Contact opnemen

Hoe ga je om met personeel dat verder moet reizen na een bedrijfsverhuizing?

Christiaan van der Ent ·

Na een bedrijfsverhuizing kunnen medewerkers geconfronteerd worden met een langere reistijd. Hoe je daarmee omgaat, hangt af van wat er in de arbeidsovereenkomst staat, of er een cao van toepassing is, en hoe tijdig en helder je communiceert. In de meeste gevallen zijn werkgevers niet automatisch verplicht om extra reiskosten te vergoeden, maar een goed personeelsbeleid rondom een verhuizing maakt het verschil tussen medewerkers die afhaken en medewerkers die blijven. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over personeel en bedrijfsverhuizingen.

Welke rechten hebben medewerkers bij een langere reistijd na een bedrijfsverhuizing?

Medewerkers hebben bij een langere reistijd na een bedrijfsverhuizing niet automatisch recht op compensatie of aanpassing van hun arbeidsvoorwaarden, tenzij dit is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst, cao of personeelshandboek. Wel heeft een werkgever een zogenoemde instructiebevoegdheid, maar die kent grenzen: een eenzijdige, ingrijpende wijziging van de werkplek kan als onredelijk worden beschouwd.

In de praktijk betekent dit dat een medewerker wiens reistijd door de verhuizing substantieel toeneemt, bezwaar kan maken. De rechter kijkt dan naar de redelijkheid van de situatie: hoe groot is de extra reistijd, hoe lang werkt iemand al bij het bedrijf, en heeft de werkgever voldoende rekening gehouden met de belangen van de medewerker?

Een paar concrete punten om rekening mee te houden:

  • Check altijd de arbeidsovereenkomst op een zogeheten eenzijdig wijzigingsbeding. Als dit beding er is, mag een werkgever arbeidsvoorwaarden aanpassen bij een zwaarwegend bedrijfsbelang.
  • Is er een ondernemingsraad? Die heeft adviesrecht bij een bedrijfsverhuizing en kan namens medewerkers onderhandelen over compensatie.
  • Medewerkers die op basis van de nieuwe situatie structureel meer dan een uur extra per dag reizen, staan juridisch sterker als ze bezwaar maken.

Moet een werkgever reiskosten vergoeden na een kantoorverhuizing?

Een werkgever is niet wettelijk verplicht om reiskosten te vergoeden na een kantoorverhuizing, tenzij dit contractueel of via een cao is afgesproken. Wel is het gebruikelijk en zakelijk verstandig om een tijdelijke of structurele reiskostenregeling aan te bieden als de verhuizing leidt tot aantoonbaar hogere reiskosten voor medewerkers.

De fiscale regels bieden hier ruimte: werkgevers mogen tot een bepaald bedrag per kilometer onbelast vergoeden. Dat maakt een reiskostenregeling relatief goedkoop als arbeidsvoorwaarde, terwijl het de goodwill bij medewerkers aanzienlijk vergroot.

Praktische opties die werkgevers vaak inzetten:

  • Een tijdelijke overgangsregeling voor de eerste zes tot twaalf maanden na de verhuizing
  • Een structurele aanpassing van de reiskostenvergoeding op basis van de nieuwe reisafstand
  • Een ov-abonnement of NS-businesscard voor medewerkers die met het openbaar vervoer reizen
  • Flexibele werktijden of thuiswerkdagen om de reislast te verlichten

Hoe communiceer je een bedrijfsverhuizing zo dat medewerkers afhaken?

Medewerkers haken af na een bedrijfsverhuizing wanneer communicatie te laat, te vaag of te eenzijdig is. Wie pas vlak voor de verhuizing vertelt dat de nieuwe locatie een stuk verder weg ligt, geeft medewerkers het gevoel dat hun belangen er niet toe doen. Dat is de snelste weg naar vertrek.

Communicatiefouten die je wilt vermijden:

  • Te laat informeren: Medewerkers die via de wandelgangen horen dat het bedrijf verhuist, voelen zich gepasseerd.
  • Geen ruimte voor vragen: Een eenrichtingsbericht zonder mogelijkheid tot terugkoppeling wekt wantrouwen.
  • Onduidelijkheid over gevolgen: Als medewerkers niet weten wat de verhuizing voor hun reistijd, werkplek of arbeidsvoorwaarden betekent, vullen ze dat zelf in, vaak negatief.
  • Geen erkenning van de impact: Een verhuizing vraagt aanpassing van medewerkers. Wie dat bagatelliseert, verliest draagvlak.

