Contact opnemen

How does collaboration with an integrated moving partner work?

Christiaan van der Ent ·

An integrated relocation partner takes full coordination of a corporate move off your hands: from planning and disassembly to transport, installation, and storage. Instead of managing multiple vendors, you work with a single point of contact that oversees the entire process. This article answers the most frequently asked questions about working with such a partner.

What exactly does an integrated relocation partner do?

An integrated relocation partner is a service provider that offers all components of a corporate relocation under one roof: project coordination, transport, storage, assembly, cable management, and facilities support. The distinguishing feature is that you don’t need to combine separate parties — everything runs through a single point of control.

Where a traditional moving company takes items from A to B, an integrated partner thinks along with you about the entire relocation operation. That means a detailed moving checklist, coordination with your IT department on cabling, coordination of the new workplace setup, and support with sustainability objectives. For facilities managers and project leaders, this is invaluable: you keep oversight of your own agenda while the partner handles execution.

At Van der Ent Group, this service package also includes specialized services such as handyman service, archive storage, and even art transport. That broad offering makes it possible to fully outsource even complex relocations.

How does an office relocation proceed step by step?

A professional office relocation proceeds in four recognizable phases: inventory and planning, preparation and disassembly, transport and installation, and the aftercare phase. Each phase has fixed responsibilities and control moments, so that the continuity of your business operations is disrupted as little as possible.

Phase 1: Inventory and planning

The relocation partner maps out your current situation: which furniture is moving, what will be stored, what will be disposed of or reused. Based on this, a detailed relocation plan is created with a timeline, responsibilities, and a communication plan directed at your employees.

Phase 2: Preparation, transport, and installation

In the weeks before the move, items are labeled, packed, and disassembled. On moving day itself, the team handles the transport, the setup of workstations, and the connection of equipment. A good partner also ensures that cabling and IT infrastructure are immediately operational, so that employees can simply get to work the following morning.

What is the difference between a relocation partner and a transport company?

The difference lies in the scope of services. A transport company handles the physical movement of goods. A relocation partner additionally takes on full project management: planning, communication, disassembly, installation, storage, and aftercare. For a corporate relocation, that distinction is crucial.

A transport company provides drivers and a truck. An integrated relocation partner provides a project manager who safeguards your interests, a team that professionally disassembles and reassembles your office furniture, and a system that ensures nothing is lost or damaged. In complex relocations, such as those in the petrochemical industry or the Port of Rotterdam, that difference in management is the difference between a smooth transition and a costly disruption.

As a certified project mover (EPV) and VCA-certified company, we are specifically equipped for this type of responsible assignment. That distinguishes us from a regular transport company that occasionally also handles relocations.

How does a relocation partner help with sustainable and circular relocations?

A relocation partner with sustainability expertise helps you reduce CO2 emissions, reuse office furniture, and substantiate your CSRD reporting. This goes beyond eco-friendly packaging materials; it touches on the core of how you structure your relocation.

In practical terms, this means: transport with electric vehicles for the last mile, a furniture passport that makes the lifespan and reusability of your inventory transparent, and guidance on disposing of or revitalizing furniture through circular networks. Through Circular Connect, an initiative within the Top Movers network, raw materials can be smartly recycled and office furniture is given a second life instead of ending up as waste.

For organizations working toward CSRD compliance, this is not a side issue. A relocation is a measurable moment at which you can demonstrate that sustainability is embedded in your business operations. An integrated relocation partner provides the data and the approach to do so.

When is outsourcing to a relocation partner the right choice?

Outsourcing to an integrated relocation partner is the right choice when the relocation is too complex, too time-sensitive, or too risky to coordinate internally. This applies to virtually every office relocation where continuity of business operations is a requirement.

Specifically, outsourcing is advisable in these situations:

  • Your organization has no dedicated facilities team or project manager available for coordination
  • The relocation affects multiple departments or locations simultaneously
  • Sensitive equipment, archive materials, or art objects are involved
  • Sustainability objectives or CSRD reporting play a role in decision-making
  • The relocation must take place outside office hours to minimize operational disruption
  • You are moving to or from a location with logistical constraints, such as a port or industrial site

For healthcare institutions and schools as well, outsourcing is the safest choice. Specialized relocation services for healthcare institutions and school relocations require specific knowledge of continuity and safety that a generalist cannot provide.

What questions should you ask when selecting a relocation partner?

When selecting a relocation partner for your corporate move, ask questions in four areas: certification and experience, project approach, sustainability, and references. A reliable partner answers these questions concretely and transparently, without evasion.

At minimum, ask the following questions:

  1. What certifications do you hold? Think of EPV recognition, VCA, ISO 9001, and ISO 14001. These are objective quality indicators.
  2. Do you have experience in our sector? A relocation in the petrochemical industry has different requirements than an office relocation in a standard office building.
  3. How does project coordination work? Who is our point of contact and how is communication with our employees managed?
  4. How do you handle sustainability requirements? Can you offer low-emission transport and support with CSRD reporting?
  5. What are your options for temporary storage? Especially in phased relocations, household storage is a practical requirement.
  6. Can you provide references from comparable assignments? Ask specifically for clients in your sector or of comparable size.

