Een zorginstelling kan verhuizen zonder de patiëntenzorg te onderbreken, mits de verhuizing zorgvuldig gefaseerd wordt gepland en alle betrokken partijen van tevoren goed worden geïnformeerd en gecoördineerd. De sleutel ligt in een gedetailleerd verhuisplan dat de continuïteit van zorg als uitgangspunt neemt, niet als bijzaak. In dit artikel beantwoorden wij de meest gestelde vragen over het verhuizen van een zorginstelling, van risicobeheer tot de praktische uitvoering.

Welke risico’s brengt een verhuizing voor een zorginstelling met zich mee?

Een verhuizing van een zorginstelling brengt risico’s met zich mee op het gebied van zorgcontinuïteit, medicatiebeheer, veiligheid van kwetsbare bewoners en de beschikbaarheid van medische apparatuur. Anders dan bij een reguliere bedrijfsverhuizing gaat het hier om mensen die afhankelijk zijn van een stabiele omgeving en dagelijkse zorgstructuur.

De voornaamste risico’s zijn:

Verstoring van zorgschema’s door onverwachte vertragingen of logistieke problemen
Verlies of beschadiging van medische apparatuur die essentieel is voor behandeling of monitoring
Psychische belasting van patiënten en bewoners, met name bij mensen met dementie of andere cognitieve aandoeningen
Communicatiefouten tussen verhuisbedrijf, zorgpersoneel en externe leveranciers
Tijdelijk verlies van toegang tot dossiers, medicatie of hulpmiddelen

Een goede risicoanalyse vooraf, in samenwerking met het zorgteam en een ervaren verhuispartner, maakt het mogelijk om deze risico’s te identificeren en te beheersen voordat de verhuizing van start gaat.

Hoe plan je een zorgverhuizing zonder zorgonderbreking?

Een zorgverhuizing zonder onderbreking van de zorgverlening plan je door te werken met een gefaseerde aanpak waarbij nooit alle afdelingen of bewoners tegelijk worden verplaatst. De verhuizing wordt ingepland buiten piekuren van de zorgverlening en in nauwe afstemming met het zorgmanagement.

Concrete stappen voor een succesvolle planning zijn:

Start vroeg: Begin met de planning minimaal drie tot zes maanden voor de beoogde verhuisdatum, afhankelijk van de omvang van de instelling.
Faseer de verhuizing: Verplaats afdelingen of groepen bewoners stapsgewijs, zodat de zorg op elk moment gewaarborgd blijft.
Stel prioriteiten: Bepaal welke apparatuur, ruimtes en zorgprocessen als eerste operationeel moeten zijn op de nieuwe locatie.
Communiceer met alle betrokkenen: Informeer bewoners, familieleden, medewerkers en externe zorgverleners tijdig en helder over het verhuisproces.
Test de nieuwe locatie: Controleer vóór de verhuizing of alle technische systemen, nutsvoorzieningen en IT-infrastructuur volledig functioneren.

Een gespecialiseerd verhuisbedrijf stelt hiervoor een uitgebreide verhuischecklist op, zodat niets aan het toeval wordt overgelaten.

Wie is verantwoordelijk voor de coördinatie tijdens een zorgverhuizing?

Tijdens een zorgverhuizing is de coördinatie een gedeelde verantwoordelijkheid tussen de projectleider van de zorginstelling en de verhuisregisseur van het verhuisbedrijf. De zorginstelling blijft altijd eindverantwoordelijk voor de zorgcontinuïteit; het verhuisbedrijf is verantwoordelijk voor de logistieke uitvoering.

In de praktijk werkt dit als volgt:

De interne projectleider van de zorginstelling bewaakt de zorgprocessen, coördineert met het personeel en fungeert als aanspreekpunt voor bewoners en familie.
De verhuisregisseur stuurt het verhuisteam aan, bewaakt de planning en zorgt dat alle logistieke handelingen veilig en conform afspraak verlopen.
Waar nodig wordt een externe verhuiscoördinator ingeschakeld die beide werelden verbindt en als schakel fungeert tussen zorg en logistiek.

Heldere afspraken over taken, bevoegdheden en communicatielijnen zijn essentieel. Een verhuispartner met aantoonbare ervaring in verhuizingen van zorginstellingen weet hoe hij deze rollen invult en bewoners en medewerkers zo min mogelijk belast.

Hoe worden kwetsbare patiënten of bewoners veilig verplaatst?

