Comparing a quote for an international move requires looking beyond the final price alone. What is exactly stated in the quote, which services are included, and whether the company has its own customs declarants and means of transport determines whether you are truly making a fair comparison. In this article, we answer the most frequently asked questions about comparing quotes, so you can make a well-informed decision.

What should an international moving quote always include?

A complete quote for an international move should contain at minimum: a detailed specification of the volume or weight of your household goods, the included services (packing, loading, transport, unloading, unpacking), the insurance, the handling of customs documentation, and a clear statement of any additional costs. If any of these elements is missing, you are not comparing complete quotes.

Beyond the basic information, there are a number of points that distinguish a professional quote from a vague price estimate. A reliable moving company explicitly states who is responsible for customs handling, which documents are prepared and in which language, and whether its own or hired means of transport are used. For moving within Europe, it is also relevant to know whether the quote is a fixed price or whether post-calculation is possible based on actual volume or additional trips.

Also pay attention to the following elements that are regularly missing from a standard quote:

Costs for a shuttle service if the moving truck cannot reach the final destination
Assembly and disassembly of large furniture
Application for parking permits at the destination
Storage in case of delay or an intermediate stop
Transport of pets or vehicles

How do you know you are comparing apples to apples?

You only make a fair comparison of international moving quotes when all quotes contain the same services, the same volume, and the same responsibilities. A quote of €3,000 that includes packing, customs documentation, and insurance cannot be compared to a quote of €2,200 where all of these are calculated separately.

The most common pitfall is that quotes appear comparable at first glance but differ fundamentally in what is actually included. Ask each moving company for a detailed specification and place those specifications side by side. Always check at minimum:

Is the volume or weight calculated in the same way?
Are the costs for customs handling and documentation included?
What insurance is included and what is the coverage?
Is there a fixed price or are there conditions under which the price may change?
Who arranges the parking permits at the destination?

A useful method is to draw up a standard questionnaire and submit it to each moving company. This forces a comparable structure and quickly reveals where the differences lie.

What questions should you ask a moving company before you sign?

Before accepting a quote for an international move, ask at minimum the following questions: Does the company have its own customs declarants? Does it use its own means of transport? What is the procedure in case of damage? And who is the point of contact throughout the entire process? The answers give you direct insight into the professionalism and reliability of the provider.

In addition to these core questions, there are more specific questions that depend on your situation:

How is the inventory carried out? A serious company works with a detailed inventory list, drawn up in the language of the destination country.
Is there track-and-trace? For international shipments, you want to know where your household goods are located.
How are large pieces of furniture handled? Professional movers disassemble furniture for transport and reassemble it at the destination, including documentation of the original assembly.
What are the payment terms? Always ask whether a deposit is required and when the remaining amount is due.
What certifications does the company hold? Recognised movers are affiliated with industry organisations such as Top Movers Nederland, FIDI, or IAM.

For those considering relocation services, it is also advisable to ask whether a dedicated move coordinator is available to guide the entire process, from the initial inventory to delivery at the final destination.

What does the price say about the quality of a moving company?

When moving internationally, a low price is rarely an advantage in the long term. A significantly lower quote typically means that certain services have been omitted, that third parties are being hired, or that the insurance is limited. Quality in international moves is reflected in owned resources, recognised certifications, and demonstrable experience with customs and country-specific documentation.

This does not mean that the most expensive provider is automatically the best choice. But a price that is well below the market average always warrants closer examination. Ask yourself: where is the saving? Is it in transport costs, insurance, documentation, or manpower? Each of these elements directly affects how your move proceeds.

A company with more than 100 years of experience, its own customs declarants, its own fleet of vehicles, and recognised certifications such as the designation Hofleverancier des Koningshuizes, naturally carries a different price than a provider without this infrastructure. That premium translates into certainty, accountability, and a demonstrably lower risk of problems along the way.

How does reimbursement work when your employer is paying for the move?

When your employer reimburses the international move, you typically receive a relocation allowance or the move is invoiced directly to your employer. In both cases, it is important that the quote is detailed enough to meet the internal approval procedures of your employer or their relocation management company.

In practice, this works in two ways:

Direct invoicing: The moving company invoices directly to your employer or their relocation partner. You have little involvement with the payment yourself, but you must ensure that the quote meets your employer’s requirements.
Relocation allowance: You receive a set budget and choose a moving company yourself. What you keep under the budget you may sometimes keep yourself; what exceeds it, you pay out of pocket. In this case, it is especially important to compare quotes thoroughly for completeness.

Bear in mind that employers sometimes impose specific requirements on moving companies, such as membership of FIDI or IAM. Check this before requesting a quote, so you do not waste time with providers who do not meet the requirements.

When is the right time to request a quote?

The right time to request a quote for an international move is at least eight to twelve weeks before the planned moving date. For popular routes, such as the Netherlands to Spain, or for moves during the summer period, it is advisable to start even earlier due to higher demand and limited availability of transport capacity.

