Contact opnemen

Hoe zorg je voor een goede internetverbinding in je nieuwe bedrijfspand?

Christiaan van der Ent ·

Voor een goede internetverbinding in je nieuwe bedrijfspand moet je minimaal acht tot twaalf weken voor de verhuisdatum beginnen met de aanvraag bij een zakelijke internetprovider. Providers hebben tijd nodig om een vaste lijn aan te leggen, zeker in oudere panden of op locaties zonder bestaande glasvezelinfrastructuur. Combineer dat met een goed doordachte interne netwerkinfrastructuur en je voorkomt dat je op de eerste werkdag zonder verbinding zit. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over internet bij een kantoorverhuizing.

Wat heb je nodig voor een stabiele zakelijke internetverbinding?

Voor een stabiele zakelijke internetverbinding heb je minimaal een vaste breedbandaansluiting nodig, een zakelijke router, een bekabeld netwerk of professioneel wifi-systeem, en een duidelijke verdeling van bandbreedte per afdeling. De combinatie van deze onderdelen bepaalt of je verbinding betrouwbaar is onder dagelijkse werkdruk.

Begin met de basisvraag: hoeveel mensen werken er gelijktijdig op het netwerk en wat doen ze? Een team dat vooral e-mail verstuurt en in de cloud werkt, heeft andere eisen dan een afdeling die continu grote bestanden uploadt of videovergaderingen voert. Op basis van dat gebruik kies je de juiste bandbreedte en het juiste type aansluiting.

Naast de aansluiting zelf zijn er een paar onderdelen die je niet kunt overslaan:

  • Een zakelijke router met mogelijkheid tot VPN, firewallbeheer en gescheiden netwerken (bijvoorbeeld een apart gastnetwerk)
  • Een bekabeld netwerk voor werkplekken waar stabiliteit belangrijk is, zoals servers, kassa’s of vaste werkstations
  • Professionele wifi-accesspoints voor flexibele werkplekken, vergaderzalen en gemeenschappelijke ruimtes
  • Een netwerkkast of serverruimte voor het centrale beheer van alle aansluitingen
  • Een back-upverbinding via 4G of 5G voor als de vaste lijn uitvalt

Vergeet ook de stroomvoorziening niet. Routers en switches hebben een stabiele voeding nodig, bij voorkeur met een UPS (ononderbreekbare stroomvoorziening) zodat een korte stroomstoring je netwerk niet platlegt.

Hoe vroeg voor de verhuizing moet je een internetaansluiting regelen?

Je moet een zakelijke internetaansluiting minimaal acht tot twaalf weken voor de verhuisdatum aanvragen. Bij glasvezel op een nieuwe locatie kan de aanlegtijd oplopen tot drie maanden, afhankelijk van de beschikbare infrastructuur in het pand en de wijk. Wacht je te lang, dan begin je je eerste werkdag zonder werkende verbinding.

De doorlooptijd verschilt per situatie. In een modern kantoorpand met bestaande glasvezelinfrastructuur kan een provider soms binnen twee tot vier weken leveren. In een ouder pand of op een locatie waar nog geen glasvezel ligt, moet er vaak worden gegraven of een nieuwe kabelroute worden aangelegd. Dat kost tijd en vraagt om vroege actie.

Een handige aanpak is om de internetaanvraag te koppelen aan het moment dat je het huurcontract tekent. Doe je dat, dan heb je altijd voldoende aanlooptijd. Vraag bij de verhuurder of het pand al beschikt over een actieve glasvezelaansluiting of een bekabeld netwerk. Dat scheelt aanzienlijk in de aanlegtijd.

Plan ook de interne netwerkinstallatie ruim voor de verhuisdatum. Kabels trekken, accesspoints monteren en de netwerkkast inrichten doe je het liefst voordat de meubels en apparatuur worden geplaatst. Zo werkt alles op dag één.

Welk type internetverbinding past het beste bij een bedrijf?

Voor de meeste bedrijven is glasvezel de beste keuze: het biedt hoge en symmetrische snelheden (evenveel upload als download), is stabiel en schaalt mee met groei. Bedrijven op locaties zonder glasvezel kiezen vaak voor zakelijk kabel of een dedicated lijn, afhankelijk van de beschikbaarheid en het budget.

Glasvezel voor de meeste kantooromgevingen

Glasvezel is momenteel de standaard voor zakelijke internetverbindingen. De verbinding is snel, stabiel en weinig gevoelig voor storingen. Symmetrische snelheden zijn belangrijk als je medewerkers veel uploaden, werken met clouddiensten of videovergaderingen voeren. Glasvezel levert dat zonder vertraging.

Alternatieven bij beperkte beschikbaarheid

Niet elk bedrijfspand heeft glasvezel beschikbaar. In dat geval zijn er alternatieven:

  • Zakelijk kabel: beschikbaar in veel stedelijke gebieden, goede downloadsnelheid maar asymmetrisch (upload is trager dan download)
  • Dedicated leased line: een privélijn met gegarandeerde bandbreedte, duurder maar betrouwbaar voor bedrijven die afhankelijk zijn van altijd-aanverbindingen
  • 4G/5G zakelijk: geschikt als tijdelijke oplossing of back-up, maar minder stabiel en duurder per megabit dan vaste verbindingen

Kies altijd een zakelijk abonnement, niet een consumentenproduct. Zakelijke abonnementen bieden een SLA (Service Level Agreement) met gegarandeerde hersteltijden bij storingen. Bij een consumentenabonnement heb je die garantie niet, wat voor een bedrijf een groot risico is.

