A moving allowance and a relocation package are not the same thing. A moving allowance is a financial contribution from the employer towards the direct costs of moving, such as transporting household goods. A relocation package is a broader set of support that, in addition to moving costs, can also include guidance, temporary housing, and practical assistance with settling in the new country. The difference is especially noticeable when moving internationally, where the complexity is considerably greater. In this article, we answer the most frequently asked questions about both arrangements.
What exactly is included in a relocation package?
A relocation package is a comprehensive set of provisions that an employer offers to an employee who relocates for work, often to another country. It goes beyond just the moving costs: it typically also covers temporary housing, travel costs for orientation visits, assistance finding a home, school guidance for children, and administrative support with registration and permits.
The exact content of a relocation package varies greatly by employer and situation. Large international companies such as ASML or Airbus typically offer extensive packages, in which a professional relocation coordinator guides the entire process. Think of services such as:
- Transport of household goods, including customs clearance
- Temporary accommodation while awaiting permanent housing
- Orientation tours of the new city or region
- Assistance with opening a bank account and registering with municipal authorities
- Language courses or cultural training
- School guidance for children who are relocating
For international moves, such as along the popular Netherlands–Spain route, a full relocation package is particularly valuable. The administrative and logistical complexity of an international move is considerably greater than a domestic one, and a good package ensures that the employee can quickly focus on their new role rather than on paperwork.
What does a moving allowance cover and what does it not cover?
A moving allowance covers only the direct costs associated with the physical moving process. In practice, this means: transport of household goods, possible temporary storage, and sometimes the employee’s own travel costs. What a moving allowance typically does not cover are the broader settlement costs such as temporary housing, notary fees, or assistance with administrative procedures.
In practice, the following applies to most moving allowances:
- Covered: transport of furniture and personal belongings, packing and unpacking service, storage of household goods, transport of a vehicle as part of the move
- Not covered: temporary accommodation, estate agent fees, school fees, visa applications, or language courses
When moving internationally, this distinction is especially relevant. Costs for customs clearance, preparing the correct documentation, and arranging import exemptions do not always automatically fall under a standard moving allowance. It is therefore wise to clearly establish in advance which cost items the employer will reimburse and which will be at your own expense.
Which arrangement is more advantageous for an international move?
For an international move, a full relocation package is almost always more advantageous than a moving allowance alone. The reason is simple: the costs and complexity of moving internationally extend far beyond transporting household goods. Think of temporary housing, administrative guidance, customs procedures, and the time spent arranging all of these matters yourself.
A moving allowance covers only the transport in most cases. For an international move to, for example, Spain or a destination outside Europe, costs can quickly add up for customs documentation, import duties, an inventory list in the language of the destination country, and possibly the import of a vehicle as part of the move. All these additional costs can run into thousands of euros.
A relocation package takes those concerns away. For employees who are sent abroad by their employer, it is worth actively asking for a comprehensive package. The time savings and convenience outweigh the administrative effort that an international move would otherwise demand of you. In practice, we see that employees with a good relocation package experience the transition to a new country considerably more smoothly.
How do you negotiate a relocation package with your employer?
Negotiating a relocation package starts with thorough preparation. First, map out which costs you expect to incur for the international move, and then specifically request reimbursement for those particular components. Employers are more open to customisation than you might think, especially when the employee comes prepared with a well-substantiated overview.
A number of practical steps to negotiate effectively:
- Prepare a cost estimate: Request a quote from a certified moving company for transporting your household goods, including any customs costs and storage. This gives you a concrete starting point.
- Inventory all additional costs: Think of temporary housing, school fees for children, travel costs for an orientation visit, and administrative costs for registration and permits.
- Ask about the employer’s policy: Many large organisations have an established relocation policy. Ask about the exact content and the maximum reimbursement.
- Negotiate by component: If a full relocation package is not feasible, negotiate component by component. Temporary housing or school guidance are often negotiable as separate allowances.
- Put everything in writing: Ensure that the agreements made are included in the employment contract or a separate agreement.
