A healthcare facility can relocate without interrupting patient care, provided the move is carefully planned in phases and all parties involved are properly informed and coordinated in advance. The key lies in a detailed relocation plan that treats continuity of care as a starting point, not an afterthought. In this article, we answer the most frequently asked questions about relocating a healthcare facility, from risk management to practical execution.

What risks does a relocation pose for a healthcare facility?

Relocating a healthcare facility carries risks in the areas of care continuity, medication management, safety of vulnerable residents, and the availability of medical equipment. Unlike a regular business relocation, this involves people who depend on a stable environment and daily care structure.

The main risks are:

Disruption of care schedules due to unexpected delays or logistical problems
Loss or damage of medical equipment that is essential for treatment or monitoring
Psychological burden on patients and residents, particularly for people with dementia or other cognitive conditions
Communication errors between the moving company, care staff, and external suppliers
Temporary loss of access to records, medication, or aids

A thorough risk analysis in advance, in collaboration with the care team and an experienced moving partner, makes it possible to identify and manage these risks before the relocation begins.

How do you plan a healthcare relocation without interrupting care?

You plan a healthcare relocation without interrupting care delivery by working with a phased approach in which not all departments or residents are moved at the same time. The relocation is scheduled outside peak care hours and in close coordination with care management.

Concrete steps for successful planning are:

Start early: Begin planning at least three to six months before the intended moving date, depending on the size of the facility.
Phase the relocation: Move departments or groups of residents step by step, so that care is guaranteed at all times.
Set priorities: Determine which equipment, spaces, and care processes need to be operational first at the new location.
Communicate with all parties involved: Inform residents, family members, staff, and external care providers in a timely and clear manner about the relocation process.
Test the new location: Before the move, verify that all technical systems, utilities, and IT infrastructure are fully functional.

A specialised moving company will draw up a comprehensive moving checklist for this purpose, so that nothing is left to chance.

Who is responsible for coordination during a healthcare relocation?

During a healthcare relocation, coordination is a shared responsibility between the project manager of the healthcare facility and the move director of the moving company. The healthcare facility always retains ultimate responsibility for care continuity; the moving company is responsible for the logistical execution.

In practice, this works as follows:

The internal project manager of the healthcare facility monitors care processes, coordinates with staff, and serves as the point of contact for residents and family.
The move director manages the moving team, monitors the planning, and ensures that all logistical operations are carried out safely and in accordance with agreements.
Where necessary, an external relocation coordinator is brought in to bridge both worlds and act as a link between care and logistics.

Clear agreements on tasks, responsibilities, and lines of communication are essential. A moving partner with demonstrable experience in healthcare facility relocations knows how to fulfil these roles and places as little burden as possible on residents and staff.

How are vulnerable patients or residents safely moved?

Vulnerable patients and residents are moved safely by planning their transport for the moment when their personal belongings and the new room are already fully furnished and ready. This means they only need to move once and immediately encounter a familiar environment.

Additional measures for a safe move are:

Personal accompaniment by care staff or family members during transport
Bringing familiar objects, such as photos, personal furniture, and personal belongings, so that the new room feels like home as quickly as possible
Adapting the timing of the move to the individual needs of the resident, for example outside busy times of day
Thorough preparation for people with dementia, with repetition, calm, and familiar faces at the centre

The layout of the new room is preferably kept identical to the old situation. This significantly reduces confusion and anxiety, particularly for residents with cognitive impairments.

What are the requirements for a moving company serving healthcare facilities?

A moving company that serves healthcare facilities must have demonstrable experience with care-related relocations, relevant certifications, and knowledge of the specific requirements surrounding safety, hygiene, and continuity of care. Not every moving company is suited for this specialised assignment.

The most important requirements are:

Erkend Projectverhuizer (EPV): This quality mark guarantees that the company meets stringent quality requirements for complex relocations.
VCA certification: Required for safe working in environments with specific risks.
ISO 9001 and ISO 14001: Certifications for quality management and environmental care.
Experience with healthcare relocations: The moving company must understand how healthcare facilities operate and what impact a relocation has on residents and staff.
Flexibility in planning: The ability to work outside regular working hours, including evenings and weekends.
Discreet and respectful conduct: Employees of the moving company work in a sensitive environment and must conduct themselves professionally accordingly.

We hold all of these certifications and have been working for over 100 years for a wide range of business clients, including healthcare facilities, schools, and government bodies. As a royal warrant holder and member of the Top Movers network, quality and reliability are central to everything we do.

How long does a healthcare facility relocation take on average?

The duration of a healthcare facility relocation varies greatly and ranges from a few days to several months, depending on the size of the facility, the number of residents, the complexity of care processes, and the distance between the old and new location.

As a general guideline:

Small care locations (up to 30 residents): The actual relocation typically takes two to five days, provided the preparation is thorough.
Medium-sized facilities (30 to 100 residents): Allow for a phased execution of one to three weeks.
Large healthcare facilities (more than 100 residents or multiple departments): The relocation can be carried out in phases over a period of one to three months.

