In a private tender for a corporate relocation, you choose the right moving partner by establishing clear selection criteria in advance, inviting at least three parties, and looking beyond price alone. For facility managers and project leaders planning an office move, a structured tendering process is the key to a smooth transition without surprises. The questions below guide you through that process step by step.

What are the selection criteria in a private tender?

In a private tender for an office relocation, you evaluate potential moving partners on at least five criteria: demonstrable experience with comparable projects, relevant certifications, capacity and planning, sustainability performance, and the quality of project coordination. Price is one factor, but should never be the only one in a complex corporate relocation.

Concrete selection criteria you can include in your requirements document are:

Certifications: Erkend Projectverhuizer (EPV), VCA, ISO 9001, and ISO 14001 are baseline requirements for professional business movers.
References: Ask for comparable assignments in terms of scale, sector, and complexity.
Project management: Is there a dedicated point of contact and a clear project plan?
Capacity: Does the party have its own equipment, its own staff, and sufficient storage capacity?
Sustainability: What concrete measures does the mover take regarding emissions and circularity?

By weighting and scoring these criteria in advance, you make the evaluation objective and comparable. This prevents the final decision from being made purely on price, when other factors should be the deciding ones.

How many parties do you invite in a private tender?

In a private tender for an office relocation, you typically invite three to five parties. Three quotes provide sufficient comparative material to make an informed decision; more than five rarely leads to better results and costs all parties unnecessary time.

The exact numbers depend on your organisation’s internal procurement rules. Many organisations apply threshold values: above a certain contract value, two or three quotes are mandatory. So check your own procurement policy or the guidelines of your industry association first.

Choose parties that are genuinely comparable in scale and specialisation. A small local mover and a nationally operating project mover serve fundamentally different markets. Make sure all invited parties can realistically carry out the assignment, so you are comparing like with like.

What questions do you ask in a request for quotation for an office relocation?

A good request for quotation for an office relocation contains concrete questions about project approach, planning, personnel, equipment, and risk management. The more specific your request, the better the quotes can be compared and the lower the risk of additional costs afterwards.

Include at least the following questions in your request:

What does the project plan look like and who is the dedicated project manager?
What own equipment and how many permanent staff will be deployed?
How will confidential documents and sensitive equipment be handled?
What is the approach in the event of unforeseen circumstances or delays?
Which IT and cable management services are included?
How will the relocation be documented and reported?
Are handyman services and assembly included or priced separately?

Also add a clear project description: floor area, number of workstations, special items such as server rooms or archives, and the desired moving date. The more context you provide, the more realistic the quote you receive in return.

What is the difference between the quoted price and total relocation costs?

The quoted price is the amount a mover states upfront; the total relocation costs also include all additional costs that arise during or after the project. The difference between the two can be significant if you do not clearly define in advance what is and is not included.

Common cost items that fall outside the basic quote are:

Additional work due to unforeseen situations, such as a lift breaking down or a move taking longer than planned
Storage of inventory if the new location is not yet ready
Disassembly and assembly of furniture
Removal or disposal of surplus furniture
IT support, cable management, and connecting equipment

For every quote, ask for an itemised price breakdown and a clear description of what is included. Also have it recorded how additional work is calculated and approved. This prevents an apparently low quote from ultimately proving to be the most expensive choice.

How do you assess sustainability and CSRD compliance in moving companies?

You assess sustainability in a moving company based on concrete, measurable measures: emission-free transport, ISO 14001 certification, CO2 reporting, and an approach to circular processing of furniture. For organisations subject to CSRD regulations, it is essential that the mover also provides support with sustainability reporting.

Pay attention to the following during the assessment:

Transport emissions: Does the mover use electric or emission-free vehicles? What is the CO2 output per move?
Certifications: ISO 14001 demonstrates that environmental performance is structurally measured and improved.
Circular furniture offering: Does the mover offer a furniture passport or other tools to make reuse of office furniture transparent?
Reporting: Can the mover supply CO2 data that can be used for your own sustainability reporting?
Material use: Are sustainable moving materials used, such as reusable moving boxes?

Moving companies that take sustainability seriously can answer these questions concretely. Vague promises about “working green” without substantiation are a signal to ask critical follow-up questions.

When do you choose a permanent moving partner instead of tendering again?

A permanent moving partner makes sense when your organisation has regular relocation activities, the collaboration is demonstrably going well, and the partner consistently delivers on quality and rates. Re-tendering then adds little value and costs more time than it yields.

A long-term collaboration with a dedicated business moving partner offers concrete advantages:

The partner knows your locations, working methods, and internal requirements, which reduces errors and coordination time
Customised agreements on rates, planning, and reporting are easier to establish
Continuity in quality and point of contact reduces the coordination burden for your facility team
In urgent situations, you can act faster with a partner who already knows your organisation

Consider re-tendering if service delivery is structurally disappointing, rates are no longer in line with the market, or if your organisation has changed to the extent that different requirements apply. A middle ground is a framework agreement with a permanent partner for a set period, combined with periodic evaluation moments. This way you retain the benefits of continuity without losing sight of market conformity.