Wat moet je regelen voor de interne netwerkinfrastructuur?

Voor de interne netwerkinfrastructuur moet je zorgen voor een centrale netwerkkast, gestructureerde bekabeling naar alle werkplekken, voldoende wifi-accesspoints en een duidelijke indeling van het netwerk in zones. Dit doe je het liefst voordat de verhuizing plaatsvindt, zodat alles op dag één functioneert.

Begin met een plattegrond van het nieuwe pand. Markeer waar werkplekken komen, waar vergaderzalen zijn en waar servers of printers worden geplaatst. Op basis van die indeling bepaal je hoeveel netwerkaansluitingen je nodig hebt en waar de wifi-accesspoints moeten hangen.

Een paar concrete stappen die je niet wilt overslaan:

  1. Netwerkkast plaatsen: alle kabels komen samen in één centrale plek; zorg voor ventilatie en een stabiele stroomvoorziening
  2. Bekabeling trekken: gebruik Cat6 of Cat6a kabels voor toekomstbestendigheid; dit doe je voordat de vloerbedekking wordt gelegd en de meubels worden geplaatst
  3. Wifi-accesspoints monteren: professionele accesspoints van merken als Ubiquiti, Cisco of HP Aruba dekken grotere ruimtes beter dan consumentrouters
  4. Netwerk segmenteren: maak aparte netwerken voor medewerkers, gasten en eventueel IoT-apparaten zoals printers en beveiligingscamera’s
  5. Testen voor de verhuisdag: controleer alle aansluitingen en verbindingen voordat mensen en apparatuur worden geplaatst

Schakel voor de bekabeling een IT-specialist of een gecertificeerd installatiebedrijf in. Foutief getrokken kabels of slecht geconfigureerde netwerkapparatuur zijn een veelvoorkomende oorzaak van problemen op de eerste werkdag.

Hoe voorkom je internetproblemen op de eerste werkdag?

Je voorkomt internetproblemen op de eerste werkdag door de verbinding en het netwerk minimaal een week voor de verhuizing te testen, een tijdelijke back-upverbinding klaar te hebben staan en een IT-verantwoordelijke aanwezig te laten zijn op de verhuisdag zelf. Voorbereiding is hier alles.

De meeste problemen op de eerste werkdag zijn te voorkomen met een goede checklist. Denk aan:

  • Activeer de nieuwe internetaansluiting al vóór de verhuisdag en test de snelheid en stabiliteit
  • Zorg dat alle netwerkapparatuur geconfigureerd en getest is voordat de meubels en computers worden geplaatst
  • Neem een 4G/5G router mee als tijdelijke noodverbinding, voor het geval de vaste lijn op de eerste dag uitvalt
  • Maak een lijst van alle IP-adressen, inloggegevens en netwerkinstellingen, zodat je snel kunt handelen bij problemen
  • Informeer medewerkers vooraf over het nieuwe wifi-netwerk, de naam en het wachtwoord

Spreek ook af wie het aanspreekpunt is bij technische problemen. Dat kan een interne IT-medewerker zijn of een externe IT-partner. Zorg dat diens telefoonnummer bij iedereen bekend is en dat hij of zij beschikbaar is op de verhuisdag.

Wie is verantwoordelijk voor de internetaansluiting bij een kantoorverhuizing?

Bij een kantoorverhuizing is de huurder verantwoordelijk voor het aanvragen en inrichten van de internetaansluiting, tenzij dit contractueel anders is geregeld met de verhuurder. In sommige bedrijfsverzamelgebouwen levert de verhuurder een gedeelde internetverbinding, maar voor de meeste zelfstandige kantoorpanden regel je dit als huurder zelf.

Controleer altijd het huurcontract en vraag bij de verhuurder na wat er al aanwezig is. Is er al een glasvezelaansluiting in het pand? Wie beheert de netwerkinfrastructuur? Is er een centrale netwerkkast beschikbaar? Deze vragen bepalen hoeveel je zelf moet regelen.

Intern is het verstandig om één persoon of afdeling verantwoordelijk te maken voor de coördinatie. Dat is vaak de facilitair manager, de IT-manager of een combinatie van beide. Die persoon houdt contact met de provider, stemt af met het installatiebedrijf en zorgt dat alles op tijd gereed is.

Bij een grotere kantoorverhuizing loopt de internetaansluiting ook door de planning van de verhuizing zelf. Een goede verhuispartner denkt daarin mee. Wij begeleiden bedrijfsverhuizingen van begin tot eind, inclusief de coördinatie van IT-gerelateerde zaken zoals cable management en bekabeling, zodat je op de eerste werkdag direct aan de slag kunt. Als erkend projectverhuizer voor zakelijke klanten weten wij als geen ander dat een kantoorverhuizing meer is dan dozen sjouwen. Wil je weten hoe wij dat aanpakken? Neem dan contact met ons op en we bespreken samen wat je nodig hebt.

Gerelateerde artikelen