Kwetsbare patiënten en bewoners worden veilig verplaatst door hun transport te plannen op het moment dat hun persoonlijke spullen en de nieuwe kamer al volledig ingericht en gereed zijn. Zo hoeven zij maar één keer te verplaatsen en treffen zij direct een vertrouwde omgeving aan.

Aanvullende maatregelen voor een veilige verplaatsing zijn:

Persoonlijke begeleiding door zorgpersoneel of familieleden tijdens het transport
Vertrouwde objecten meenemen, zoals foto’s, eigen meubels en persoonlijke bezittingen, zodat de nieuwe kamer zo snel mogelijk als thuis aanvoelt
Aanpassing van het moment van verplaatsing aan de individuele behoeften van de bewoner, bijvoorbeeld buiten drukke momenten van de dag
Goede voorbereiding voor mensen met dementie, waarbij herhaling, rust en vertrouwde gezichten centraal staan

De inrichting van de nieuwe kamer wordt bij voorkeur identiek gehouden aan de oude situatie. Dit vermindert verwarring en angst aanzienlijk, met name bij bewoners met cognitieve beperkingen.

Wat zijn de eisen aan een verhuisbedrijf voor zorginstellingen?

Een verhuisbedrijf dat zorginstellingen bedient, moet beschikken over aantoonbare ervaring met zorggerelateerde verhuizingen, relevante certificeringen en kennis van de specifieke vereisten rondom veiligheid, hygiëne en continuïteit van zorg. Niet elk verhuisbedrijf is geschikt voor deze specialistische opdracht.

De belangrijkste eisen zijn:

Erkend Projectverhuizer (EPV): Dit keurmerk garandeert dat het bedrijf voldoet aan strenge kwaliteitseisen voor complexe verhuizingen.
VCA-certificering: Noodzakelijk voor veilig werken in omgevingen met specifieke risico’s.
ISO 9001 en ISO 14001: Certificeringen voor kwaliteitsmanagement en milieuzorg.
Ervaring met zorgverhuizingen: Het verhuisbedrijf moet begrijpen hoe zorginstellingen werken en welke impact een verhuizing heeft op bewoners en personeel.
Flexibiliteit in planning: De mogelijkheid om buiten reguliere werktijden te werken, inclusief avonden en weekenden.
Discreet en respectvol optreden: Medewerkers van het verhuisbedrijf werken in een gevoelige omgeving en moeten zich daar professioneel naar gedragen.

Wij beschikken over al deze certificeringen en werken al meer dan 100 jaar voor uiteenlopende zakelijke opdrachtgevers, waaronder zorginstellingen, scholen en overheidsinstanties. Als hofleverancier van het Koninklijk Huis en lid van het Top Movers netwerk staan kwaliteit en betrouwbaarheid centraal in alles wat wij doen.

Hoe lang duurt een verhuizing van een zorginstelling gemiddeld?

De duur van een verhuizing van een zorginstelling varieert sterk en loopt uiteen van enkele dagen tot meerdere maanden, afhankelijk van de omvang van de instelling, het aantal bewoners, de complexiteit van de zorgprocessen en de afstand tussen de oude en nieuwe locatie.

Als globale richtlijn geldt:

Kleine zorglocaties (tot 30 bewoners): De daadwerkelijke verhuizing duurt doorgaans twee tot vijf dagen, mits de voorbereiding goed is.
Middelgrote instellingen (30 tot 100 bewoners): Reken op een gefaseerde uitvoering van één tot drie weken.
Grote zorginstellingen (meer dan 100 bewoners of meerdere afdelingen): De verhuizing kan in fasen worden uitgevoerd over een periode van één tot drie maanden.

De voorbereidingstijd is minstens even belangrijk als de uitvoering zelf. Een gedegen planning van drie tot zes maanden vooraf is voor de meeste zorginstellingen realistisch en noodzakelijk. Tijdens de voorbereiding worden onder andere de inventarisatie van meubilair en apparatuur, de indeling van de nieuwe locatie en de communicatie met bewoners en familie geregeld.

Voor tijdelijke opslag van meubilair of archieven tijdens de verhuizingsperiode bieden wij veilige opslagmogelijkheden aan vanuit onze eigen opslagfaciliteiten. Zo blijft alles beschikbaar en traceerbaar, ook als de nieuwe locatie nog niet volledig gereed is.

Veelgestelde vragen

Hoe informeer ik bewoners en familie op de beste manier over een aankomende verhuizing?

