Contact opnemen

Wat moet je regelen voor je IT-systemen bij een bedrijfsverhuizing?

Christiaan van der Ent ·

Voor een kantoorverhuizing moet je de IT-planning starten, de bestaande systemen inventariseren, afspraken maken met je internetprovider, servers veilig verplaatsen en downtime zoveel mogelijk beperken. Begin hier minstens drie maanden van tevoren mee, want IT is vaak het onderdeel dat de meeste voorbereidingstijd vraagt bij een bedrijfsverhuizing. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over IT bij een kantoorverhuizing, zodat je goed voorbereid bent.

Hoe lang van tevoren moet je IT-planning starten bij een kantoorverhuizing?

Begin je IT-planning bij een kantoorverhuizing minimaal drie maanden van tevoren. Voor grotere organisaties met complexe netwerken, meerdere servers of specifieke telecomaansluitingen is zes maanden een realistischere termijn. Hoe vroeger je start, hoe meer tijd je hebt om problemen te voorzien en op te lossen zonder dat de bedrijfsvoering eronder lijdt.

De reden dat IT zoveel voorlooptijd vraagt, is dat veel zaken afhankelijk zijn van externe partijen. Internetproviders hanteren installatietijden van soms vier tot acht weken. Leveranciers van telefooncentrales of cloudoplossingen hebben hun eigen planning. Als je te laat begint, loop je het risico dat je op de eerste werkdag op de nieuwe locatie geen werkende verbinding hebt.

Een handige manier om te werken is achteruit plannen vanuit de verhuisdatum. Stel vast welke IT-systemen op dag één operationeel moeten zijn, en werk van daaruit terug naar wat wanneer geregeld moet zijn. Maak dit onderdeel van je bredere verhuisplanning, zodat IT niet als een losstaand project wordt behandeld, maar geïntegreerd is in het totale tijdschema.

Welke IT-systemen moeten worden geïnventariseerd vóór de verhuizing?

Vóór een kantoorverhuizing inventariseer je alle hardware, software, netwerkapparatuur en aansluitingen die je bedrijf gebruikt. Denk aan computers, laptops, servers, switches, routers, printers, telefooninstallaties, beveiligingscamera’s en toegangscontrolesystemen. Alleen met een volledig overzicht kun je bepalen wat meegaat, wat vervangen wordt en wat op de nieuwe locatie anders ingericht moet worden.

Begin met een fysieke inventarisatie per afdeling. Noteer niet alleen wat er staat, maar ook wie het gebruikt, hoe het verbonden is en of het afhankelijk is van een vaste locatie of aansluiting. Sommige systemen zijn gebonden aan specifieke IP-adressen of licenties die aan een locatie gekoppeld zijn. Die moet je tijdig omzetten of opnieuw aanvragen.

Vergeet ook de minder zichtbare systemen niet. Denk aan:

  • Cloudabonnementen en SaaS-software die mogelijk locatiegebonden instellingen hebben
  • Back-upsystemen en de locatie waar back-ups worden opgeslagen
  • VoIP-telefonie en de bijbehorende nummerportabiliteit
  • Beveiligingssoftware en firewalls die opnieuw geconfigureerd moeten worden
  • Printers en multifunctionals met vaste netwerkinstellingen

Een goede inventarisatie voorkomt dat je op de nieuwe locatie ontdekt dat een systeem niet werkt omdat je de bijbehorende licentie of configuratie over het hoofd hebt gezien.

Wat moet je regelen met je internetprovider en netwerk op de nieuwe locatie?

Neem zo vroeg mogelijk contact op met je internetprovider om een zakelijke aansluiting op de nieuwe locatie aan te vragen. Controleer daarbij de beschikbare verbindingstypes, de benodigde bandbreedte en de installatietijd. Vraag ook of je huidige contract overdraagbaar is of dat je een nieuw contract moet afsluiten. Plan dit minimaal acht weken van tevoren in.

Naast de internetaansluiting moet je ook het interne netwerk op de nieuwe locatie inrichten. Dat betekent nadenken over de bekabeling, de plaatsing van netwerkaansluitpunten en de locatie van de netwerkruimte of serverruimte. Als de nieuwe locatie nog niet bekabeld is, moet je een bekabelaar inschakelen. Dit kost tijd en moet vooraf worden afgestemd met de verhuurder of eigenaar van het pand.

Denk ook aan de volgende punten:

  • Controleer of de nieuwe locatie voldoende stroomgroepen heeft voor je netwerkapparatuur
  • Vraag na of er glasvezel beschikbaar is als je dat nodig hebt
  • Regel een tijdelijke 4G- of 5G-verbinding als back-up voor de eerste dagen na de verhuizing
  • Laat een IT-specialist de nieuwe netwerkinfrastructuur testen vóór de officiële verhuisdag

Hoe verplaats je servers en kritieke hardware veilig naar een nieuwe locatie?