The preparation time is at least as important as the execution itself. A thorough planning period of three to six months in advance is realistic and necessary for most healthcare facilities. During the preparation phase, matters such as the inventory of furniture and equipment, the layout of the new location, and communication with residents and family are arranged.

For temporary storage of furniture or archives during the relocation period, we offer secure storage options from our own storage facilities. This ensures everything remains available and traceable, even if the new location is not yet fully ready.

Veelgestelde vragen

Hoe informeer ik bewoners en familie op de beste manier over een aankomende verhuizing?

Begin zo vroeg mogelijk met communiceren, bij voorkeur drie tot zes maanden voor de verhuisdatum, via persoonlijke gesprekken, informatiebijeenkomsten en schriftelijke updates. Zorg voor een vaste contactpersoon binnen de instelling waar bewoners en familie terecht kunnen met vragen of zorgen. Herhaling en duidelijkheid zijn hierbij cruciaal, zeker voor bewoners met cognitieve beperkingen die meer tijd nodig hebben om te wennen aan het idee van een verandering.

Wat moet ik doen als de nieuwe locatie op de verhuisdag nog niet volledig gereed is?

Bouw in uw verhuisplanning altijd een buffer in door kritieke systemen zoals medische apparatuur, IT-infrastructuur en nutsvoorzieningen minimaal één à twee weken voor de verhuisdatum te testen en operationeel te hebben. Spreek vooraf duidelijke go/no-go-criteria af met uw verhuispartner en zorgmanagement, zodat er een concreet beslismoment is om de verhuizing eventueel uit te stellen. Voor meubilair of archieven die tijdelijk niet geplaatst kunnen worden, biedt professionele opslag een veilige tussenoplossing.

Hoe ga ik om met medicatiebeheer en medische dossiers tijdens de verhuizing?

Medicatie en medische dossiers vereisen een apart, gedetailleerd protocol dat vóór de verhuizing wordt opgesteld in samenwerking met de apotheker, het zorgpersoneel en eventueel de huisarts of specialist. Zorg dat medicatie nooit in verhuisdozen terechtkomt, maar uitsluitend door bevoegd zorgpersoneel wordt getransporteerd en overgedragen. Digitale dossiers moeten vooraf worden geback-upt en toegankelijk zijn vanuit de nieuwe locatie nog vóór de eerste bewoner arriveert.

Welke veelgemaakte fouten moet ik vermijden bij het plannen van een zorgverhuizing?

Een van de meest gemaakte fouten is onderschatten hoeveel tijd de voorbereiding kost: instellingen die pas zes weken van tevoren beginnen met plannen, lopen vrijwel altijd tegen problemen aan. Andere veelvoorkomende valkuilen zijn het niet betrekken van zorgpersoneel bij de planning, het vergeten van externe partijen zoals leveranciers en huisartsen, en het kiezen van een verhuisbedrijf zonder aantoonbare ervaring in de zorgsector. Een gespecialiseerde verhuispartner helpt u deze fouten te vermijden door vanaf het begin een gestructureerd plan te hanteren.

Is een zorgverhuizing ook mogelijk tijdens reguliere openingstijden, of moet dit altijd buiten kantooruren?

Een zorgverhuizing hoeft niet uitsluitend buiten kantooruren plaats te vinden, maar de meest ingrijpende verhuisactiviteiten worden bij voorkeur gepland op momenten met de minste zorgdrukte, zoals vroege ochtenden, avonden of weekenden. Welke momenten het meest geschikt zijn, hangt af van de specifieke zorgschema’s en de behoeften van de bewoners. Een ervaren verhuisbedrijf stemt de planning altijd af op de operationele ritmes van de instelling, zodat zorgpersoneel zo min mogelijk wordt belast.

Hoe houd ik externe zorgverleners, zoals huisartsen en fysiotherapeuten, op de hoogte tijdens de verhuizing?

Stel een communicatieplan op dat ook externe zorgverleners expliciet meeneemt, en informeer hen tijdig over de nieuwe locatie, het nieuwe adres, parkeermogelijkheden en eventuele tijdelijke wijzigingen in de toegankelijkheid. Wijs één contactpersoon aan die gedurende de gehele verhuisperiode bereikbaar is voor externe partijen met praktische vragen. Stuur na de verhuizing een bevestiging met alle relevante nieuwe gegevens, zodat de zorgcontinuïteit vanuit externe partners gewaarborgd blijft.

Kunnen bewoners hun eigen meubels en inrichting meenemen naar de nieuwe locatie?

Ja, en dit wordt zelfs sterk aanbevolen, omdat vertrouwde meubels en persoonlijke bezittingen de overgang voor bewoners aanzienlijk minder stressvol maken, met name voor mensen met dementie of angststoornissen. Laat de nieuwe kamer bij voorkeur identiek inrichten aan de oude situatie voordat de bewoner aankomt, zodat hij of zij direct een herkenbare omgeving aantreft. Bespreek dit vooraf met het verhuisbedrijf, zodat de persoonlijke inboedel zorgvuldig wordt ingepakt, vervoerd en op de juiste plek wordt teruggezet.

How does a healthcare facility relocate without interrupting patient care?