A phased office relocation gives organisations the opportunity to move in multiple planned stages rather than all at once. This is particularly advantageous for companies that cannot afford to completely halt their operations, such as businesses in the petrochemical industry or the Port of Rotterdam. In this article, we answer the most frequently asked questions about the phased approach, so you know what to expect and how to best prepare.

How does a phased office relocation work in practice?

In a phased office relocation, the move is divided into multiple logical sub-moves, each taking place at an agreed time. Per phase, a specific department, floor, or functional group moves to the new location, while the rest of the company continues working as normal. This requires a detailed relocation plan with clear milestones and tight coordination.

In practice, a phased approach always begins with a thorough inventory. Which departments are least business-critical and can move first? Which equipment, furniture, and IT infrastructure will be included in which phase? A professional relocation manager maps this out and draws up a detailed script for each phase. This way, everyone knows exactly what is happening and when.

Interim storage often plays a key role in a phased relocation. When the new location is not yet fully ready, inventory can be temporarily stored in climate-controlled storage facilities. This means you do not have to compromise on the planning or the integrity of your business assets.

What are the greatest benefits for business continuity?

The greatest advantage of a phased office relocation for business continuity is that your organisation remains operational during the relocation period. Departments that are not yet scheduled to move simply continue working. Customers, suppliers, and employees experience minimal disruption, preventing direct damage to revenue and reputation.

In addition to continuity, the phased approach also provides room to learn and make adjustments. After each phase, you can evaluate what went well and what could be improved. This way, mistakes from the first phase are not blindly repeated in the next. This significantly increases the quality of the entire relocation process.

The phased approach is also less stressful for employees. Instead of a chaotic all-at-once move, they experience a controlled transition. This is good for support and productivity. Employees who are already at the new location can also act as ambassadors for colleagues who still need to follow.

How does a phased approach help control relocation costs?

A phased office relocation helps control relocation costs because the investment is spread over multiple moments. Instead of one large financial peak, costs are distributed over the duration of the relocation project. This makes budgeting more predictable and provides greater financial flexibility.

Furthermore, with a phased approach you avoid the costly consequences of productivity loss. A complete business standstill, however brief, can cause significant revenue damage. By relocating departments in a controlled manner, the organisation continues to produce and invoice, even during the relocation period.

Another cost advantage is that you can align the layout of the new location with the practical experience gained in the first phase. It may turn out that certain spaces need to be arranged differently, or that certain pieces of furniture can be better reused. Through a furniture passport, we map the lifecycle and reusability of your office furniture, which can prevent unnecessary purchasing costs.

When is a phased office relocation the best choice?

A phased office relocation is the best choice when your organisation cannot afford to be completely shut down, when the new location becomes available in stages, or when the scale of the relocation is too large to safely carry out all at once. It is also the recommended approach for complex IT infrastructures or sensitive business processes.

Specific situations in which a phased approach is strongly recommended:

Organisations with 24/7 operational processes, such as in the petrochemical industry or healthcare
Companies relocating to a new-build location that is being delivered in phases
Large organisations with multiple departments or branches being merged
Relocations requiring extensive IT migrations or cabling work
Institutions such as care facilities or schools where continuity and safety are paramount

For smaller organisations with a simple structure, an all-at-once relocation can sometimes be more efficient. But as complexity increases, the phased approach clearly offers more control and certainty.

What role does sustainability play in a phased relocation?

In a phased office relocation, sustainability plays an increasingly important role, especially now that CSRD regulations require organisations to report on their environmental impact. A phased approach makes it easier to integrate sustainable choices, because each phase allows for deliberate consideration of reuse, transport, and waste streams.

With every office relocation, we actively pursue circular solutions. Think of reusing office furniture through Circular Connect, deploying electric vehicles for emission-free transport, and using moving boxes made from recyclable ABS plastic that last an average of 1,000 moves. After use, they are recycled, as are our other moving materials.

A phased relocation also provides the opportunity to evaluate per phase which furniture and materials deserve a second life. Through a furniture passport, we map the reusability of your inventory. This not only supports your sustainability objectives but also provides concrete input for your CSRD reporting. We actively support you with that reporting as part of our services.

What needs to be arranged before the first relocation phase begins?

Before the first relocation phase gets underway, the phasing, the script, the communication to employees, and the logistical prerequisites must be fully worked out. Without solid preparation, the phased approach loses its most important advantage: control over the process.

Specifically, before the first phase you must have arranged the following:

A complete inventory of all business assets, including furniture, equipment, and archives
A clear phasing plan describing per phase what is moving, when, and to where
Agreements on temporary storage for inventory that is not going directly to the new location
IT preparation, including cable management and testing of the infrastructure at the new location
Communication to employees about their own relocation moment, what they need to arrange themselves, and what will be arranged for them
Agreements on handyman services for setting up the new workplace, so employees can get started immediately

A professional relocation manager takes the coordination of all this off your hands. We draw up a comprehensive relocation checklist for every office move, so nothing is left to chance. From the handyman service at the new location to temporary storage of inventory: we handle everything from A to Z. This allows you, as a facility manager or project leader, to focus on what truly matters: keeping your organisation running.