For employees relocating to Spain or other popular destinations, it is also worthwhile to ask whether the employer works with a dedicated relocation partner. This saves considerably on coordination and prevents surprises along the way.
What are the tax rules for a moving allowance in the Netherlands?
In the Netherlands, an employer may pay out a moving allowance tax-free under certain conditions. The Dutch Tax Authority (Belastingdienst) applies a specific scheme for this: the allowance is exempt from payroll tax if the move is related to the employment and the stated conditions are met.
The tax-exempt allowance consists of two parts:
- The actual transport costs: The full costs of the moving transport, including transporting the household goods, may be reimbursed tax-free based on actual expenditure.
- A fixed allowance for other costs: In addition to the transport costs, the employer may reimburse a fixed amount tax-free for other moving costs, such as double housing costs or refurnishing costs. This amount is periodically adjusted by the Belastingdienst.
For a moving allowance in the context of an international move, additional points of attention apply. For example, costs for customs clearance or importing a vehicle as part of the move may qualify for a BPM exemption, provided the conditions are met. It is advisable to consult a tax advisor for the specific situation, especially for a move to or from a country outside the European Union.
Employers who make use of the work-related costs scheme (werkkostenregeling / WKR) can also include the moving allowance within the discretionary scope. This offers additional flexibility, but does require careful administration.
When do you engage a moving company as part of a relocation package?
You engage a certified moving company as soon as the transport of household goods is being arranged, but for an international relocation package it is advisable to make contact early in the process. Planning an international move requires more lead time than a domestic one, especially when customs documentation, import exemptions, or special transport routes are involved.
For moving within Europe or moving worldwide, we at Van der Ent Group take over the entire logistical and administrative process. This means: preparing transport documents, arranging customs paperwork, drawing up the inventory list in the language of the destination country, and coordinating door-to-door transport. With our own customs declarants, our own fleet, and storage facilities, we carry out the entire process in-house.
A moving company is not only relevant for the physical transport. As part of a relocation package, a professional moving partner can also serve as a point of contact for the employer, provide quotes for cost estimates, and offer support with additional services such as assembly, unpacking, and handyman services at the new location. We have been working with private individuals, businesses, and government institutions for over 100 years, and we understand that an international move requires more than just a truck and an address.
Veelgestelde vragen
Hoe lang van tevoren moet ik mijn relocation package aanvragen bij mijn werkgever?
Het is verstandig om zo vroeg mogelijk — bij voorkeur tijdens de onderhandelingen over je arbeidscontract of uiterlijk zes tot acht weken voor de verhuisdatum — het gesprek aan te gaan over een relocation package. Bij internationale verhuizingen is een langere voorbereidingstijd noodzakelijk vanwege douaneprocedures, vergunningaanvragen en het zoeken naar tijdelijke huisvesting. Hoe eerder je de afspraken vastlegt, hoe minder kans op verrassingen of vertragingen in het proces.
Wat als mijn werkgever geen relocation package aanbiedt — kan ik de kosten dan zelf aftrekken?
Als je werkgever geen verhuiskostenvergoeding of relocation package aanbiedt, zijn de verhuiskosten in de meeste gevallen niet aftrekbaar in de Nederlandse inkomstenbelasting als privépersoon. Toch zijn er uitzonderingen, bijvoorbeeld als je als zelfstandige verhuist voor zakelijke doeleinden. Het is aan te raden een belastingadviseur te raadplegen voor jouw specifieke situatie, zeker bij een internationale verhuizing waarbij meerdere belastingstelsels een rol kunnen spelen.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het afsluiten van een relocation package?
Een veelgemaakte fout is dat werknemers de afspraken niet schriftelijk laten vastleggen, waardoor er later discussie ontstaat over wat wel of niet vergoed wordt. Daarnaast onderschatten veel mensen de bijkomende kosten die buiten het standaardpakket vallen, zoals dubbele woonlasten tijdens de overgangsperiode of kosten voor het ophalen van officiële documenten. Zorg altijd voor een gedetailleerde kostenraming vooraf en vraag expliciet welke kostenposten zijn opgenomen én welke zijn uitgesloten.
