Moving outside Europe differs fundamentally from a move within the EU. Within Europe, the free movement of goods and harmonized regulations apply, meaning customs formalities are largely absent. Once you cross the EU border, import duties, customs declarations, longer transit times, and additional documentation come into play. In this article, we answer the most frequently asked questions about international moving outside Europe.

What changes when you move outside the EU?

When moving outside the EU, the free movement of goods that applies within Europe no longer exists. Your household goods must pass through customs, both upon export from the Netherlands and upon import in the destination country. This means customs declarations, import duties, taxes, and country-specific regulations that can vary greatly depending on the destination.

Within the European Union, moving within Europe is relatively straightforward. There are no customs borders, and transport documents are largely standardized. Once you move outside the EU — to, for example, the United States, Canada, Australia, or countries outside the Schengen area — that changes completely. Each country has its own import rules for household goods, its own lists of prohibited or restricted items, and its own procedures for applying for exemptions.

Another important practical difference is the transport itself. Within Europe, a moving truck travels directly from door to door. Outside Europe, household goods are almost always shipped by sea freight or air freight, which requires additional packaging, consolidation, and logistical planning. We handle this entire process from the Port of Rotterdam, with our own customs agents who process declarations correctly and on time.

What documents are needed for a move outside Europe?

For a move outside Europe, you need at minimum a detailed inventory list, a customs declaration, a copy of your passport, and proof of registration at your new address. Depending on the destination country, additional documents may be required, such as a work permit, visa, or proof of ownership of specific goods.

The inventory list, also known as the packing list, is the central document in every international move outside the EU. It is a detailed overview of all goods being moved, including estimated values. Customs authorities in the destination country use this list to determine whether import duties or taxes apply and whether all goods may be legally imported.

Many countries offer a removal exemption for personal household goods, provided you can demonstrate that you are genuinely emigrating and that the goods have been in use for some time. In the Netherlands, a comparable scheme applies upon return from a non-EU country — the so-called BPM exemption — which may also apply to importing a car or motorcycle as part of your household goods. Our move coordinators guide you through applying for such exemptions and ensure all documents are provided in the correct language and format.

How much longer does a move outside the EU take?

A move outside the EU takes considerably longer than a European move. While a move within Europe is typically completed within a few days to two weeks, an intercontinental move requires you to allow for four to twelve weeks, depending on the destination and the chosen transport method.

The longer lead time has multiple causes. First, there is the transport time itself: sea freight to North America, for example, takes an average of two to four weeks, and to Australia or New Zealand four to six weeks. This is followed by customs clearance in the destination country, which can take anywhere from a few days to several weeks depending on how busy the authorities are and how complete the documentation is.

Add to that the preparation time, as drawing up a proper inventory list, applying for the correct exemptions, and planning the shipment all take time. We recommend starting preparations for a worldwide move at least eight to twelve weeks before the desired arrival date. Through our track & trace system, customers can follow their shipment throughout the entire journey, so you always know where your household goods are.

What are the additional costs of moving outside Europe?

In addition to standard moving costs, a move outside the EU involves extra costs for sea freight or air freight, customs handling, import duties, and any storage costs. The total additional costs compared to a European move can be significant, depending on the volume of your household goods and the destination.

The largest cost item is typically international transport. With sea freight, you pay based on the volume of your household goods, expressed in cubic meters. You can choose between a full container (FCL, Full Container Load) or a shared container (LCL, Less than Container Load), where you share space with other shipments. The latter is cheaper but may extend delivery time.

On top of that come customs costs, which consist of the costs for the customs declaration itself and any import duties or taxes imposed by the destination country. Some countries do not levy import duties on personal household goods if the conditions for a removal exemption are met. Other countries apply strict tariffs to certain categories of goods, such as electronics or vehicles. Finally, storage costs may apply if your household goods are awaiting clearance or if your new home is not yet available.

Which goods are you not allowed to take with you on an international move?

During an international move outside Europe, certain categories of goods are prohibited or subject to strict restrictions. Hazardous substances, weapons, narcotics, and certain foodstuffs are prohibited in virtually all countries. In addition, country-specific restrictions apply to plants, animals, alcohol, tobacco, medicines, and antiques.

The list of prohibited and restricted goods differs per destination country and must always be checked in advance. Australia and New Zealand are known for their strict biosecurity rules: wood products, certain types of textiles, and food are thoroughly inspected upon arrival and may be confiscated or destroyed. The United States applies strict rules regarding firearms, certain animal products, and goods made from protected species.

Goods that are legal in the Netherlands, such as certain medicines or self-defense products, may be prohibited in the destination country. It is therefore essential to consult the current import rules for each country. Our move coordinators are familiar with country-specific regulations and proactively advise you on what you can and cannot take with you, so you are not confronted with unpleasant surprises upon arrival.

When do you choose sea freight or air freight for a move outside Europe?

The choice between sea freight and air freight depends on three factors: the volume of your household goods, the urgency of arrival, and your budget. Sea freight is the standard choice for a full household due to the lower cost per cubic meter. Air freight is only suitable for small quantities of urgent goods, as the costs are exponentially higher.