Servers en kritieke hardware verplaats je veilig door ze eerst volledig te documenteren, een back-up te maken van alle data, de apparatuur professioneel te verpakken en het transport te laten uitvoeren door specialisten met de juiste middelen. Laat servers nooit door reguliere verhuizers verplaatsen zonder specifieke kennis van IT-hardware.

Maak altijd een volledige back-up voordat je hardware fysiek verplaatst. Bewaar deze back-up op een locatie die losstaat van de servers zelf, zoals een cloudoplossing of een externe harde schijf die apart wordt vervoerd. Zo ben je beschermd als er tijdens het transport iets misgaat.

Voorbereiding van de serverruimte

Zorg dat de serverruimte op de nieuwe locatie klaar is vóórdat de hardware aankomt. Dat betekent: voldoende stroomvoorziening, klimaatbeheersing of koeling, en de juiste beveiliging. Controleer ook of de serverkasten passen in de beschikbare ruimte en of alle bekabeling al aanwezig is.

Transport van gevoelige apparatuur

Gebruik bij het transport antistatisch verpakkingsmateriaal en trillingsvrije verpakkingen voor servers en andere gevoelige apparatuur. Vervoer servers indien mogelijk rechtopstaand in de originele verpakking. Schakel een verhuispartner in die ervaring heeft met hightech transport en gevoelige apparatuur, zodat je zeker weet dat de apparatuur met de nodige zorgvuldigheid wordt behandeld.

Hoe minimaliseer je IT-downtime tijdens een bedrijfsverhuizing?

IT-downtime tijdens een bedrijfsverhuizing minimaliseer je door de verhuizing buiten kantooruren of in het weekend te plannen, systemen gefaseerd over te zetten en een duidelijk terugvalplan klaar te hebben. Zorg dat een IT-specialist aanwezig is op de dag van de verhuizing zelf om snel in te kunnen grijpen als er iets misgaat.

Faseer de overgang waar mogelijk. Niet alle systemen hoeven tegelijk over. Begin met de minder kritieke systemen en eindig met de systemen die direct nodig zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Zo heb je meer controle en kun je problemen oplossen zonder dat de hele organisatie stilstaat.

Communiceer ook duidelijk met je medewerkers. Laat hen weten wanneer systemen niet beschikbaar zijn, wat ze in die tijd wel kunnen doen en wie ze kunnen bereiken bij problemen. Een goed geïnformeerd team is minder gestrest en werkt beter mee aan een soepele overgang.

Overweeg daarnaast tijdelijke cloudoplossingen voor de meest gebruikte applicaties. Als medewerkers tijdens de verhuisperiode vanuit huis of een andere locatie kunnen doorwerken via de cloud, beperkt dat de impact van de downtime aanzienlijk.

Wat zijn de meest gemaakte IT-fouten bij een kantoorverhuizing?

De meest gemaakte IT-fouten bij een kantoorverhuizing zijn te laat beginnen met plannen, geen back-ups maken vóór het transport, de internetaansluiting op de nieuwe locatie te laat aanvragen en systemen pas na de verhuizing ontdekken. Al deze fouten zijn te voorkomen met een goede checklist en voldoende voorbereidingstijd.

Hier zijn de meest voorkomende fouten op een rij:

  1. Te laat beginnen: IT-planning wordt vaak uitgesteld tot de verhuizing al dichtbij is, waardoor je in tijdnood komt met providers en leveranciers.
  2. Geen volledige inventarisatie: Systemen die niet in de planning zijn meegenomen, zorgen voor verrassingen op de verhuisdag.
  3. Geen back-up maken: Dataverlies tijdens transport is zeldzaam maar niet onmogelijk. Een back-up is de goedkoopste verzekering die er is.
  4. Internetaansluiting te laat aanvragen: Installatietijden van providers kunnen oplopen tot acht weken of meer.
  5. Geen terugvalplan: Als iets misgaat en er is geen plan B, kost dat niet alleen tijd maar ook omzet.
  6. Medewerkers niet informeren: Medewerkers die niet weten wat er wanneer verandert, bellen massaal de helpdesk of maken fouten.
  7. Licenties en contracten vergeten: Software die gekoppeld is aan een adres of IP-adres werkt op de nieuwe locatie mogelijk niet meer.

Een goede voorbereiding begint met een heldere checklist en een realistisch tijdschema. Betrek je IT-afdeling of een externe IT-specialist vroeg in het proces, zodat zij voldoende tijd hebben om alles goed voor te bereiden.

Bij Van der Ent Group begrijpen wij dat een bedrijfsverhuizing veel meer is dan het verplaatsen van meubilair. Als erkend projectverhuizer met meer dan 100 jaar ervaring helpen wij zakelijke klanten om de hele verhuizing gestructureerd aan te pakken, inclusief cable management en bekabeling voor een soepele IT-overgang op de nieuwe locatie. Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op en wij reageren binnen 24 uur.

Gerelateerde artikelen