Kan ik als werknemer zelf kiezen welk verhuisbedrijf ik inschakel, of bepaalt de werkgever dat?
Dit verschilt per werkgever en per relocation package. Sommige werkgevers werken samen met een vaste relocation partner of verhuisbedrijf en verwachten dat je hiervan gebruikmaakt. Andere werkgevers geven je de vrijheid om zelf een verhuisbedrijf te kiezen, zolang de kosten binnen het afgesproken budget blijven. Vraag hier altijd expliciet naar tijdens de onderhandeling, zodat je niet achteraf voor onverwachte kosten komt te staan als je een eigen keuze maakt.
Wordt mijn gezin ook ondersteund binnen een relocation package, of geldt het alleen voor mij als werknemer?
Bij de meeste uitgebreide relocation packages wordt het hele gezin meegenomen in de begeleiding. Denk aan schoolbegeleiding voor kinderen, taalcursussen voor de partner en ondersteuning bij het regelen van verblijfsvergunningen voor alle gezinsleden. De exacte invulling hangt af van wat er met de werkgever is afgesproken, dus het loont om dit punt specifiek te benoemen tijdens de onderhandeling — zeker als je met een partner of kinderen verhuist.
Hoe werkt de douaneafhandeling bij een internationale verhuizing en wie is daarvoor verantwoordelijk?
Bij een internationale verhuizing is douaneafhandeling een van de meest complexe onderdelen van het proces. In de meeste gevallen regelt het ingeschakelde verhuisbedrijf de benodigde documenten, zoals de inventarisatielijst, het bewijs van woonplaatswijziging en eventuele aanvragen voor invoervrijstelling. Het is belangrijk om te controleren of douaneafhandeling expliciet is opgenomen in de offerte of het relocation package, want niet alle verhuisbedrijven bieden dit standaard aan. Van der Ent Group beschikt over eigen douanedeclaranten die het volledige traject in eigen beheer uitvoeren.
Wat gebeurt er als de internationale verhuizing onverwacht niet doorgaat — kan ik dan kosten terugvorderen?
Of je kosten kunt terugvorderen hangt sterk af van de afspraken die je schriftelijk hebt vastgelegd met je werkgever en het verhuisbedrijf. De meeste relocation packages bevatten bepalingen over annulering, maar de voorwaarden verschillen per geval. Het is verstandig om vooraf te vragen naar de annuleringsregeling en deze op te laten nemen in de overeenkomst. Bij reeds gemaakte kosten, zoals een aanbetaling aan een verhuisbedrijf of betaalde visumaanvragen, is terugvordering niet altijd vanzelfsprekend.
Gerelateerde artikelen
- Welke certificeringen moet een zakelijk verhuisbedrijf hebben?
- What are the key considerations when moving to Spain with children?
- What do you need to arrange when moving back to the Netherlands?
- Social return bij aanbestedingen: hoe weeg je dit mee bij het kiezen van een verhuisbedrijf?
- Wat is de beste periode in het jaar voor een bedrijfsverhuizing?
- Wat zijn de grootste risico's bij een bedrijfsverhuizing?
- Hoe pak je de interne logistiek aan op de dag van de bedrijfsverhuizing?
- Wat moet je regelen bij een bedrijfsverhuizing naar het buitenland?
- Hoe schrijf je je weer in bij een Nederlandse gemeente na terugkeer uit Spanje?
- Hoeveel verhuiskostenvergoeding is gebruikelijk bij een internationale verhuizing?
- Is er een Nederlandse community aan de Costa del Sol?
- Heb je een NIE-nummer nodig om in Spanje te wonen?
- Waar wonen de meeste Nederlanders in Spanje?
- Kan een internationaal verhuisbedrijf ook de douaneformaliteiten regelen?
- Kan ik mijn hele inboedel meenemen naar het buitenland?