Sea freight: suitable for most full moves

Sea freight is by far the most commonly used transport method for international moves outside Europe. For an average household of twenty cubic meters or more, sea freight is practically the only economically viable option. The transit time is longer, but the cost per cubic meter is a fraction of air freight. We ship from the Port of Rotterdam, one of the largest and most efficient container ports in the world, ensuring regular connections to virtually all destinations worldwide.

Air freight: for urgent or valuable small shipments

Air freight in international moves is typically only used for a limited number of urgent or essential items, such as important documents, medicines, or specific equipment needed immediately upon arrival. The rest of the household goods then follow by sea freight. A full move by air freight is financially out of reach for virtually everyone and is also not always logistically feasible due to weight and volume restrictions.

If you are unsure about the best option for your situation, our relocation services are here to help. With more than a hundred years of experience and our own customs agents, we are happy to think along with you about the smartest and most cost-efficient approach for your international move, wherever in the world you are relocating to.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een internationale verhuisser buiten Europa inschakelen?

Het is verstandig om minimaal drie tot zes maanden voor je verhuisdatum contact op te nemen met een internationale verhuisser. Dit geeft voldoende tijd voor het opstellen van een nauwkeurige inventarislijst, het aanvragen van douanevrijstellingen en het plannen van de verscheping. Hoe eerder je begint, hoe meer flexibiliteit je hebt in het kiezen van een gunstige vertrektijd en het voorkomen van onnodige opslagkosten.

Wat gebeurt er als mijn inboedel wordt tegengehouden door de douane in het bestemmingsland?

Als de douane je inboedel tegenhoudt, kan dit te maken hebben met ontbrekende of onjuiste documentatie, verboden goederen of een aanvullende inspectie. In dat geval neemt de douane contact op met de lokale verhuisagent, die vervolgens actie onderneemt om de situatie te verhelpen. Een ervaren internationale verhuisser met eigen douanedeclaranten kan dit proces aanzienlijk versnellen door direct te schakelen en eventuele aanvullende documenten snel aan te leveren.

Kan ik mijn auto meeverhuizen naar een land buiten de EU?

Ja, het is in de meeste gevallen mogelijk om een auto of motor mee te verhuizen als onderdeel van je internationale verhuizing, maar hier gelden strikte regels voor. Je hebt aanvullende documenten nodig, zoals het kentekenbewijs, een aankoopfactuur en bewijs dat het voertuig al enige tijd in je bezit was. Sommige landen heffen hoge invoerrechten op voertuigen, terwijl andere landen een vrijstelling bieden als het voertuig als persoonlijk verhuisgoed wordt aangemerkt. Laat je hier altijd goed over adviseren voordat je besluit je auto mee te nemen.

Wat is het verschil tussen een FCL- en een LCL-container, en welke is het beste voor mij?

Bij een FCL (Full Container Load) huur je een volledige container exclusief voor jouw inboedel, terwijl je bij een LCL (Less than Container Load) de ruimte in een container deelt met andere zendingen. FCL is voordeliger en sneller als je een grote inboedel hebt van doorgaans vijftien kubieke meter of meer, omdat er geen wachttijd is voor het consolideren met andere ladingen. LCL is de betere keuze voor kleinere hoeveelheden, maar houd er rekening mee dat de levertijd langer kan uitvallen doordat de container eerst volledig gevuld moet worden.

Moet ik een aparte verzekering afsluiten voor mijn inboedel tijdens een internationale verhuizing?

Ja, het is sterk aanbevolen om een all-risk transportverzekering af te sluiten die specifiek geldt voor internationaal transport over zee of door de lucht. De standaard aansprakelijkheid van een verhuisbedrijf dekt doorgaans slechts een beperkt bedrag per kilogram en biedt onvoldoende bescherming bij schade of verlies tijdens een intercontinentale verhuizing. Controleer of de verzekering ook de douaneopslag en eventuele overlading dekt, en zorg dat de verzekerde waarde overeenkomt met de werkelijke vervangingswaarde van je inboedel.

Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het opstellen van een inventarislijst voor de douane?

De meest voorkomende fouten zijn het onderschatten van de waarde van goederen, het gebruik van vage omschrijvingen zoals ‘diverse spullen’ en het weglaten van elektronica of sieraden. Douanediensten verwachten een gedetailleerde, nauwkeurige opgave per item met een realistische geschatte waarde in euro’s of de valuta van het bestemmingsland. Een onvolledige of onjuiste inventarislijst kan leiden tot vertraging, boetes of zelfs inbeslagname van goederen, dus neem hier de tijd voor of laat je hierbij begeleiden door een move coordinator.

Kan ik tijdens de verscheping per zeevracht tijdelijk goederen opslaan als mijn nieuwe woning nog niet beschikbaar is?

Ja, de meeste internationale verhuisbedrijven bieden de mogelijkheid om je inboedel tijdelijk op te slaan, zowel in Nederland vóór vertrek als in het bestemmingsland na aankomst. Dit kan handig zijn als je nieuwe woning nog niet klaar is of als de douaneafhandeling meer tijd in beslag neemt dan verwacht. Houd wel rekening met extra opslagkosten per week of maand, en vraag vooraf duidelijk na wat de tarieven zijn en of de opslag is meeverzekerd onder je transportverzekering.

What is the difference between moving within and outside Europe?