For an international move, it is best to start planning six to twelve months in advance. The farther the destination country and the larger the household, the more time you will need for customs formalities, transport planning, and administrative preparation. In this article, we answer the most frequently asked questions about drawing up a solid moving plan, so you can start your international move well prepared.

How far in advance should you start planning for an international move?

For an international move, it is wise to start at least six months in advance. For moves outside Europe or to countries with complex customs procedures, it is better to allow twelve months of preparation time. The earlier you start, the more control you have over the process and the less stress you experience.

Many people underestimate how much is involved in an international move. In addition to packing your household goods, you need to account for applying for visas and residence permits, arranging customs documentation, cancelling or transferring contracts, and finding accommodation abroad. All of these things take time, and some procedures can take weeks or even months.

For popular routes such as moving within Europe, such as the Netherlands–Spain route, the logistics are relatively straightforward, but you still need to book a moving company well in advance. During the summer months, demand is high and good dates fill up quickly.

What goes on a checklist for an international move?

A good checklist for an international move contains four categories: administration, logistics, housing, and personal matters. Together, these categories form the foundation of a structured preparation and ensure that nothing is overlooked.

Below you will find the most important points per category:

Administration and documents

Check passport and identity documents for validity
Apply for a visa or residence permit if required
Deregister from the Dutch municipality (or register with the RNI)
Draw up customs documents and an inventory list
Arrange tax matters, including any BPM exemption when taking a car along
Take out insurance for transport and the new living situation

Logistics and transport

Select a moving company and reserve a date
Make an inventory of all goods to be moved
Determine what goes with you, what stays in storage, and what will be sold or given away
Arrange a parking permit for the moving truck at the new address
Schedule a shuttle service if the moving truck cannot reach the destination directly

Housing and personal

Find housing abroad and arrange a rental contract or deed of sale
Cancel utilities and internet in the Netherlands and apply for them at the new location
Prepare pets for the journey and arrange the necessary documents
Deregister children from school and enrol them in a new school
Transfer or cancel banking matters and subscriptions

How do you divide an international move into phases?

It is best to divide an international move into three phases: the preparation phase, the execution phase, and the arrival phase. This structure helps you maintain an overview and tackle tasks at the right moment, without everything hitting you at once.

Phase 1: Preparation (six to twelve months before departure) Now things get concrete. You pack your belongings, take care of the final administrative matters, finalise contracts, and confirm the moving date. During this phase, we take over all the paperwork and arrangements, from transport documents to customs papers and the inventory list in the language of the destination country.

Phase 3: Arrival (first weeks after the move) After arrival, you focus on setting up the new home, registering with the local municipality, and activating utilities. An optional unpacking and assembly service can take a lot of work off your hands during this phase, so you feel at home in your new surroundings quickly.

What are the biggest pitfalls when planning an international move?

The biggest pitfalls when planning an international move are starting too late, underestimating customs procedures, and ignoring the emotional burden. Anyone who recognises these three risks early on avoids most problems.

Moving ranks second in the top ten most stressful life events, right after the death of a loved one. With an international move, that pressure only increases, because you simultaneously have to deal with a new country, a new language, and a new environment. That makes good planning all the more important.

In concrete terms, we see the following mistakes come up most often:

Not reserving enough time for customs formalities. Especially with worldwide moves, import procedures can take weeks. Anyone who arranges this too late risks having their household goods sitting in the port for weeks.
Not drawing up a complete inventory list. Customs authorities in many countries require a detailed list of all goods being moved. An incomplete list can lead to delays or additional costs.
Forgetting to plan for the car. Importing a vehicle into the Netherlands or another country involves specific rules, including the possibility of a BPM exemption. This is a separate process that needs to be initiated early in the planning.
Not accounting for the destination. In cities such as Barcelona or Malaga, a parking permit for the moving truck is almost always required. Forgetting this risks the moving truck not being able to reach the front door.
Wanting to arrange everything yourself. An international move has dozens of dependencies. Without professional guidance, the chance of errors, delays, and additional costs is considerably greater.

When should you engage an international moving company in your planning?

It is best to engage an international moving company as soon as the decision to move is final, preferably six to twelve months before the desired moving date. The earlier you involve a moving company, the better it can tailor the planning to your specific situation and destination.

A recognised international moving company does more than haul boxes. Through our relocation services, we provide guidance throughout the entire process: from the initial inventory to delivery at the final destination. This includes, among other things, drawing up customs documents, arranging parking permits, assistance with importing a vehicle, and additional services such as assembly, unpacking, and a handyman service.

For those moving to Spain, our branch in Malaga is a concrete advantage. From that location, we serve the Andalusia region, one of the most popular destinations for Dutch people moving internationally. With more than a hundred years of experience, our own customs declarants, and our own fleet of vehicles, we take full control, so you can focus on what really matters: the start of a new chapter.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het gemiddeld voordat mijn inboedel aankomt na een internationale verhuizing?

