A full-service office relocation and storage company takes the entire business move off your hands: from planning and disassembly to transport, storage, and setup at the new location. For facility managers and project managers, this means a single point of contact that coordinates the entire process, so the organisation is disrupted as little as possible by the move. Below, we answer the most frequently asked questions about how this works in practice.

What does a full-service office relocation include?

A full-service office relocation covers everything needed to completely move an office: inventory assessment, packing, disassembly and reassembly of furniture, transport, IT relocation including cable management, and the setup of the new workplace. The client does not need to arrange or coordinate anything themselves.

In practice, this involves a broad package of services tailored to the specific situation of the organisation. Think of packing archives and office inventory, dismantling workstations, safely transporting sensitive equipment, and reassembling everything at the new location. Part of a complete package also includes handyman service, where small jobs at the new location are handled immediately: from mounting screens to assembling cabinets.

For organisations that also want to free up space or need to bridge a transition period, temporary or long-term storage of office inventory is also part of the offering. This ensures the business relocation is fully taken care of in every respect.

How does an office relocation proceed step by step?

A professional office relocation proceeds in four main phases: preparation and planning, packing and disassembly, transport, and assembly and setup at the new location. Each phase is established in advance in a detailed moving checklist, so nothing is left to chance.

Preparation begins with an inventory of all items to be moved and a baseline assessment of the new location. Based on this, we draw up a schedule that aligns with the organisation’s work processes. All furniture, equipment, and office inventory are then carefully packed and disassembled.

During transport, certified movers ensure the safe arrival of all goods. At the new location, everything is assembled and placed according to the pre-established floor plan. Cable management and cabling are included in this process, so the IT environment is immediately operational. The move is only complete when the new workplace is fully ready for use.

When is temporary storage needed during an office relocation?

Temporary storage during an office relocation is needed when the new location is not yet ready, when there is an overlap between two lease agreements, or when the organisation wants to reduce its inventory before the move takes place. Storage also offers a solution during phased relocations.

In practice, it is common for a new office to still be under renovation while the old one must already be vacated. In that case, conditioned and climate-controlled household storage provides a safe interim solution. Archives, furniture, and office inventory are stored in secured facilities until the new space is ready.

In addition, many organisations choose not to take surplus furniture along during an office relocation. In that case, the moving company can store, repurpose, or offer the furniture through a circular network for reuse. This saves space and costs at the new location.

How does a full-service moving company minimise business disruption?

A full-service moving company minimises business disruption by scheduling the move outside office hours, maintaining a tight phasing plan, and appointing an experienced move director who coordinates the entire process. This way, employees can simply start working at the new location on Monday.

The key lies in preparation. By drawing up a detailed moving plan in advance, including a timeline and responsibilities, surprises on moving day are prevented. Relocations are planned wherever possible during weekends or evenings, so regular business operations are not brought to a standstill.

A professional moving company with more than 100 years of experience knows the pitfalls of complex office relocations. We work with a dedicated move director as a central point of contact, so facility managers and office managers do not have to coordinate dozens of parties themselves. This provides significant peace of mind and reduces the risk of errors or delays.

What are the sustainability benefits of a professional moving company?

A professional moving company offers concrete sustainability benefits: emission-free transport with electric trucks, reuse of moving materials, circular processing of surplus furniture, and support with CSRD reporting. This makes the office relocation demonstrably more sustainable and aligns with the growing sustainability requirements of organisations.

For organisations that must comply with CSRD regulations, this is increasingly relevant. We offer a furniture passport that maps the lifecycle of office furniture and makes reuse transparent. Through our subsidiary network Circular Connect, furniture pieces are given a second life instead of being discarded.

98% of our moving materials are reused. The moving boxes are made of recyclable ABS plastic with an average lifespan of 1,000 moves. Our storage location in Spijkenisse has an A++++-sustainability classification and our vehicle fleet meets European environmental standards. This makes a business relocation not only logistically responsible, but also environmentally conscious.

What should you look for when choosing a business moving company?

When choosing a business moving company, the most important criteria are: recognised certifications, demonstrable experience with comparable relocations, a complete service package, a sustainability policy, and a clear project approach with a single responsible point of contact. Price alone is not a reliable measure of quality.

Check whether the moving company holds relevant certifications such as EPV (Erkend Projectverhuizer), VCA, ISO 9001, and ISO 14001. These certifications indicate that the company meets strict quality and safety standards. For tenders, these are also often required qualifications.

Also ask about the approach in special situations: relocations of sensitive equipment, phased relocations, or relocations within an ongoing business environment. A moving company with broad experience across diverse sectors — from petrochemicals to healthcare and education — has the knowledge to manage even complex situations effectively. For example, we also handle relocations for healthcare institutions and school relocations, where continuity and safety carry extra weight.

