer je bij voorkeur in eigen beheer of in overleg met de verhuizer apart beveiligd.
  5. Controleer het oude pand bij vertrek: Loop alles na voordat je de sleutels inlevert. Zijn alle kasten leeg? Zijn er geen documenten achtergebleven?

Een professionele verhuispartner helpt je om dit proces gestructureerd te laten verlopen. Bij Van der Ent Group werken we met een strak verhuisdraaiboek en ervaren projectmanagers die het proces van begin tot eind bewaken. Zo houd je als facilitair of office manager grip op de situatie, ook op een drukke bedrijfsverhuizing. Wil je weten hoe wij een zakelijke verhuizing voor jou aanpakken? Neem contact op en we denken graag met je mee.

Gerelateerde artikelen