Would you like to know what a phased approach looks like for your specific situation? Take a look at our business services or contact us for a no-obligation consultation.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een gefaseerde bedrijfsverhuizing gemiddeld?

De doorlooptijd van een gefaseerde bedrijfsverhuizing hangt sterk af van de omvang van uw organisatie, het aantal fases en de beschikbaarheid van de nieuwe locatie. Voor middelgrote bedrijven loopt een gefaseerd traject gemiddeld van enkele weken tot enkele maanden. Een professionele verhuisregisseur stelt samen met u een realistische planning op, waarbij de fasering zo wordt ingericht dat de impact op uw bedrijfsvoering minimaal blijft.

Wat zijn de meest voorkomende fouten bij een gefaseerde bedrijfsverhuizing?

Een van de meest gemaakte fouten is het onderschatten van de communicatie naar medewerkers: als mensen niet tijdig weten wanneer zij aan de beurt zijn en wat er van hen wordt verwacht, ontstaat er onrust en vertraging. Een andere veelvoorkomende valkuil is het onvoldoende testen van de ICT-infrastructuur op de nieuwe locatie vóór de eerste fase begint, waardoor medewerkers niet direct productief kunnen zijn. Tot slot wordt tijdelijke opslag regelmatig over het hoofd gezien, wat leidt tot chaos wanneer de nieuwe locatie nog niet volledig gereed is.

Kan een gefaseerde verhuizing ook worden toegepast bij een verhuizing naar meerdere nieuwe locaties?

Ja, een gefaseerde aanpak leent zich uitstekend voor verhuizingen waarbij afdelingen of teams naar verschillende locaties gaan, zoals bij een fusie, splitsing of het samenvoegen van meerdere vestigingen. Per fase en per bestemming wordt een apart draaiboek opgesteld, zodat de logistiek en communicatie voor elke stroom helder blijven. Dit vereist wel extra coördinatie, waarbij een ervaren verhuisregisseur onmisbaar is om overzicht te bewaren en conflicten in de planning te voorkomen.

Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers die al verhuisd zijn productief blijven terwijl de rest nog op de oude locatie werkt?

Zorg ervoor dat de nieuwe werkplek voor de eerste groep medewerkers volledig ingericht en operationeel is vóórdat zij verhuizen: werkende ICT, meubilair op de juiste plek en toegang tot alle benodigde systemen. Een handyman service op de nieuwe locatie zorgt dat eventuele praktische knelpunten snel worden opgelost. Houd daarnaast een korte evaluatie na de eerste fase om knelpunten direct te signaleren en op te lossen voordat de volgende groep medewerkers volgt.

Hoe gaan we om met gedeelde bedrijfsmiddelen, zoals vergaderruimtes of centrale servers, tijdens de overgangsperiode?

Gedeelde bedrijfsmiddelen vereisen een specifieke aanpak in het faseringsplan: bepaal per fase welke gedeelde middelen tijdelijk dubbel beschikbaar moeten zijn op beide locaties en welke pas in de laatste fase worden verplaatst. Centrale servers en netwerkapparatuur worden bij voorkeur als laatste verhuisd, nadat de nieuwe ICT-infrastructuur volledig is getest en stabiel draait. Voor vergaderruimtes en andere gedeelde faciliteiten kunt u tijdelijke afspraken maken over gebruik op beide locaties, zodat samenwerking tussen teams op de oude en nieuwe locatie niet in het gedrang komt.

Hoe kunnen wij de duurzaamheidsresultaten van onze gefaseerde verhuizing aantonen voor onze CSRD-rapportage?

Laat uw verhuispartner per fase bijhouden welke materialen zijn hergebruikt, welk meubilair een tweede leven heeft gekregen via een circulair platform en hoeveel CO₂-uitstoot is bespaard door het inzetten van elektrisch transport. Een meubelpaspoort biedt hierbij concrete, gedocumenteerde data over de herbruikbaarheid en levensweg van uw inventaris. Samen met uw verhuisregisseur kunt u deze gegevens vertalen naar meetbare duurzaamheidsindicatoren die direct bruikbaar zijn als input voor uw CSRD-rapportage.

Wat is het verschil tussen een verhuisregisseur en een gewone verhuizer, en waarom is dat verschil belangrijk bij een gefaseerde verhuizing?

Een gewone verhuizer voert uit wat wordt gevraagd: spullen van A naar B brengen. Een verhuisregisseur neemt de volledige regie op zich: van de inventarisatie en het opstellen van het faseringsplan tot de coördinatie van ICT, tijdelijke opslag, handyman services en communicatie naar medewerkers. Bij een gefaseerde verhuizing is dit onderscheid cruciaal, omdat de complexiteit van meerdere opeenvolgende fases vraagt om één aanspreekpunt dat het totaaloverzicht bewaakt en direct kan bijsturen wanneer de praktijk afwijkt van de planning.

What are the benefits of a phased office relocation?