De levertijd hangt sterk af van de bestemming en de gekozen transportmethode. Binnen Europa, bijvoorbeeld naar Spanje, reken je doorgaans op één tot twee weken. Bij intercontinentale verhuizingen via zeecontainer kan de transittijd oplopen tot vier tot twaalf weken, afhankelijk van het land van bestemming en de doorlooptijd van de douaneprocedures. Vraag je verhuisbedrijf altijd om een realistische schatting, zodat je tijdelijk verblijf of een overbruggingsoplossing goed kunt plannen.

Wat is een inventarisatielijst precies en hoe stel ik die correct op?

Een inventarisatielijst — ook wel ‘packing list’ of ‘goods declaration’ genoemd — is een gedetailleerd overzicht van alle goederen die je meeverhuist, inclusief beschrijving, aantal en geschatte waarde. Douaneautoriteiten gebruiken deze lijst om te bepalen of goederen belastingvrij mogen worden ingevoerd. Een goede inventarisatielijst is volledig, nauwkeurig en opgesteld in de taal van het bestemmingsland. Een professioneel verhuisbedrijf helpt je bij het opstellen en vertalen van dit document, wat fouten en vertragingen aan de grens voorkomt.

Kan ik mijn auto meenemen naar het buitenland en wat moet ik daarvoor regelen?

Ja, je kunt je auto meeverhuizen, maar dit is een apart traject met eigen regels per land. Bij verhuizing naar een EU-land gelden andere procedures dan bij verhuizing buiten de EU. In sommige gevallen heb je recht op een invoervrijstelling of BPM-vrijstelling als je kunt aantonen dat de auto al minimaal zes maanden je eigendom was vóór de verhuizing. Start dit traject zo vroeg mogelijk — bij voorkeur gelijktijdig met de rest van je verhuisplanning — en schakel een specialist in die bekend is met de regelgeving van jouw bestemmingsland.

Wat gebeurt er met mijn spullen als de douane ze tegenhoudt?

Als de douane goederen tegenhoudt, worden ze vastgehouden in een douane-entrepot totdat de juiste documenten zijn aangeleverd of eventuele invoerrechten zijn betaald. Dit kan leiden tot aanzienlijke vertragingen én extra opslagkosten. De meest voorkomende oorzaken zijn een onvolledige inventarisatielijst, ontbrekende aankoopbewijzen of een onjuiste waardebepaling van goederen. Door vooraf samen te werken met een verhuisbedrijf dat eigen douanedeclaranten heeft, minimaliseer je dit risico aanzienlijk.

Hoe regel ik mijn uitschrijving in Nederland en inschrijving in het buitenland?

Je schrijft je uit bij de gemeente waar je staat ingeschreven, het liefst op of vlak na je officiële vertrekdatum. Als je geen vast adres in het buitenland hebt, kun je je laten inschrijven in de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI) via een Nederlandse gemeente. In het bestemmingsland meld je je aan bij de lokale gemeente of het bevolkingsregister — in Spanje heet dit het ‘padrón municipal’. Doe dit zo snel mogelijk na aankomst, want lokale inschrijving is vaak een vereiste voor het openen van een bankrekening, het afsluiten van verzekeringen en andere praktische zaken.

Moet ik mijn Nederlandse verzekeringen opzeggen als ik naar het buitenland verhuist?

In de meeste gevallen wel, maar dit verschilt per verzekeringstype en bestemming. Zorgverzekeringen zijn in Nederland verplicht voor ingezetenen, dus zodra je je uitschrijft, vervalt deze verplichting en moet je een lokale of internationale ziektekostenverzekering afsluiten. Inboedel- en opstalverzekeringen kun je opzeggen zodra je woning leeg is. Zorg er wel voor dat je transportverzekering actief is tijdens de verhuizing zelf, zodat je inboedel onderweg gedekt is tegen schade of verlies. Vraag je verhuisbedrijf of zij een transportverzekering aanbieden als onderdeel van hun dienstverlening.

Wat als mijn verhuisdatum door omstandigheden verschuift — hoe flexibel is een internationale verhuisplanning?

Een internationale verhuisplanning heeft minder flexibiliteit dan een binnenlandse verhuizing, omdat meerdere partijen — het verhuisbedrijf, de douane, de rederij of transporteur — op elkaar zijn afgestemd. Kleine verschuivingen van enkele dagen zijn doorgaans oplosbaar, maar grotere wijzigingen kunnen extra kosten met zich meebrengen, zoals herplanning van transport of verlengde opslag. Communiceer wijzigingen zo vroeg mogelijk aan je verhuisbedrijf en zorg dat je contract duidelijkheid biedt over annulerings- en wijzigingsvoorwaarden. Een goede buffer inbouwen in je planning — zeker rondom documenten en douane — verkleint de kans op gedwongen datumwijzigingen.

How to create a moving plan for an international relocation?