Would you like to know whether we are the right moving partner for your organisation? We bring more than 100 years of experience, are a certified project mover, and actively support you with sustainability reporting. Feel free to contact us for a no-obligation conversation about your upcoming office relocation.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een gemiddeld aanbestedingsproces voor een kantoorverhuizing?

Een goed doorlopen onderhandse aanbesteding voor een kantoorverhuizing duurt doorgaans vier tot acht weken. Reken op één tot twee weken voor het opstellen van de offerteaanvraag en het uitnodigen van partijen, twee weken voor het indienen van offertes, en nog eens één tot twee weken voor beoordeling, eventuele toelichtingsgesprekken en definitieve gunning. Hoe complexer de verhuizing, hoe meer tijd je moet inplannen voor de beoordelingsfase.

Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het beoordelen van verhuisoffertes?

De meest voorkomende fout is het selecteren van de goedkoopste offerte zonder te controleren wat er precies is inbegrepen, waardoor meerwerk de totaalkosten alsnog omhoogdrijft. Andere veelgemaakte fouten zijn: geen gewogen scorematrix gebruiken waardoor de beoordeling subjectief blijft, referenties niet daadwerkelijk natrrekken, en verzuimen om te vragen wie de vaste projectleider is. Een gestructureerde beoordelingsmatrix met vooraf vastgestelde wegingsfactoren voorkomt de meeste van deze valkuilen.

Moet ik een NDA of geheimhoudingsverklaring laten tekenen vóór de offerteaanvraag?

Ja, zeker bij verhuizingen waarbij vertrouwelijke bedrijfsinformatie, personeelsgegevens of gevoelige apparatuur betrokken is. Een geheimhoudingsverklaring (NDA) laat je idealiter tekenen voordat je de gedetailleerde projectbeschrijving deelt met uitgenodigde partijen. Professionele zakelijke verhuizers zijn hier doorgaans mee vertrouwd en zullen hier geen bezwaar tegen maken; aarzeling of weerstand op dit punt is juist een signaal om kritisch te zijn.

Hoe ga ik om met grote prijsverschillen tussen de ontvangen offertes?

Grote prijsverschillen zijn vrijwel altijd een teken dat de offertes niet op dezelfde scope zijn gebaseerd. Ga in dat geval eerst na of alle partijen dezelfde projectbeschrijving en eisen hebben ontvangen, en vraag elke aanbieder om een gespecificeerde prijsopbouw. Pas als de offertes inhoudelijk vergelijkbaar zijn, is een eerlijke prijsvergelijking mogelijk. Een opvallend lage offerte verdient extra aandacht: vraag expliciet na hoe meerwerk wordt berekend en wat er buiten de vaste prijs valt.

Kan ik tijdens het aanbestedingsproces nog wijzigingen doorvoeren in de projecteisen?

Dat kan, maar alleen als je alle uitgenodigde partijen tegelijkertijd en schriftelijk informeert over de wijziging. Eenzijdige aanpassingen of informele gesprekken met slechts één partij ondermijnen de gelijkwaardigheid van het proces en kunnen leiden tot onvergelijkbare offertes. Verwerk wijzigingen bij voorkeur in een formele nota van inlichtingen en geef alle partijen daarna voldoende tijd om hun offerte aan te passen.

Welke rol speelt de facilitair manager versus de inkoopmanager bij een verhuisaanbesteding?

De facilitair manager is primair verantwoordelijk voor de inhoudelijke eisen: wat moet er verhuizen, welke kwaliteits- en duurzaamheidseisen gelden, en hoe wordt de uitvoering beoordeeld. De inkoopmanager bewaakt het proces: drempelwaarden, leveranciersregistratie, contractvoorwaarden en compliance met het inkoopbeleid. In de praktijk werken beide rollen het beste samen aan de offerteaanvraag, waarbij de facilitair manager de inhoud levert en de inkoopmanager het proces borgt.

Wat moet er minimaal in een verhuiscontract of opdrachtbevestiging staan?

Een solide verhuiscontract bevat minimaal: een gedetailleerde omschrijving van de scope en inbegrepen diensten, de vaste prijs en de voorwaarden waaronder meerwerk in rekening wordt gebracht, de planning met mijlpalen en een opleverdatum, de naam van de vaste projectleider, aansprakelijkheidsbepalingen en verzekeringsgegevens, en afspraken over rapportage en evaluatie. Laat ook vastleggen hoe wordt omgegaan met schade, vertraging of annulering, zodat er bij onvoorziene omstandigheden geen discussie ontstaat over verantwoordelijkheden.

How to choose the right removal partner in a private tender?