A commercial moving company must at minimum hold the recognition as Erkend Projectverhuizer (EPV), a VCA certification, and a demonstrable professional liability insurance. For business relocations with an international or complex scope, additional quality marks apply such as FIDI FAIM and membership of recognised networks. In this article, we answer the most frequently asked questions about certifications, quality marks, and insurance for a commercial business relocation.

Which quality marks serve as proof of quality for commercial relocations?

For commercial relocations, the EPV recognition (Erkend Projectverhuizer), VCA certification, ISO 9001, and ISO 14001 are considered the most important quality marks. These certifications demonstrate that a moving company structurally operates according to established quality and safety standards, and in many tendering processes they are required as a minimum condition.

The EPV recognition was specifically developed for the commercial moving market and sets requirements for staff training, the quality of equipment, and the organisational structure of the company. Without this recognition, a moving company may not officially call itself an Erkend Projectverhuizer.

The VCA certification (Safety, Health and Environment Checklist Contractors) is particularly relevant for relocations on industrial sites, ports, or other high-risk working environments. In sectors such as the petrochemical industry or the Port of Rotterdam, VCA is in most cases a hard requirement before a moving partner may be engaged at all.

In addition, ISO 9001 (quality management system) and ISO 14001 (environmental management system) are increasingly required, especially now that CSRD regulations oblige companies to report on their sustainability performance in the supply chain. A moving company with ISO 14001 can demonstrably contribute to your own sustainability reporting.

What is the difference between FIDI, IAM, and Top Movers?

FIDI, IAM, and Top Movers are three different international and national networks for recognised moving companies, each with its own focus. FIDI and IAM focus primarily on international relocations, while Top Movers is a Dutch quality network that covers both national and international commercial relocations.

FIDI and the FAIM quality mark

FIDI (Fédération Internationale des Déménageurs Internationaux) is the largest global trade organisation for international moving companies. Membership requires obtaining the FIDI FAIM quality mark, an independently certified quality system that is audited every two years. FAIM-certified companies meet strict requirements in the areas of quality, safety, and customer focus. For international business relocations, FIDI membership is a strong indicator of reliability.

IAM and the global network

IAM (International Association of Movers) is an American-oriented trade organisation with a large global network of moving companies and agents. IAM membership is less strictly audited than FIDI FAIM, but does provide access to a broad international partner network. For companies with offices outside Europe, IAM membership of a moving partner is a useful indication.

Top Movers and the Dutch market

Top Movers is the Dutch quality network for recognised moving companies. Membership requires, among other things, the EPV recognition and compliance with strict quality standards. For facility managers and office managers planning an office relocation in the Netherlands, Top Movers membership is a practical and reliable quality mark for quickly assessing whether a moving company can be taken seriously. Through the Top Movers network, members can also offer nationwide coverage, which is relevant for organisations with multiple locations.

Why are ISO certifications relevant for a commercial moving company?

ISO certifications are relevant for a commercial moving company because they demonstrate that quality and environmental performance are structurally safeguarded and are not dependent on the efforts of individual employees. For clients who work with tenders or sustainability reports, ISO 9001 and ISO 14001 are often mandatory selection criteria.

ISO 9001 focuses on quality management: has the company set up processes to prevent errors, handle complaints, and continuously improve? A moving company with ISO 9001 demonstrably works in a structured manner and can trace and correct deviations. This is relevant for complex project relocations involving multiple locations, departments, or time windows.

ISO 14001 focuses on environmental performance. Now that CSRD regulations require companies to include the environmental impact of their suppliers in their sustainability reporting, this quality mark is being given increasing weight. A moving company with ISO 14001 can provide you with concrete emissions data and environmental reports that you can include in your own reporting.

We hold both ISO 9001 and ISO 14001, supplemented by the CO2 Performance Ladder. This enables us to provide concrete sustainability data for every commercial relocation assignment, including support for CSRD reporting.

How do you verify whether a moving company keeps its certifications up to date?

You verify whether a moving company keeps its certifications up to date by requesting the original certificates showing the expiry date, and by verifying through the issuing bodies or trade organisations such as Top Movers or FIDI whether membership is active. Certificates without a date or without a means of verification are insufficient proof.

Concretely, you can follow these steps:

Request original certificates showing the name of the certifying body, certificate number, and expiry date.
Check the Top Movers members register via the Top Movers Nederland website to confirm that the company is an active member.
Verify FIDI membership via the FIDI website, where certified members are publicly searchable.
Request the VCA certificate and verify its validity through the Centraal College van Deskundigen (CCvD) or the certifying body.
Check the ISO certificates with the issuing certification body, such as Lloyd’s Register, Bureau Veritas, or DNV.

In tendering processes, it is standard practice to include certificates as a mandatory supporting document. If a moving company is reluctant to provide up-to-date certificates, that in itself is already a warning sign.

Which insurances must a commercial moving company demonstrably hold?

A commercial moving company must at minimum hold a transport insurance (goods in transit insurance), a public liability insurance, and a professional liability insurance. For relocations in high-risk environments such as industrial sites or healthcare institutions, additional coverage requirements may apply.

The goods in transit insurance covers damage to your inventory, equipment, or archive during transport and relocation. Pay attention to the policy conditions: some insurances include exclusions for electronics, works of art, or fragile materials. For companies with valuable or sensitive equipment, it is advisable to ask in advance about the maximum coverage per item and per shipment.

The public liability insurance covers damage to third parties or to the premises during the relocation work. Think of a damaged floor, a door frame, or a lift that gets damaged. This is a basic insurance that every serious moving company must demonstrably hold.