Goede communicatie begint vroeg, is eerlijk over de impact en biedt medewerkers de ruimte om vragen te stellen en mee te denken. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk wordt deze stap regelmatig overgeslagen door de drukte rondom de verhuizing zelf.

Welke maatregelen helpen om personeel te behouden na een bedrijfsverhuizing?

Om personeel te behouden na een bedrijfsverhuizing helpt het om tijdig te communiceren, concrete compensatie aan te bieden voor extra reistijd of -kosten, en medewerkers zoveel mogelijk te betrekken bij de voorbereiding. Bedrijven die dit goed aanpakken, zien beduidend minder uitstroom dan bedrijven die alleen focussen op de logistiek van de verhuizing.

Maatregelen die in de praktijk werken:

  • Vroeg beginnen: Informeer medewerkers bij voorkeur zes tot twaalf maanden voor de verhuizing, zodat zij hun eigen situatie kunnen beoordelen en eventueel kunnen verhuizen.
  • Reiskosten- of mobiliteitsbudget: Bied een overgangsbijdrage of structurele vergoeding aan voor medewerkers met een langere reistijd.
  • Hybride werken: Meer thuiswerkdagen na de verhuizing verlagen de dagelijkse reislast en worden door veel medewerkers als een eerlijke compensatie ervaren.
  • Betrokkenheid bij de nieuwe locatie: Laat medewerkers de nieuwe werkplek meevormgeven. Wie inspraak heeft, voelt zich meer eigenaar.
  • Individuele gesprekken: Spreek medewerkers persoonlijk aan over wat de verhuizing voor hen betekent, zeker als de reisafstand flink toeneemt.

Wanneer is een bedrijfsverhuizing een geldige reden voor ontslag?

Een bedrijfsverhuizing kan een geldige reden zijn voor ontslag wanneer de nieuwe locatie zo ver weg ligt dat redelijkerwijs niet van een medewerker verwacht kan worden dat hij of zij daar nog naartoe reist. In dat geval kan sprake zijn van een situatie waarbij de arbeidsovereenkomst via het UWV of de kantonrechter beëindigd wordt, met recht op een transitievergoeding.

Wanneer een medewerker zelf ontslag neemt vanwege de verhuizing, is er in principe geen recht op een WW-uitkering, tenzij aangetoond kan worden dat de situatie onredelijk is. De grens ligt niet bij een paar kilometer extra, maar bij een situatie die de dagelijkse werksituatie ingrijpend en structureel verandert.

Een aantal factoren die de rechter meeneemt in dit soort situaties:

  • De extra reistijd per dag in minuten of uren
  • De duur van het dienstverband
  • Of er een redelijke overgangsperiode is geboden
  • Of de werkgever alternatieven heeft aangeboden, zoals thuiswerken of een reiskostenvergoeding
  • Of het eenzijdig wijzigingsbeding van toepassing is

Laat je als werkgever altijd adviseren door een arbeidsrechtjurist voordat je besluiten neemt over ontslag of wijziging van arbeidsvoorwaarden rondom een verhuizing.

Hoe helpt een professioneel verhuisbedrijf bij de planning rond personeel?

Een professioneel verhuisbedrijf helpt bij de planning rond personeel door de logistieke druk van de verhuizing volledig weg te nemen, zodat de organisatie zich kan richten op het menselijke aspect: de communicatie met medewerkers, de begeleiding van de overgang en het opbouwen van draagvlak voor de nieuwe locatie.

Bij een bedrijfsverhuizing die goed is voorbereid, loopt de operationele continuïteit door terwijl medewerkers zo min mogelijk hinder ondervinden. Dat vraagt om een strakke projectplanning, heldere afspraken over fasering en een partner die ook op onvoorziene situaties kan inspelen.

Wij werken bij zakelijke verhuizingen met vaste projectmanagers die de planning bewaken en continu afstemmen met de opdrachtgever. Dat geeft facilitair managers en office managers de ruimte om hun aandacht te richten op hun medewerkers in plaats van op verhuisdozen en transportplanning. Bovendien bieden wij aanvullende diensten zoals handyman services, montage en archiefopslag, zodat de nieuwe werkplek direct klaar is voor gebruik op de eerste werkdag.

Als Hofleverancier des Koningshuizes, erkend projectverhuizer en lid van Top Movers Nederland combineren wij meer dan 100 jaar ervaring met een volledig ontzorgende aanpak. Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Gerelateerde artikelen