Finally: choose a partner that communicates transparently, draws up a detailed moving checklist, and is willing to think along about the specific challenges of your organisation. That is the difference between a moving company and a true full-service partner.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een full-service verhuisbedrijf inschakelen voor een kantoorverhuizing?

Voor een gemiddelde kantoorverhuizing is het verstandig om minimaal 8 tot 12 weken van tevoren contact op te nemen met een full-service verhuisbedrijf. Bij grotere of complexere verhuizingen — denk aan meerdere verdiepingen, gevoelige IT-infrastructuur of een gefaseerde aanpak — is een voorbereidingstijd van 3 tot 6 maanden realistischer. Hoe eerder je start, hoe meer ruimte er is voor een grondige inventarisatie, een op maat gemaakt verhuisplan en een planning die de bedrijfsvoering minimaal verstoort.

Wat gebeurt er als er schade ontstaat aan meubilair of apparatuur tijdens de verhuizing?

Een erkend zakelijk verhuisbedrijf werkt met een transportverzekering die schade aan goederen tijdens de verhuizing dekt. Controleer vooraf altijd wat de dekking omvat, welke eigen risico’s gelden en hoe het schadeclaimproces verloopt. Professionele verhuizers werken bovendien met gespecialiseerd verpakkingsmateriaal en gecertificeerde technieken om het risico op schade zo klein mogelijk te maken — zeker bij gevoelige apparatuur zoals servers, monitoren en medische apparatuur.

Kan een full-service verhuisbedrijf ook de IT-infrastructuur volledig meeverhuizen en heraansluiten?

Ja, een full-service kantoorverhuizing omvat standaard het demonteren, veilig transporteren en opnieuw aansluiten van IT-apparatuur, inclusief kabelmanagement en bekabeling. Sommige verhuisbedrijven werken hierbij samen met gespecialiseerde IT-partners voor complexere netwerkomgevingen, serverruimtes of telefooncentrales. Vraag hier vooraf expliciet naar en bespreek wie verantwoordelijk is voor de eindtest, zodat de IT-omgeving op de eerste werkdag na de verhuizing direct operationeel is.

Hoe werkt de opslag van kantoorinventaris in de praktijk — kan ik altijd bij mijn spullen?

Bij professionele zakelijke opslag worden goederen opgeslagen in beveiligde, klimaatgecontroleerde faciliteiten met gecontroleerde toegang. In de meeste gevallen is het mogelijk om op afspraak bij uw opgeslagen inventaris te komen, bijvoorbeeld om specifieke archieven of meubelstukken eerder op te halen. Bespreek bij het afsluiten van een opslagovereenkomst duidelijk de toegangsregeling, de minimale opslagperiode en de kosten voor tussentijds ophalen of bijplaatsen.

Wat als onze nieuwe kantoorlocatie op het laatste moment vertraging oploopt — hoe flexibel is een verhuisbedrijf daarin?

Vertragingen bij nieuwbouw of verbouwing zijn een veelvoorkomende uitdaging bij kantoorverhuizingen. Een ervaren full-service verhuisbedrijf houdt hier rekening mee door flexibele opslagoplossingen en aanpasbare planningen aan te bieden. Spreek bij het opstellen van het verhuiscontract expliciet af hoe wordt omgegaan met vertragingen, welke kosten daaraan verbonden zijn en binnen welke termijn de planning kan worden bijgesteld zonder extra meerkosten.

Hoe kan ik als facilitair manager de voortgang van de verhuizing monitoren zonder zelf alles te hoeven coördineren?

Een professioneel verhuisbedrijf stelt een vaste verhuisregisseur aan als centraal aanspreekpunt, die de volledige regie voert en je proactief op de hoogte houdt van de voortgang. Vraag vooraf naar de communicatiestructuur: hoe vaak ontvang je statusupdates, via welk kanaal en wie is bereikbaar bij calamiteiten buiten kantooruren? Een gedetailleerde verhuischecklist met mijlpalen en verantwoordelijkheden geeft jou als facilitair manager overzicht zonder dat je zelf operationeel betrokken hoeft te zijn.

Kunnen medewerkers zelf ook een rol spelen in de voorbereiding van de verhuizing, en hoe organiseer je dat goed?

Ja, een slimme taakverdeling tussen het verhuisbedrijf en de eigen medewerkers kan de verhuizing soepeler laten verlopen. Denk aan het zelf inpakken van persoonlijke bureauartikelen in verhuisboxen, het labelen van eigen spullen en het tijdig opruimen van archieven. Het verhuisbedrijf levert hiervoor doorgaans instructiemateriaal, verhuisboxen en labels aan. Zorg voor een duidelijke interne communicatie richting medewerkers — met concrete deadlines en instructies — zodat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt en de verhuisdag vlot verloopt.

How does a full-service office moving and storage company work?