The professional liability insurance covers consequential damage arising from errors in the service, such as an incorrectly planned moving date causing your business operations to come to a standstill. This insurance is less self-evident, but is relevant for complex project relocations with tight timelines.

Always request a current proof of insurance from every moving company, including the coverage per incident and the excess. A moving company that is transparent about its insurance policies gives you as the client the assurance that you will not be faced with any surprises in the event of damage. For specialised relocations, such as those at healthcare institutions or schools, additional requirements regarding liability and continuity sometimes apply, which you must discuss in advance with your moving partner.

Veelgestelde vragen

Wat is het minimale aantal certificeringen dat ik moet eisen van een verhuisbedrijf bij een kantoorverhuizing?

Voor een standaard kantoorverhuizing in Nederland zijn de EPV-erkenning en een geldige bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering de absolute minimumvereisten. Bij grotere of complexere projecten — denk aan verhuizingen over meerdere locaties of met gevoelige apparatuur — is het sterk aanbevolen om ook ISO 9001 en een goederentransportverzekering met voldoende dekking te eisen. Hoe hoger de waarde van uw inventaris en hoe strakker uw tijdslijn, hoe zwaarder de certificeringseisen die u redelijkerwijs kunt stellen.

Kan een verhuisbedrijf zonder EPV-erkenning toch kwalitatief goed werk leveren?

Technisch gezien is het mogelijk dat een niet-erkend bedrijf een verhuizing uitvoert, maar u heeft dan geen onafhankelijke garantie dat medewerkers voldoende zijn opgeleid, het materieel aan kwaliteitsnormen voldoet of de organisatie procesmatig is ingericht. De EPV-erkenning bestaat juist omdat vakbekwaamheid in de zakelijke verhuismarkt niet vanzelfsprekend is. Bij aanbestedingen en risicovolle verhuizingen is het inschakelen van een niet-erkend bedrijf dan ook een bewuste risicokeuze die u achteraf moeilijk kunt verantwoorden.

Hoe neem ik certificeringseisen correct op in een aanbesteding of offerteaanvraag?

Vermeld certificeringseisen altijd als harde knock-outcriteria in uw programma van eisen, niet als wenselijke criteria. Vraag inschrijvers om originele certificaten als verplichte bijlage mee te sturen, inclusief certificaatnummer, uitgevende instelling en vervaldatum. Specificeer ook welke verzekeringen u eist en wat de minimale dekking per gebeurtenis moet zijn, zodat u offertes objectief en gelijkwaardig kunt vergelijken.

Wat moet ik doen als er tijdens de verhuizing schade ontstaat aan mijn inventaris of het pand?

Documenteer de schade direct en uitvoerig met foto’s en video, bij voorkeur nog voordat de verhuizers het pand verlaten. Meld de schade schriftelijk bij de verhuispartner en vraag om een schadeformulier en de contactgegevens van hun verzekeraar. Controleer vervolgens uw eigen polisvoorwaarden: in sommige gevallen vergoedt uw eigen inboedel- of inventarisverzekering sneller dan de aansprakelijkheidsverzekering van het verhuisbedrijf. Zorg er bij voorkeur al vóór de verhuizing voor dat u beschikt over een actuele inventarislijst met vervangingswaarden.

Is de CO2-Prestatieladder verplicht bij een zakelijke bedrijfsverhuizing?

De CO2-Prestatieladder is op dit moment geen wettelijke verplichting, maar wordt in toenemende mate als gunningscriterium meegewogen bij overheidsaanbestedingen en bij organisaties die zelf CSRD-plichtig zijn. Als uw organisatie verplicht is te rapporteren over de milieu-impact van uw toeleveranciers, is een verhuispartner met CO2-Prestatieladder-certificering een directe bijdrage aan uw eigen duurzaamheidsverslaglegging. Vraag de verhuispartner concreet om emissiedata per opdracht, zodat u deze kunt opnemen in uw rapportage.

Hoe vaak worden certificeringen zoals FIDI FAIM en ISO 9001 hernieuwd, en wat gebeurt er als een certificaat verloopt?

FIDI FAIM wordt tweejaarlijks geauditeerd door een onafhankelijke partij, terwijl ISO 9001 en ISO 14001 doorgaans jaarlijkse surveillance-audits kennen met een volledige hercertificering om de drie jaar. Als een certificaat verloopt zonder hernieuwd te worden, verliest het bedrijf het recht om het keurmerk te voeren en kan het worden verwijderd uit het ledenregister van organisaties zoals Top Movers of FIDI. Controleer bij langlopende contracten dan ook periodiek of de certificaten van uw verhuispartner nog geldig zijn, niet alleen bij de start van de samenwerking.

Welke aanvullende vragen moet ik stellen aan een verhuisbedrijf voordat ik een contract onderteken?

Vraag naast certificaten en verzekeringen ook naar de projectverantwoordelijke die bij uw verhuizing betrokken is, de ervaring met vergelijkbare verhuizingen in uw sector en de aanpak bij onvoorziene omstandigheden zoals vertraging of schade. Informeer ook naar de inzet van onderaannemers: worden die ook gedekt door de certificeringen en verzekeringen van het hoofdbedrijf, of gelden daarvoor aparte voorwaarden? Een transparant verhuisbedrijf beantwoordt deze vragen zonder aarzeling en legt afspraken schriftelijk vast in een gedetailleerde opdrachtbevestiging.

What certifications should a commercial moving company have?