Begin zo vroeg mogelijk met communiceren, bij voorkeur drie tot zes maanden voor de verhuisdatum, via persoonlijke gesprekken, informatiebijeenkomsten en schriftelijke updates. Zorg voor een vaste contactpersoon binnen de instelling waar bewoners en familie terecht kunnen met vragen of zorgen. Herhaling en duidelijkheid zijn hierbij cruciaal, zeker voor bewoners met cognitieve beperkingen die meer tijd nodig hebben om te wennen aan het idee van een verandering.

Wat moet ik doen als de nieuwe locatie op de verhuisdag nog niet volledig gereed is?

Bouw in uw verhuisplanning altijd een buffer in door kritieke systemen zoals medische apparatuur, IT-infrastructuur en nutsvoorzieningen minimaal één à twee weken voor de verhuisdatum te testen en operationeel te hebben. Spreek vooraf duidelijke go/no-go-criteria af met uw verhuispartner en zorgmanagement, zodat er een concreet beslismoment is om de verhuizing eventueel uit te stellen. Voor meubilair of archieven die tijdelijk niet geplaatst kunnen worden, biedt professionele opslag een veilige tussenoplossing.

Hoe ga ik om met medicatiebeheer en medische dossiers tijdens de verhuizing?

Medicatie en medische dossiers vereisen een apart, gedetailleerd protocol dat vóór de verhuizing wordt opgesteld in samenwerking met de apotheker, het zorgpersoneel en eventueel de huisarts of specialist. Zorg dat medicatie nooit in verhuisdozen terechtkomt, maar uitsluitend door bevoegd zorgpersoneel wordt getransporteerd en overgedragen. Digitale dossiers moeten vooraf worden geback-upt en toegankelijk zijn vanuit de nieuwe locatie nog vóór de eerste bewoner arriveert.

Welke veelgemaakte fouten moet ik vermijden bij het plannen van een zorgverhuizing?

Een van de meest gemaakte fouten is onderschatten hoeveel tijd de voorbereiding kost: instellingen die pas zes weken van tevoren beginnen met plannen, lopen vrijwel altijd tegen problemen aan. Andere veelvoorkomende valkuilen zijn het niet betrekken van zorgpersoneel bij de planning, het vergeten van externe partijen zoals leveranciers en huisartsen, en het kiezen van een verhuisbedrijf zonder aantoonbare ervaring in de zorgsector. Een gespecialiseerde verhuispartner helpt u deze fouten te vermijden door vanaf het begin een gestructureerd plan te hanteren.

Is een zorgverhuizing ook mogelijk tijdens reguliere openingstijden, of moet dit altijd buiten kantooruren?

Een zorgverhuizing hoeft niet uitsluitend buiten kantooruren plaats te vinden, maar de meest ingrijpende verhuisactiviteiten worden bij voorkeur gepland op momenten met de minste zorgdrukte, zoals vroege ochtenden, avonden of weekenden. Welke momenten het meest geschikt zijn, hangt af van de specifieke zorgschema’s en de behoeften van de bewoners. Een ervaren verhuisbedrijf stemt de planning altijd af op de operationele ritmes van de instelling, zodat zorgpersoneel zo min mogelijk wordt belast.

Hoe houd ik externe zorgverleners, zoals huisartsen en fysiotherapeuten, op de hoogte tijdens de verhuizing?

Stel een communicatieplan op dat ook externe zorgverleners expliciet meeneemt, en informeer hen tijdig over de nieuwe locatie, het nieuwe adres, parkeermogelijkheden en eventuele tijdelijke wijzigingen in de toegankelijkheid. Wijs één contactpersoon aan die gedurende de gehele verhuisperiode bereikbaar is voor externe partijen met praktische vragen. Stuur na de verhuizing een bevestiging met alle relevante nieuwe gegevens, zodat de zorgcontinuïteit vanuit externe partners gewaarborgd blijft.

Kunnen bewoners hun eigen meubels en inrichting meenemen naar de nieuwe locatie?

Ja, en dit wordt zelfs sterk aanbevolen, omdat vertrouwde meubels en persoonlijke bezittingen de overgang voor bewoners aanzienlijk minder stressvol maken, met name voor mensen met dementie of angststoornissen. Laat de nieuwe kamer bij voorkeur identiek inrichten aan de oude situatie voordat de bewoner aankomt, zodat hij of zij direct een herkenbare omgeving aantreft. Bespreek dit vooraf met het verhuisbedrijf, zodat de persoonlijke inboedel zorgvuldig wordt ingepakt, vervoerd en op de juiste plek wordt teruggezet.

Hoe verhuist een zorginstelling zonder patiëntenzorg te onderbreken?