Requesting a quote early gives you several advantages. You have time to compare multiple providers without time pressure, you can ask additional questions and potentially negotiate the contents of the package, and you are assured of a moving date that fits your schedule. In addition, professional moving companies need more preparation time for international moves regarding customs documentation, inventory lists, and any country-specific requirements.

For those moving worldwide or taking a car abroad, it is also advisable to enquire in good time about additional processes such as importing a car, for which separate documentation and exemption applications are required that demand extra lead time. The earlier you start, the more control you retain over the entire process.

Veelgestelde vragen

Kan ik onderhandelen over de prijs van een offerte voor een internationale verhuizing?

Ja, onderhandelen is zeker mogelijk, maar richt je daarbij op de inhoud van het pakket in plaats van alleen de prijs. Vraag of bepaalde diensten kunnen worden toegevoegd zonder meerprijs, of dat een vaste prijs mogelijk is in plaats van nacalculatie. Wees voorzichtig als een bedrijf de prijs sterk verlaagt zonder uit te leggen waar de besparing zit — dat is vaak een teken dat er diensten worden weggelaten.

Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het vergelijken van verhuisoffertes?

De meest gemaakte fout is vergelijken op eindprijs zonder te controleren wat er precies is inbegrepen. Andere veelvoorkomende fouten zijn: niet vragen naar de verzekeringsdekking, vergeten te controleren wie verantwoordelijk is voor de douaneafhandeling, en te laat beginnen met offertes aanvragen waardoor je onder tijdsdruk een minder geschikte keuze maakt. Gebruik altijd een vaste vragenlijst die je aan elk bedrijf voorlegt om een eerlijke vergelijking te garanderen.

Hoe weet ik of een verhuisbedrijf echt betrouwbaar is voor een internationale verhuizing?

Controleer of het bedrijf is aangesloten bij erkende brancheorganisaties zoals FIDI, IAM of Top Movers Nederland, want deze organisaties stellen strenge eisen aan kwaliteit en bedrijfsvoering. Kijk daarnaast of het bedrijf beschikt over eigen douanedeclaranten, een eigen wagenpark en aantoonbare ervaring met jouw specifieke bestemming. Vraag ook naar referenties of reviews van eerdere klanten die een vergelijkbare internationale verhuizing hebben laten uitvoeren.

Wat gebeurt er als mijn inboedel beschadigd aankomt — hoe werkt de schadeprocedure?

Vraag vóór ondertekening expliciet naar de schadeprocedure: binnen welke termijn moet schade worden gemeld, wie beoordeelt de schade en hoe verloopt de vergoeding? Een professioneel verhuisbedrijf werkt met een gedetailleerde inventarisatielijst en foto-documentatie bij zowel het laden als het lossen, zodat de staat van je inboedel aan beide kanten aantoonbaar is. Controleer ook of de inbegrepen verzekering een all-risk dekking biedt of alleen een beperkte aansprakelijkheidsdekking — dat verschil kan bij schade enorm uitmaken.

Is een gedeeld transport (groupage) een goed alternatief als mijn verhuisvolume klein is?

Groupage — waarbij jouw inboedel samen met die van anderen wordt vervoerd in één container of vrachtwagen — kan een kostenefficiënte keuze zijn als je een beperkt volume hebt. Het nadeel is dat de levertijd minder voorspelbaar is, omdat het transport pas vertrekt wanneer de lading volledig is. Vraag de aanbieder altijd naar de verwachte doorlooptijd en of er een garantie is op een uiterste leverdatum, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Moet ik zelf iets regelen voor de douane, of doet het verhuisbedrijf dat volledig?

Dit verschilt sterk per aanbieder en per bestemming. Een volledig servicegericht verhuisbedrijf met eigen douanedeclaranten stelt alle benodigde documenten op, begeleidt je bij het invullen van formulieren en regelt de vrijstellingsaanvraag voor je inboedel. Jij levert daarvoor de benodigde persoonlijke documenten aan, zoals een geldig paspoort, bewijs van inschrijving en een gedetailleerde inventarislijst. Controleer altijd in de offerte of douaneafhandeling volledig is inbegrepen of dat dit apart wordt gefactureerd.

Wat als mijn nieuwe woning nog niet beschikbaar is op de verhuisdatum — kan mijn inboedel tijdelijk worden opgeslagen?

De meeste professionele internationale verhuisbedrijven bieden opslagmogelijkheden aan, maar controleer of deze kosten zijn inbegrepen in de offerte of apart worden berekend. Vraag ook naar de opslagcondities: is de opslag klimaatgecontroleerd, is de inboedel verzekerd tijdens de opslagperiode en wat is de minimale en maximale opslagduur? Door dit vooraf te regelen voorkom je dat je onder tijdsdruk dure noodoplossingen moet zoeken als de sleuteloverdracht vertraging oploopt.

How do you compare quotes for an international removal?