A relocation partner that has been active for over 100 years and serves clients such as UWV and Shell has a track record that speaks for itself. But for smaller organizations too: choose a partner that takes responsibility and demonstrates how they do so. That way you can be confident that your corporate relocation is in reliable hands.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een gemiddelde kantoorverhuizing met een geïntegreerde verhuispartner?

De doorlooptijd van een kantoorverhuizing hangt af van de omvang, het aantal werkplekken en de complexiteit van de locaties. Een kleinere kantoorverhuizing kan in één weekend worden afgerond, terwijl grotere of gefaseerde verhuizingen meerdere weken of zelfs maanden kunnen beslaan. Een geïntegreerde verhuispartner stelt bij de inventarisatiefase een realistische tijdlijn op, inclusief buffers voor onvoorziene omstandigheden, zodat u niet voor verrassingen komt te staan.

Wat gebeurt er als er tijdens de verhuizing schade ontstaat aan meubilair of apparatuur?

Een professionele verhuispartner werkt met een gedetailleerd labeling- en registratiesysteem waardoor de staat van elk item vóór en na de verhuizing is vastgelegd. Daarnaast is een betrouwbare partner verzekerd voor transport- en bedrijfsschade, zodat u bij eventuele beschadigingen aanspraak kunt maken op vergoeding. Vraag bij het selectieproces altijd expliciet naar de verzekeringsvoorwaarden en het schadeafhandelingsproces.

Kunnen medewerkers gewoon doorwerken tijdens de voorbereidingsfase van de verhuizing?

Ja, een geïntegreerde verhuispartner plant de voorbereidingswerkzaamheden zo dat de dagelijkse bedrijfsvoering zo min mogelijk wordt verstoord. Labeling, demontage van niet-essentieel meubilair en het inpakken van archieven worden doorgaans buiten kantooruren of in fases uitgevoerd. Een duidelijk communicatieplan richting medewerkers — opgesteld door de verhuispartner — zorgt ervoor dat iedereen weet wat er wanneer verwacht wordt.

Wat als onze nieuwe locatie nog niet klaar is op het moment van de verhuizing?

Dit is een veelvoorkomende situatie bij bedrijfsverhuizingen, en precies waarom tijdelijke opslag een standaard onderdeel is van het dienstenpakket van een geïntegreerde verhuispartner. Uw inventaris wordt veilig opgeslagen in een beveiligd en geconditioneerd magazijn totdat de nieuwe locatie gereed is. Zo kunt u de oude locatie op tijd verlaten zonder dat u afhankelijk bent van de opleverdatum van het nieuwe pand.

Hoe zorgt een verhuispartner ervoor dat gevoelige of vertrouwelijke documenten veilig worden verhuisd?

Voor archieven en vertrouwelijke documenten gelden specifieke protocollen: gesloten en genummerde verhuisdozen, een bewakingsketen van afhaling tot aflevering, en indien nodig gecertificeerde archiefopslag. Een geïntegreerde verhuispartner met archiefopslagdiensten kan ook zorgen voor digitalisering of langetermijnopslag van fysieke documenten die u niet wilt meenemen naar de nieuwe locatie. Vraag naar NEN- of ISO-certificering voor documentbeheer als dit voor uw organisatie relevant is.

Wat is een realistisch budget om rekening mee te houden voor een bedrijfsverhuizing?

De kosten van een bedrijfsverhuizing variëren sterk op basis van het aantal werkplekken, de afstand, de benodigde diensten en eventuele specifieke vereisten zoals IT-installatie of kunsttransport. Een geïntegreerde verhuispartner stelt na de inventarisatiefase een gedetailleerde offerte op met een helder overzicht van alle kostenposten. Houd er rekening mee dat de totale kosten van een slecht gecoördineerde verhuizing — door productiviteitsverlies, beschadigingen of uitloop — vaak hoger liggen dan de investering in een professionele partner.

Hoe ver van tevoren moet ik een verhuispartner inschakelen voor een bedrijfsverhuizing?

Voor een gemiddelde kantoorverhuizing is het verstandig om minimaal twee tot drie maanden van tevoren contact op te nemen met een verhuispartner, zodat er voldoende tijd is voor inventarisatie, planning en eventuele aanbestedingsprocedures. Bij complexe of grootschalige verhuizingen — zoals verhuizingen van zorginstellingen, industriële locaties of verhuizingen met meerdere locaties tegelijk — is een aanlooptijd van zes maanden of meer geen uitzondering. Hoe eerder u start, hoe meer grip u houdt op planning, kosten en kwaliteit.

Gerelateerde artikelen